האפשרות לייצא נתונים מ-Workspace ולשמור אותם באמצעות שמירת נתונים במאגר מקומי זמינה רק למשתמשים עם חבילת Assured Controls או Assured Controls Plus. עשויים לחול חיובים נוספים עבור שירותי Google Cloud Storage. בכל שאלה לגבי חיוב או שימוש, אפשר לפנות אל התמיכה של Google Cloud.
אתם יכולים להפעיל הקלטה לצורכי תאימות לארכיון, שתקליט באופן אוטומטי פגישות ותתעד תמלילים ב-Google Meet עבור משתמשים או קבוצות ספציפיים. כך תוכלו לעמוד בדרישות הרגולטוריות – למשל, אלה של הרשות הרגולטורית לתעשייה הפיננסית (FINRA).
כשמפעילים הקלטה לצורכי תאימות למשתמש, הפגישות שלו ב-Meet מוקלטות והתמלילים נשמרים. הן נשמרות ב-Google Cloud Storage (GCS) שעומד בדרישות WORM (כתיבה פעם אחת, קריאה פעמים רבות) עם כללי מדיניות מתאימים לשמירת נתונים.
הגבלות על הקלטה מטעמים משפטיים
ההגבלות הבאות חלות על הקלטות לצורכי תאימות:
- המשתמשים לא יכולים לגשת להקלטות לצורכי תאימות. אם משתמש צריך להקליט או לתמלל פגישה, הוא צריך לעשות זאת בעצמו במהלך הפגישה.
- משך ההקלטה המקסימלי הוא 8 שעות. אם מספר המשתתפים בפגישה חורג מהמגבלה הזו, יכול להיות שהמשתמשים שבמעקב יוסרו מהפגישה.
- ההקלטות לצורכי תאימות כוללות קובץ מטא-נתונים שמכיל מידע כמו פרטי הפגישה, שעות ההתחלה ושעת סיום, שמות המשתתפים וסוג הקובץ.
- הקלטות לצורכי תאימות לא משותפות אוטומטית עם משתתפים ולא מקושרות לאירועים ביומן Google. המשתמשים גם לא מקבלים התראות באימייל על ההקלטות האלה.
- המעקב לא מתבצע בנפרד לגבי משתתפים אנונימיים או משתתפים שמצטרפים באמצעות הטלפון. עם זאת, המעקב מתבצע אם יש בפגישה משתתף נוסף שלא מצטרף בעילום שם ושנמצא בפיקוח.
- הכתוביות הן לא התיעוד הרשמי של הטקסט. התמלילים הם המקור המהימן לרשומות טקסט.
- מערכת Meet לא עוקבת אחרי פגישות על סמך רשימת ההזמנות ביומן. ההקלטה לצורכי תאימות מתחילה תמיד כשמשתמש בפיקוח מצטרף לפגישה.
- כשמשתמשים שנמצאים במעקב מצטרפים לחדרים משניים, ההקלטה לא תכלול את החדר המשני.
לפני שמתחילים
כדי לעמוד בדרישות התאימות ל-WORM, צריך לוודא שבקטגוריה של GCS מוגדרים כללי מדיניות שמירת נתונים עם נעילת קטגוריה. צריך לשתף את הקטגוריה עם חשבון השירות שמופיע בקטע 'יעד'. צריך גם לתת לחשבון השירות את ההרשאות הבאות:
- קריאה בקטגוריה באחסון מדור קודם
- צפייה באובייקטים של אחסון
- יצירת אובייקטים של אחסון
פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא נעילת Bucket.
איך מגדירים מי בארגון יוכל להשתמש בהקלטה לצורכי תאימות ב-Meet
לפני שתתחילו: אם צריך, קראו איך קובעים הגדרות למחלקות ולקבוצות.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות
Google Workspace
Google Meet.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- לוחצים על תאימות.
-
(אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).
הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף
- מסמנים את התיבה הקלטות של פגישות בארכיון לצורכי תאימות או מבטלים את הסימון שלה.
- בקטע אפשרויות הקלטה, בוחרים באחת מהאפשרויות הבאות:
- אודיו
- אודיו ווידאו
- בשדה קטגוריה ב-Google Cloud שבקטע יעד, מזינים את השם של הקטגוריה ב-GCS.
- לוחצים על שמירה.
איך פועלת הקלטה לצורכי תאימות
לפני הפגישה
אם משתמש בפיקוח נמצא בפגישה, ההודעה השיחה ב-Meet מוקלטת לצרכים משפטיים, וההקלטה הזו מאובטחת תוצג במסך שלפני הפגישה.
במהלך הפגישה
- תג התאימות (שמוצג למעלה) מוצג לכל המשתתפים בפגישה אם משתמש שנמצא במעקב נוכח בפגישה או מופיע בהזמנה ביומן.
- אי אפשר להשבית את תג התאימות.
- לחיצה על תג התאימות מציגה פרטים כמו הפגישה ב-Meet מוקלטת לצרכים משפטיים ומידע על ההקלטה הזו.
- אם מתבצעת הקלטה רגילה, מוצגים שני תגים שונים.
- אם ההקלטה לצורכי תאימות לא מתחילה, או אם מתרחשת בעיה באמצע הפגישה, יכול להיות שהמשתמשים שנמצאים במעקב יוסרו מהפגישה. בדרך כלל זה קורה אם חסרות הרשאות מתאימות בדליפת האחסון ב-GCS, או אם ההקלטה או התמליל נכשלו. אם משתמש שנמצא במעקב מוסר מפגישה, מוצגת ההודעה עזבת את השיחה ב-Meet כי היא מוקלטת ואין לך אפשרות להשתתף בה.
- אם משתמש בפיקוח מצטרף לפגישה שכבר מתנהלת, ההקלטה לצורכי תאימות מתחילה באותו רגע.