คู่มือการกำหนดค่า FINRA สำหรับ Workspace

การสนับสนุนการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ FINRA
รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Enterprise Plus ที่มี ส่วนเสริม Assured Controls และ Assured Controls Plus.

หากคุณอยู่ในอุตสาหกรรมบริการทางการเงิน (FSI) และต้องปฏิบัติตามกฎของหน่วยงานกำกับดูแลอุตสาหกรรมการเงิน (FINRA) คุณสามารถใช้ Google Workspace เพื่อส่งออกและเก็บข้อมูลของคุณได้ บทความนี้จะแสดงภาพรวมของการตั้งค่าและฟีเจอร์ที่คุณและผู้ดูแลระบบ Google Workspace คนอื่นๆ สามารถใช้เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ FINRA และกฎระเบียบอื่นๆ เกี่ยวกับบริการทางการเงิน

การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ FINRA สำหรับ Workspace

การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ FINRA กำหนดให้ต้องเก็บระเบียนและตรวจสอบการสื่อสาร ฟีเจอร์ที่รองรับของ Workspace เป็นไปตามข้อกำหนดเกี่ยวกับระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ที่ระบุโดยหน่วยงานกำกับดูแลหลายแห่งสำหรับสถาบันบริการทางการเงิน ซึ่งรวมถึง

  • Securities and Exchange Commission (SEC) ใน 17 CFR § 240.17a-4(f)(2)
  • SEC ใน 17 CFR § 240.18a-6(e)(2)
  • FINRA ในกฎ 4511(c) ซึ่งเป็นไปตามข้อกำหนดด้านรูปแบบและสื่อของกฎ SEC 17a-4(f)
  • Commodity Futures Trading Commission (CFTC) ใน 17 CFR § 1.31(c)-(d)

ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ FINRA เว็บไซต์

การกำหนดค่าพื้นที่ทำงาน

การส่งออก Gmail, Google ปฏิทิน และ Google Chat จะบันทึกระเบียนตามการสื่อสารที่คุณตั้งค่าให้ส่งออกไปยังแพลตฟอร์มของบุคคลที่สามโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเปิดหรือปิดฟีเจอร์ต่อไปนี้ของ Workspace เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดที่สำคัญเกี่ยวกับการเก็บระเบียน การควบคุมดูแล การเฝ้าระวัง และการกำกับดูแล

  • Gmail \- บันทึกอีเมลทั้งหมดจากหน่วยขององค์กรที่เฉพาะเจาะจงหรือกลุ่ม ใน Google Groups ไปยังกล่องจดหมายของบุคคลที่สามโดยใช้ SMTP
  • แชท \- บันทึกเหตุการณ์การแชททั้งหมดของหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มที่เฉพาะเจาะจง ไปยังกล่องจดหมายของบุคคลที่สามโดยใช้ SMTP
  • ปฏิทิน—บันทึกเหตุการณ์ในปฏิทินทั้งหมดของผู้ใช้ใน หน่วยขององค์กรหรือกลุ่มที่เฉพาะเจาะจงไปยังกล่องจดหมายของบุคคลที่สามโดยใช้ SMTP
  • Google ไดรฟ์ \- ส่งออกไฟล์ทั้งหมดในไดรฟ์ที่ติดป้ายกำกับสำหรับการเก็บตามข้อกำหนด ไปยัง Bucket ของ Google Cloud Storage (GCS) โดยใช้เครื่องมือส่งออกข้อมูล
    • ระเบียนข้อมูลได้รับการเก็บโดย AODocs Compliance Archive ซึ่งเป็นโซลูชันการจัดการระเบียนของบุคคลที่สามของ AODocs, Inc.
    • บันทึกในไดรฟ์จะได้รับการเก็บโดยโซลูชันการจัดการระเบียนของบุคคลที่สามที่เรียกว่า AODocs Compliance Archive โดย AODocs, Inc.
    • AODocs Compliance Archive เป็นบริการจัดการเนื้อหาขั้นสูงที่ผสานรวมกับ Workspace และ GCS ซึ่งมีการทำงานที่เป็นไปตามข้อกำหนดของอุตสาหกรรมหลักทรัพย์ในการรักษาระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบที่เขียนซ้ำไม่ได้และลบไม่ได้สำหรับระยะเวลาการเก็บรักษาและการเก็บรักษาระหว่างดำเนินคดีที่ใช้
    • เมื่อใช้การผสานรวม AODocs คุณจะติดป้ายกำกับไฟล์ในไดรฟ์สำหรับการเก็บตามข้อกำหนดได้ ระเบียนเหล่านี้จะถูกล็อก ซึ่งหมายความว่าระบบจะนำรายการควบคุมการเข้าถึง (ACL) ออกและจัดเก็บในรูปแบบที่ทำดัชนีได้ใน Bucket ของ GCS

