Finansal hizmetler sektöründe (FSI) çalışıyorsanız ve Finans Sektörü Düzenleme Kurumu (FINRA) kurallarına uymanız gerekiyorsa verilerinizi dışa aktarmak ve arşivlemek için Google Workspace'i kullanabilirsiniz. Bu makalede, FINRA ve diğer finansal hizmet düzenlemelerine uygunluğu desteklemek için sizin ve diğer Google Workspace yöneticilerinin uygulayabileceği ayarlara ve özelliklere genel bir bakış sunulmaktadır.
Workspace için FINRA'ya uygunluk
FINRA'ya uygunluk, kayıtların arşivlenmesini ve iletişimlerin izlenmesini gerektirir. Desteklenen Workspace özellikleri, finansal hizmet kuruluşları için birden fazla düzenleyici kurum tarafından belirtilen elektronik kayıt şartlarını karşılar. Örneğin:
- 17 CFR § 240.17a-4 (f)(2) uyarınca Menkul Kıymetler ve Borsa Komisyonu (SEC)
- 17 CFR § 240.18a-6(e)(2) kapsamında SEC
- SEC Kural 17a-4(f) uyarınca biçim ve medya şartlarına tabi olan Kural 4511(c) kapsamında FINRA
- 17 CFR § 1.31 (c)-(d) uyarınca Emtia Vadeli İşlem Komisyonu (CFTC)
Daha fazla bilgi için FINRA web sitesine gidin.
Workspace yapılandırması
Gmail, Google Takvim ve Google Chat dışa aktarma işlemleri, üçüncü taraf platformlara otomatik olarak dışa aktarılacak şekilde ayarlayabileceğiniz iletişime dayalı kayıtları yakalar. Kritik kayıt tutma, gözetim, izleme ve gözetim şartlarını karşılamak için aşağıdaki Workspace özelliklerini etkinleştirebilir veya devre dışı bırakabilirsiniz.
- Gmail: Belirli bir kuruluş biriminde veya Google Gruplar'daki bir gruptan gelen tüm e-postaları SMTP kullanarak üçüncü taraf bir posta kutusuna günlük olarak kaydedin.
- Chat: Belirli bir kuruluş birimi veya grupla ilgili tüm sohbet etkinliklerini SMTP kullanarak üçüncü taraf posta kutusuna günlük olarak kaydedin.
- Takvim: Belirli bir kuruluş biriminde veya gruptaki kullanıcıların tüm takvim etkinliklerini SMTP kullanarak üçüncü taraf bir posta kutusuna günlük olarak kaydedin.
- Google Drive: Veri Dışa Aktarma Aracı'nı kullanarak, uygunluk arşivlemesi için etiketlenen tüm Drive dosyalarını bir Google Cloud Storage (GCS) paketine aktarın.
- Veri kayıtları, AODocs, Inc. tarafından sunulan üçüncü taraf bir kayıt yönetimi çözümü olan AODocs Compliance Archive tarafından arşivlenir.
- Drive kayıtları, AODocs, Inc. tarafından sunulan AODocs Compliance Archive adlı üçüncü taraf bir kayıt yönetimi çözümü tarafından arşivlenir.
- AODocs Compliance Archive, Workspace ve GCS ile entegre edilmiş gelişmiş bir içerik yönetimi hizmetidir. Uygulanan saklama süreleri ve yasal muhafazalar için elektronik kayıtların yeniden yazılamayan ve silinemeyen biçimde saklanmasına ilişkin menkul kıymetler sektörü şartlarını karşılar.
- AODocs entegrasyonunu kullandığınızda, uygunluk için arşivlenmesi gereken Drive dosyalarını etiketleyebilirsiniz. Bu kayıtlar kilitlenir. Yani erişim kontrol listeleri (EKL'ler) kaldırılır ve bir GCS paketinde dizine eklenebilir biçimde saklanır.
Bir FSI kuruluşunda kullanılan araçlarda arşivleme ve gözetim şartlarını belirlemekten sorumlu olan tüm Workspace yöneticileri bu görevleri gerçekleştirebilir. Tüm yöneticilerin, FINRA da dahil olmak üzere temel FSI yönetmeliklerine (bu sayfanın önceki kısmında paylaşılmıştır) uymak için gereken araçları yapılandırması, izlemesi ve çalıştırması beklenir.
Gmail için FINRA uygunluğunu yapılandırma
Gmail günlük iletilerini arşivlemek için üçüncü taraf bir arşivleme çözümü kurabilirsiniz. Ayrıntılı talimatlar için Gmail'i üçüncü taraf bir arşivleme çözümüyle entegre etme başlıklı makaleyi inceleyin.
Chat için FINRA uygunluğunu yapılandırma
Chat mesajlarını e-posta günlüğü arşivi olarak arşivlemek için üçüncü taraf bir çözüm kurun. Ayrıntılı talimatlar için Chat'i üçüncü taraf bir arşivleme çözümüyle entegre etme başlıklı makaleyi inceleyin.
Takvim için FINRA uygunluğunu yapılandırma
Takvim etkinlikleri ve ayrıntılarını e-posta günlüğü arşivi olarak arşivlemek için üçüncü taraf bir çözüm kurun. Ayrıntılı bilgi için Takvim'i üçüncü taraf bir arşivleme çözümüyle entegre etme başlıklı makaleyi inceleyin.
Meet için FINRA uygunluğunu yapılandırma
Yönetici olarak, Meet'in işlevini kuruluşunuzun finansal hizmetlerle ilgili uygunluk ihtiyaçlarına göre uyarlayabilirsiniz. Ayrıntılı bilgi için Meet ayarlarını yönetme (yöneticiler için) başlıklı makaleyi inceleyin.
Drive için FINRA uygunluğunu yapılandırma
Workspace ile AODocs arasındaki entegrasyon, kuruluşların FINRA uygunluk şartlarını karşılamasına yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Özellikle Drive verilerinin SEC 17a-4 şartlarını karşılaması amaçlanmaktadır. Drive belgeleri AODocs üzerinde son haline getirildiğinde ve belgelere etiket verildiğinde Veri Dışa Aktarma Aracı, bu belgeleri Write Once, Read Many (WORM) depolama alanı etkinleştirilmiş şekilde müşteriye ait bir GCS paketine aktarır. Ardından AODocs, dışa aktarma paketindeki bu verileri dizine ekler ve tanımlanan saklama politikalarına göre kendi değiştirilemez GCS paketlerine kopyalar. Böylece, bu verileri uygunluk amacıyla aranabilir hale getirir.
AODocs ve Drive'ı ayarlamak için aşağıdaki adımları uygulayın:
- AODocs'ta bir Uygunluk Arşivleme modülü oluşturun. Ayrıntılı bilgi için AODocs web sitesine göz atın.
- Kuruluşunuzun Drive verilerini bir GCS arşivine aktarmak üzere Drive için destekleyici bir FINRA dışa aktarma işlemi planlayın. AODocs, bu depodaki verileri alır ve dizine eklemek için kopyalar. Talimatlar için FINRA'ya uygun bir veri dışa aktarma işlemi oluşturma başlıklı makaleyi inceleyin.
Daha fazla yardıma mı ihtiyacınız var?
Workspace'i FINRA'ya uygun olacak şekilde ayarlamayla ilgili sorularınız varsa Google satış temsilcinizle iletişime geçin.
Google, Google Workspace ve ilgili markalar ile logolar Google LLC şirketinin ticari markalarıdır. Diğer tüm şirket ve ürün adları, ilişkili oldukları şirketlerin ticari markalarıdır.