Uw Workspace-gegevens exporteren met lokale gegevensopslag is alleen beschikbaar voor gebruikers met de add-ons Assured Controls of Assured Controls Plus. Er kunnen extra kosten van toepassing zijn voor Google Cloud Storage. Neem contact op met Google Cloud-support als u vragen heeft over de facturering of het gebruik.
U kunt nalevingsopnamen voor archivering aanzetten. Hiermee worden vergaderingen automatisch opgenomen en transcripten gemaakt in Google Meet voor specifieke gebruikers of groepen. Zo kunt u voldoen aan regelgevingsvereisten, bijvoorbeeld die van de Financial Industry Regulatory Authority (FINRA).
Als u opnamen voor naleving aanzet voor een gebruiker, worden de Meet-vergaderingen van die gebruiker opgenomen en worden de transcripten vastgelegd. Beide worden opgeslagen in Google Cloud Storage (GCS) die voldoet aan WORM (write once, read many) met het juiste bewaarbeleid.
Beperkingen voor opnamen voor naleving
De volgende beperkingen zijn van toepassing op opnamen voor naleving:
- Gebruikers hebben geen toegang tot opnamen voor naleving. Als een gebruiker een vergadering wil opnemen of transcriberen, moet die dit zelf doen tijdens de vergadering.
- De maximale opnameduur is 8 uur. Als een vergadering deze limiet overschrijdt, kunnen gecontroleerde gebruikers uit de vergadering worden verwijderd.
- Opnamen voor naleving bevatten een metadatabestand met informatie zoals de vergadering-ID, begin- en eindtijden, namen van deelnemers en het bestandstype.
- Opnamen voor naleving worden niet automatisch gedeeld met deelnemers of gekoppeld aan Google Agenda-afspraken. Gebruikers krijgen ook geen e-mailmeldingen voor deze opnamen.
- Inbellen via de telefoon en anonieme deelnemers worden niet afzonderlijk gecontroleerd. Ze worden wel gecontroleerd als er een andere niet-anonieme, gecontroleerde deelnemer aan de vergadering is.
- Ondertiteling is niet de officiële tekstregistratie. Transcripten zijn de bron van waarheid voor tekstrecords.
- Meet houdt geen vergaderingen bij op basis van de lijst met Agenda-uitnodigingen. Opnamen voor naleving beginnen altijd als een gecontroleerde gebruiker deelneemt aan een vergadering.
- Als gecontroleerde gebruikers deelnemen aan breakoutruimtes, wordt de breakoutruimte niet opgenomen.
Voordat u begint
Als u wilt zorgen dat uw GCS-bucket voldoet aan WORM, moet u het juiste bewaarbeleid instellen met Bucket Lock. Uw bucket moet worden gedeeld met het serviceaccount dat onder Bestemming staat. U moet het serviceaccount ook de volgende rechten geven:
- Storage Legacy Bucket Reader
- Storage Object Viewer
- Storage Object Creator
Ga naar Bucketvergrendeling voor meer informatie.
Bepalen wie in uw organisatie Meet-nalevingsopnamen kan gebruiken
Voordat u begint: Raadpleeg indien nodig informatie over hoe u de instelling toepast op een afdeling of groep.
-
Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu
Apps
Google Workspace
Google Meet.Hiervoor is het beheerdersrecht Google Meet vereist.
- Klik op Naleving.
-
(Optioneel) Als u wilt dat de instelling alleen geldt voor bepaalde gebruikers, selecteert u een organisatie-eenheid (vaak gebruikt voor afdelingen) of een configuratiegroep (geavanceerd).
Groepsinstellingen overschrijven instellingen voor organisatie-eenheden. Meer informatie
- Vink het vakje Opnamen voor nalevingsarchief aan of uit.
- Selecteer een van de volgende opties voor Opnameopties:
- Audio
- Audio en video
- Voer bij Bestemming in het veld Google Cloud-bucket de naam van uw GCS-bucket in.
- Klik op Opslaan.
Hoe opname voor naleving werkt
Vóór een vergadering
Als een gecontroleerde gebruiker in de vergadering zit, wordt het bericht Meet maakt een eigen beveiligde opname in verband met naleving getoond op het scherm vóór de vergadering.
Tijdens een vergadering
- De badge Naleving (hierboven getoond) wordt getoond aan alle deelnemers aan de vergadering als er een gecontroleerde gebruiker aanwezig is of in de Agenda-uitnodiging staat.
- Je kunt de badge Naleving niet uitzetten.
- Als u op de badge Naleving klikt, worden details getoond zoals Meet maakt een opname in verband met naleving en Over deze opname.
- Als er een normale opname bezig is, worden er 2 verschillende badges getoond.
- Als de opname voor naleving niet start of als er halverwege de vergadering een probleem is, kunnen gecontroleerde gebruikers uit de vergadering worden verwijderd. Dit gebeurt meestal als het GCS-opslagbucket niet de juiste rechten heeft of als de opname of transcriptie mislukt. Als een gecontroleerde gebruiker uit een vergadering wordt verwijderd, wordt het bericht U heeft het gesprek verlaten, omdat Meet de vereiste opname niet kon uitvoeren getoond.
- Als een gecontroleerde gebruiker deelneemt aan een vergadering die al is begonnen, start de opname voor naleving op dat moment.