האפשרות לייצא נתונים מ-Workspace ולשמור אותם באמצעות שמירת נתונים במאגר מקומי זמינה רק למשתמשים עם חבילת Assured Controls או Assured Controls Plus. עשויים לחול חיובים נוספים עבור שירותי Google Cloud Storage. אתם יכולים לפנות אל התמיכה של Google Cloud בכל שאלה לגבי חיוב או שימוש.
אתם יכולים להפעיל הקלטה לצורכי תאימות לארכיון, שתקליט באופן אוטומטי פגישות ותשמור תמלילים ב-Google Meet עבור משתמשים או קבוצות ספציפיים. כך תוכלו לעמוד בדרישות רגולטוריות – למשל, אלה של Financial Industry Regulatory Authority (הרשות הרגולטורית של תעשיית הפיננסים, FINRA).
כשמפעילים הקלטה לצורכי תאימות למשתמש, הפגישות שלו ב-Meet מוקלטות והתמלילים נשמרים. הן נשמרות ב-Google Cloud Storage (GCS) שעומד בדרישות WORM (כתיבה פעם אחת, קריאה פעמים רבות) עם כללי מדיניות מתאימים לשמירת נתונים.
הגבלות על הקלטה מטעמים משפטיים
ההגבלות הבאות חלות על הקלטות לצורכי תאימות:
- המשתמשים לא יכולים לגשת להקלטות לצורכי תאימות. אם משתמש צריך להקליט או לתמלל פגישה, הוא צריך לעשות זאת בעצמו במהלך הפגישה.
- משך ההקלטה המקסימלי הוא 8 שעות. אם מספר המשתתפים בפגישה חורג מהמגבלה הזו, יכול להיות שהמשתמשים שבפיקוח יוסרו מהפגישה.
- ההקלטות לצורכי תאימות כוללות קובץ מטא-נתונים שמכיל מידע כמו: פרטי הפגישה, שעות ההתחלה ושעת סיום, שמות המשתתפים וסוג הקובץ.
- הקלטות לצורכי תאימות לא משותפות אוטומטית עם המשתתפים ולא מקושרות לאירועים ביומן Google. המשתמשים גם לא מקבלים התראות באימייל על ההקלטות האלה.
- ההצטרפות לפגישה בטלפון והמשתתפים האנונימיים לא מנוטרים בנפרד. עם זאת, אם יש בפגישה משתתף אחר שהוא לא אנונימי ונמצא בפיקוח, הפעילות שלהם תהיה בפיקוח.
- הכתוביות הן לא התיעוד הרשמי של הטקסט. התמלילים הם המקור המהימן לרישומי טקסט.
- מערכת Meet לא עוקבת אחרי פגישות על סמך רשימת ההזמנות ביומן. ההקלטה לצורכי תאימות תמיד מתחילה כשמשתמש בפיקוח מצטרף לפגישה.
- כשמשתמשים שנמצאים במעקב מצטרפים לחדרים משניים, ההקלטה לא תכלול את החדר המשני.
לפני שמתחילים
כדי לעמוד בדרישות התאימות ל-WORM, צריך לוודא שבקטגוריה של GCS מוגדרים כללי מדיניות שמירת נתונים עם נעילת קטגוריה. צריך לשתף את הקטגוריה עם חשבון השירות שמופיע בקטע 'יעד'. צריך גם לתת לחשבון השירות את ההרשאות הבאות:
- קריאה בקטגוריה באחסון מדור קודם
- צפייה באובייקטים של אחסון
- יצירת אובייקטים של אחסון
פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא נעילת Bucket.
איך מגדירים מי בארגון יוכל להשתמש בהקלטת שיחות לצורכי תאימות ב-Meet
לפני שמתחילים:: אם צריך, קוראים את המאמר החלה של הגדרה על מחלקה או על קבוצה.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות Google Workspace Google Meet.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- לוחצים על תאימות.
-
(אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).
הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף
- מסמנים או מבטלים את הסימון בתיבה הקלטות בארכיון לצורכי תאימות.
- בקטע אפשרויות הקלטה, בוחרים אחת מהאפשרויות הבאות:
- אודיו
- אודיו ווידאו
- בקטע יעד, בשדה קטגוריה ב-Google Cloud, מזינים את השם של הקטגוריה ב-GCS.
- לוחצים על שמירה.
איך פועלת הקלטה לצורכי תאימות
לפני הפגישה
אם משתמש שנמצא במעקב נמצא בפגישה, ההודעה השיחה ב-Meet מוקלטת לצרכים משפטיים, וההקלטה הזו מאובטחת תוצג במסך שלפני הפגישה.
במהלך הפגישה
- תג התאימות (שמוצג למעלה) מוצג לכל המשתתפים בפגישה אם משתמש שנמצא במעקב נוכח בפגישה או מופיע בהזמנה ביומן.
- אי אפשר להשבית את תג התאימות.
- לחיצה על תג התאימות מציגה פרטים כמו הפגישה ב-Meet מוקלטת לצרכים משפטיים ומידע על ההקלטה.
- אם מתבצעת הקלטה רגילה, מוצגים שני תגים שונים.
- אם ההקלטה לצורכי תאימות לא מתחילה, או אם יש בעיה באמצע הפגישה, יכול להיות שהמשתמשים שנמצאים במעקב יוסרו מהפגישה. בדרך כלל זה קורה אם חסרות הרשאות מתאימות בדלי האחסון ב-GCS, או אם ההקלטה או התמליל נכשלו. אם משתמש שנמצא במעקב מוסר מהפגישה, מוצגת ההודעה עזבת את השיחה ב-Meet כי היא מוקלטת ואין לך אפשרות להשתתף בה.
- אם משתמש בפיקוח מצטרף לפגישה שכבר מתנהלת, ההקלטה לצורכי תאימות מתחילה באותו רגע.