Workspace का डेटा, स्थानीय डेटा स्टोरेज का इस्तेमाल करके सिर्फ़ उन उपयोगकर्ताओं के लिए एक्सपोर्ट किया जा सकता है जिनके पास Assured Controls या Assured Controls Plus ऐड-ऑन है. Google Cloud Storage के लिए, अतिरिक्त शुल्क लिया जा सकता है. बिलिंग या इस्तेमाल से जुड़े किसी भी सवाल के लिए, Google Cloud की सहायता टीम से संपर्क करें.
आर्काइव करने के लिए, नियमों के पालन से जुड़ी रिकॉर्डिंग की सुविधा चालू की जा सकती है. इससे, खास उपयोगकर्ताओं या ग्रुप के लिए Google Meet में होने वाली मीटिंग अपने-आप रिकॉर्ड हो जाती हैं और उनकी ट्रांसक्रिप्ट कैप्चर हो जाती हैं. इससे आपको नियमों के मुताबिक ज़रूरी शर्तें पूरी करने में मदद मिलती है. जैसे, फ़ाइनेंशियल इंडस्ट्री रेगुलेटरी अथॉरिटी (एफ़आईएनआरए) की ज़रूरी शर्तें.
किसी उपयोगकर्ता के लिए, नियमों के पालन से जुड़ी रिकॉर्डिंग की सुविधा चालू करने पर, उसकी Meet मीटिंग रिकॉर्ड हो जाती हैं और उनकी ट्रांसक्रिप्ट कैप्चर हो जाती हैं. इन दोनों को WORM (राइट वंस, रीड मेनी) के मुताबिक, Google Cloud Storage (GCS) में सेव किया जाता है. इसके लिए, डेटा को सेव रखने की सही नीतियां लागू की जाती हैं.
नियमों के पालन से जुड़ी रिकॉर्डिंग पर लागू होने वाली पाबंदियां
नियमों के पालन से जुड़ी रिकॉर्डिंग पर ये पाबंदियां लागू होती हैं:
- उपयोगकर्ता, नियमों के पालन से जुड़ी रिकॉर्डिंग को ऐक्सेस नहीं कर सकते. अगर किसी उपयोगकर्ता को मीटिंग रिकॉर्ड करनी है या उसकी ट्रांसक्रिप्ट बनानी है, तो उसे मीटिंग के दौरान ही यह काम करना होगा.
- रिकॉर्डिंग की ज़्यादा से ज़्यादा अवधि आठ घंटे हो सकती है. अगर कोई मीटिंग इस सीमा से ज़्यादा चलती है, तो मॉनिटर किए जा रहे उपयोगकर्ताओं को मीटिंग से हटाया जा सकता है.
- नियमों के पालन से जुड़ी रिकॉर्डिंग में, मेटाडेटा वाली एक फ़ाइल शामिल होती है. इसमें मीटिंग आईडी, शुरू और खत्म होने का समय, शामिल होने वाले लोगों के नाम, और फ़ाइल का टाइप जैसी जानकारी होती है.
- नियमों के पालन से जुड़ी रिकॉर्डिंग, मीटिंग में शामिल होने वाले लोगों के साथ अपने-आप शेयर नहीं होती हैं. साथ ही, ये Google Calendar इवेंट से लिंक भी नहीं होती हैं. उपयोगकर्ताओं को इन रिकॉर्डिंग के लिए, ईमेल से सूचनाएं भी नहीं मिलती हैं.
- फ़ोन से डायल-इन करने वाले और पहचान छिपाकर शामिल होने वाले लोगों को अलग से मॉनिटर नहीं किया जाता. हालांकि, अगर मीटिंग में पहचान छिपाकर शामिल न होने वाला कोई ऐसा व्यक्ति मौजूद है जिसे मॉनिटर किया जा रहा है, तो इन लोगों को भी मॉनिटर किया जाता है.
- कैप्शन, टेक्स्ट रिकॉर्ड के आधिकारिक सोर्स नहीं होते. ट्रांसक्रिप्ट, टेक्स्ट रिकॉर्ड के आधिकारिक सोर्स होते हैं.
- Meet, Calendar के न्योते की सूची के आधार पर मीटिंग को मॉनिटर नहीं करता. नियमों के पालन से जुड़ी रिकॉर्डिंग हमेशा तब शुरू होती है, जब मॉनिटर किया जा रहा कोई उपयोगकर्ता किसी मीटिंग में शामिल होता है.
- मॉनिटर किए जा रहे उपयोगकर्ता, ब्रेकआउट रूम में शामिल होने पर, रिकॉर्डिंग में ब्रेकआउट रूम कैप्चर नहीं होगा.
