Thiết lập tính năng ghi âm để tuân thủ quy định của Google Meet

Tính năng xuất dữ liệu Workspace bằng bộ nhớ dữ liệu cục bộ chỉ dành cho những người dùng có tiện ích bổ sung Quyền kiểm soát có đảm bảo hoặc Assured Controls Plus. Có thể phát sinh thêm phí cho Google Cloud Storage. Hãy liên hệ với Nhóm hỗ trợ Google Cloud nếu bạn có thắc mắc về việc tính phí hoặc mức sử dụng.

Bạn có thể bật tính năng ghi để tuân thủ quy định nhằm lưu trữ, tự động ghi lại cuộc họp và ghi lại bản chép lời trong Google Meet cho một số người dùng hoặc nhóm cụ thể. Tính năng này giúp bạn đáp ứng các yêu cầu theo quy định, chẳng hạn như các yêu cầu của Cơ quan quản lý ngành tài chính (FINRA).

Khi bạn bật tính năng ghi để tuân thủ quy định cho một người dùng, các cuộc họp trên Meet của người dùng đó sẽ được ghi lại và bản chép lời sẽ được ghi lại. Cả hai đều được lưu trữ trong Google Cloud Storage (GCS) tuân thủ WORM (ghi một lần, đọc nhiều lần) với các chính sách giữ lại thích hợp.

Các hạn chế đối với tính năng ghi để tuân thủ quy định

Các hạn chế sau áp dụng cho bản ghi để tuân thủ quy định:

• Người dùng không thể truy cập vào bản ghi để tuân thủ quy định. Nếu cần ghi lại hoặc chép lời một cuộc họp, người dùng phải tự thực hiện trong cuộc họp.
• Thời lượng ghi tối đa là 8 giờ. Nếu một cuộc họp vượt quá giới hạn này, người dùng được giám sát có thể bị xoá khỏi cuộc họp.
• Bản ghi để tuân thủ quy định bao gồm một tệp siêu dữ liệu chứa các thông tin như Mã cuộc họp, thời gian bắt đầu và kết thúc, tên người tham dự và loại tệp.
• Bản ghi để tuân thủ quy định không được tự động chia sẻ với người tham dự hoặc liên kết với các sự kiện trên Lịch Google. Người dùng cũng không nhận được thông báo qua email về các bản ghi này.
• Người tham gia gọi điện và người tham gia ẩn danh không được giám sát riêng lẻ. Tuy nhiên, họ sẽ được giám sát nếu có một người tham gia cuộc họp không ẩn danh và được giám sát khác.
• Phụ đề không phải là bản ghi văn bản chính thức. Bản chép lời là nguồn thông tin chính xác cho bản ghi văn bản.
• Meet không giám sát các cuộc họp dựa trên danh sách lời mời trên Lịch. Tính năng ghi để tuân thủ quy định luôn bắt đầu khi một người dùng được giám sát tham gia cuộc họp.
• Khi người dùng được giám sát tham gia phòng họp nhóm, bản ghi sẽ không ghi lại phòng họp nhóm.

Trước khi bắt đầu

Để đảm bảo tuân thủ WORM, hãy đảm bảo rằng bộ chứa GCS của bạn đã được định cấu hình các chính sách giữ lại thích hợp bằng tính năng Khoá bộ chứa. Bạn phải chia sẻ bộ chứa của mình với tài khoản dịch vụ được liệt kê trong phần Đích đến. Bạn cũng phải cấp cho tài khoản dịch vụ các quyền sau:

• Storage Legacy Bucket Reader
• Storage Object Viewer
• Storage Object Creator

Để biết thông tin chi tiết, hãy chuyển đến phần Khoá bộ chứa.

Kiểm soát những người sử dụng tính năng ghi để tuân thủ quy định của Meet trong tổ chức của bạn

Trước khi bắt đầu: Nếu cần, hãy tìm hiểu cách áp dụng chế độ cài đặt này cho một bộ phận hoặc nhóm.

1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn  Ứng dụng Google Workspace Google Meet.

   Chuyển đến phần Google Meet

   Yêu cầu có đặc quyền của quản trị viên Cài đặt dịch vụ.

2. Nhấp vào Tuân thủ.
3. (Không bắt buộc) Để chỉ áp dụng chế độ cài đặt này cho một số người dùng, trên trình đơn bên, hãy chọn một đơn vị tổ chức (thường dùng cho các bộ phận) hoặc nhóm cấu hình (cách nâng cao).

   Các chế độ cài đặt nhóm sẽ thay thế đơn vị tổ chức. Tìm hiểu thêm

4. Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu hộp Bản ghi lưu trữ để tuân thủ quy định.
5. Đối với Tuỳ chọn ghi, hãy chọn một trong những lựa chọn sau:
   • Âm thanh
   • Âm thanh và video
6. Đối với Đích đến, trong trường Bộ chứa Google Cloud, hãy nhập tên bộ chứa GCS của bạn.
7. Nhấp vào Lưu.

Cách hoạt động của tính năng ghi để tuân thủ quy định