ผู้ดูแลระบบ Workspace ทุกคนที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการตั้งค่าข้อกำหนดการเก็บและการเฝ้าระวังภายในเครื่องมือที่ใช้ในองค์กร FSI จะดำเนินการเหล่านี้ได้ ผู้ดูแลระบบทุกคนต้องกำหนดค่า ตรวจสอบ และใช้งานเครื่องมือที่จำเป็นเพื่อปฏิบัติตามข้อกำหนดหลักของ FSI (ก่อนหน้าในหน้านี้) รวมถึง FINRA

กำหนดค่าการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ FINRA สำหรับ Gmail

คุณสามารถตั้งค่าโซลูชันการเก็บของบุคคลที่สามให้เก็บข้อความรายการบันทึกของ Gmail ได้ โปรดดูวิธีการโดยละเอียดที่หัวข้อใช้ Gmail ร่วมกับโซลูชันการเก็บของบุคคลที่สาม

กำหนดค่าการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ FINRA สำหรับ Chat

ตั้งค่าโซลูชันของบุคคลที่สามเพื่อเก็บข้อความ Chat เป็นไฟล์ที่เก็บถาวรของรายการบันทึกอีเมล โปรดดูวิธีการโดยละเอียดที่หัวข้อใช้ Chat ร่วมกับโซลูชันการเก็บของบุคคลที่สาม

กำหนดค่าการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ FINRA สำหรับปฏิทิน

ตั้งค่าโซลูชันของบุคคลที่สามเพื่อเก็บเหตุการณ์ในปฏิทินและรายละเอียดของเหตุการณ์เป็นไฟล์ที่เก็บถาวรของรายการบันทึกอีเมล โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อใช้ปฏิทินร่วมกับ โซลูชันการเก็บของบุคคลที่สาม

กำหนดค่าการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ FINRA สำหรับ Meet

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถปรับแต่งฟังก์ชันการทำงานของ Meet ให้เหมาะกับความต้องการด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดของบริการทางการเงินขององค์กรได้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อจัดการการตั้งค่า Meet (สำหรับผู้ดูแลระบบ)

กำหนดค่าการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ FINRA สำหรับไดรฟ์

การผสานรวมระหว่าง Workspace กับ AODocs ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรเป็นไปตามข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ FINRA โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับข้อมูลในไดรฟ์ให้เป็นไปตามข้อกำหนด SEC 17a-4 เมื่อเอกสารในไดรฟ์เสร็จสมบูรณ์ใน AODocs และติดป้ายกำกับแล้ว เครื่องมือส่งออกข้อมูลจะส่งออกเอกสารไปยัง Bucket ของ GCS ที่ลูกค้าเป็นเจ้าของโดยเปิดที่เก็บข้อมูล Write Once, Read Many (WORM) จากนั้น AODocs จะทำดัชนีข้อมูลนี้จาก Bucket ที่ส่งออกและคัดลอกไปยัง Bucket ของ GCS ที่เปลี่ยนแปลงไม่ได้ของตนเองตามนโยบายการเก็บรักษาที่กำหนดไว้ ทำให้ค้นหาได้เพื่อวัตถุประสงค์ในการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อตั้งค่า AODocs และไดรฟ์

  1. ตั้งค่าโมดูลการเก็บตามข้อกำหนดใน AODocs โปรดดูรายละเอียดที่เว็บไซต์ AODocs
  2. กำหนดเวลาการส่งออก FINRA ที่รองรับสำหรับไดรฟ์เพื่อส่งออกข้อมูลในไดรฟ์ขององค์กรไปยังที่เก็บถาวรของ GCS AODocs จะนำข้อมูลจากที่เก็บนี้ไปคัดลอกเพื่อทำดัชนี ดูวิธีการได้ที่หัวข้อตั้งค่าการส่งออกข้อมูลที่เป็นไปตามข้อกำหนดของ FINRA

หากต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม

หากมีคำถามเกี่ยวกับการตั้งค่า Workspace เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของ FINRA โปรดติดต่อ ตัวแทนฝ่ายขายของ Google


Google, Google Workspace รวมถึงเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของบริษัทที่เกี่ยวข้อง