शुरू करने से पहले
WORM के मुताबिक काम करने की ज़रूरी शर्त पूरी करने के लिए, पक्का करें कि आपके GCS बकेट में, डेटा को सेव रखने की सही नीतियां कॉन्फ़िगर की गई हों. इसके लिए, बकेट लॉक का इस्तेमाल करें. आपका बकेट, डेस्टिनेशन में दिए गए सर्विस खाते के साथ शेयर किया जाना चाहिए. आपको सर्विस खाते को ये अनुमतियां भी देनी होंगी:
- स्टोरेज लेगसी बकेट रीडर
- स्टोरेज ऑब्जेक्ट व्यूअर
- स्टोरेज ऑब्जेक्ट क्रिएटर
ज़्यादा जानकारी के लिए, बकेट लॉक लेख पढ़ें.
यह कंट्रोल करना कि आपके संगठन में, Meet में नियमों के पालन से जुड़ी रिकॉर्डिंग की सुविधा का इस्तेमाल कौन करेगा
शुरू करने से पहले: अगर ज़रूरत हो, तो किसी डिपार्टमेंट या ग्रुप के लिए सेटिंग लागू करने का तरीका जानें.
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन Google Workspace Google Meet पर जाएं.इसके लिए, सेवा की सेटिंग के एडमिन के तौर पर काम करने की अनुमति होनी चाहिए.
- नियमों के पालन से जुड़ी रिकॉर्डिंग पर क्लिक करें.
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(ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई (आम तौर पर, डिपार्टमेंट के लिए इस्तेमाल की जाती है) या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप (एडवांस) चुनें.
ग्रुप की सेटिंग, संगठन की इकाइयों पर लागू होने वाली सेटिंग को बदल देती हैं. ज़्यादा जानें
- नियमों के पालन से जुड़ी रिकॉर्डिंग को आर्काइव करें के आगे बने चेकबॉक्स पर, सही का निशान लगाएं या हटाएं.
- रिकॉर्डिंग के विकल्प के लिए, इनमें से कोई एक विकल्प चुनें:
- सिर्फ़ ऑडियो
- ऑडियो और वीडियो
- डेस्टिनेशन में, Google Cloud बकेट फ़ील्ड में, अपने GCS बकेट का नाम डालें.
- सेव करें पर क्लिक करें.
नियमों के पालन से जुड़ी रिकॉर्डिंग की सुविधा के काम करने का तरीका
मीटिंग से पहले
अगर मॉनिटर किया जा रहा कोई उपयोगकर्ता मीटिंग में शामिल है, तो मीटिंग से पहले दिखने वाली स्क्रीन पर, Meet, नियमों के पालन की पुष्टि के लिए सुरक्षित तरीके से रिकॉर्डिंग कर रहा है मैसेज दिखता है.
मीटिंग के दौरान
- अगर मॉनिटर किया जा रहा कोई उपयोगकर्ता मीटिंग में शामिल है या Calendar के न्योते में उसका नाम शामिल है, तो मीटिंग में शामिल होने वाले सभी लोगों को, नियमों के पालन से जुड़ा बैज (ऊपर दिखाया गया है) दिखता है.
- नियमों के पालन से जुड़े बैज को बंद नहीं किया जा सकता.
- नियमों के पालन से जुड़े बैज पर क्लिक करने पर, Meet, नियमों के पालन की पुष्टि के लिए रिकॉर्डिंग कर रहा है और इस रिकॉर्डिंग के बारे में जैसी जानकारी दिखती है.
- अगर सामान्य रिकॉर्डिंग जारी है, तो दो अलग-अलग बैज दिखते हैं.
- अगर नियमों के पालन से जुड़ी रिकॉर्डिंग शुरू नहीं होती है या मीटिंग के बीच में कोई समस्या आती है, तो मॉनिटर किए जा रहे उपयोगकर्ताओं को मीटिंग से हटाया जा सकता है. आम तौर पर, ऐसा तब होता है, जब GCS स्टोरेज बकेट में सही अनुमतियां मौजूद न हों या रिकॉर्डिंग या ट्रांसक्रिप्ट बनाने में कोई समस्या आ रही हो. अगर मॉनिटर किए जा रहे किसी उपयोगकर्ता को मीटिंग से हटाया जाता है, तो आपने कॉल छोड़ दिया है, क्योंकि Meet में ज़रूरी रिकॉर्डिंग नहीं हो सकी मैसेज दिखता है.
- अगर मॉनिटर किया जा रहा कोई उपयोगकर्ता, जारी मीटिंग में शामिल होता है, तो नियमों के पालन से जुड़ी रिकॉर्डिंग उसी समय शुरू हो जाती है.