Si trabajas en el sector de servicios financieros (FSI) y debes seguir las reglas de la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera (FINRA), puedes usar Google Workspace para exportar y archivar tus datos. En este artículo, se proporciona una descripción general de la configuración y las funciones que tú y otros administradores de Google Workspace pueden aplicar para admitir el cumplimiento de la FINRA y otras reglamentaciones de servicios financieros.
Cumplimiento de la FINRA para Workspace
El cumplimiento de la FINRA requiere que se archiven los registros y se supervisen las comunicaciones. Las funciones compatibles de Workspace abordan los requisitos de registros electrónicos especificados por varios organismos reguladores para las instituciones de servicios financieros, incluidos los siguientes:
- La Comisión de Bolsa y Valores (SEC) en 17 CFR § 240.17a-4(f)(2)
- La SEC en 17 CFR § 240.18a-6(e)(2)
- La FINRA en la Regla 4511(c), que se remite a los requisitos de formato y medios de la Regla 17a-4(f) de la SEC
- La Comisión de Negociación de Futuros de Productos Básicos (CFTC) en 17 CFR § 1.31(c)-(d)
Para obtener más información, visita el sitio web de la FINRA.
Configuración de Workspace
Las exportaciones de Gmail, Calendario de Google y Google Chat capturan registros basados en comunicaciones que puedes configurar para que se exporten automáticamente a plataformas de terceros. Puedes activar o desactivar las siguientes funciones de Workspace para cumplir con los requisitos fundamentales de mantenimiento de registros, supervisión, vigilancia y supervisión.
- Gmail: Registra en un diario todos los correos electrónicos de una unidad organizacional o un grupo específicos en Grupos de Google a un buzón de terceros mediante SMTP.
- Chat: Registra en un diario todos los eventos de chat de una unidad organizacional o un grupo específicos en un buzón de terceros mediante SMTP.
- Calendario: Registra en un diario todos los eventos del calendario de los usuarios de una unidad organizacional o un grupo específicos en un buzón de terceros mediante SMTP.
- Google Drive: Exporta todos los archivos de Drive etiquetados para el archivado de cumplimiento
a un bucket de Google Cloud Storage (GCS) con la herramienta de exportación de datos.
- Los registros de datos se archivan con AODocs Compliance Archive, una solución de administración de registros de terceros de AODocs, Inc.
- Los registros de Drive se archivan con una solución de administración de registros de terceros llamada AODocs Compliance Archive de AODocs, Inc.
- AODocs Compliance Archive es un servicio avanzado de administración de contenido que está integrado con Workspace y GCS. Cumple con los requisitos de la industria de valores para conservar registros electrónicos en un formato que no se puede borrar ni escribir durante los períodos de retención aplicados y las retenciones legales.
- Cuando usas la integración de AODocs, puedes etiquetar archivos de Drive para el archivado de cumplimiento. Estos registros están bloqueados, lo que significa que las listas de control de acceso (ACL) se quitan y se almacenan en un formato indexable en un bucket de GCS.
Todos los administradores de Workspace responsables de establecer los requisitos de archivado y vigilancia dentro de las herramientas que se usan en una organización de FSI pueden completar estas tareas. Se espera que todos los administradores configuren, supervisen y operen las herramientas necesarias para cumplir con las reglamentaciones clave de FSI (anteriormente en esta página), incluida la FINRA.
Cómo configurar el cumplimiento de la FINRA para Gmail
Puedes configurar una solución de archivado de terceros para archivar mensajes en diarios de Gmail. Para obtener instrucciones detalladas, consulta Cómo integrar Gmail con una solución de archivado de terceros.
Cómo configurar el cumplimiento de la FINRA para Chat
Configura una solución de terceros para archivar mensajes de Chat como archivos de diario de correo electrónico. Para obtener instrucciones detalladas, consulta Cómo integrar Chat con una solución de archivado de terceros.
Cómo configurar el cumplimiento de la FINRA para Calendario
Configura una solución de terceros para archivar eventos del Calendario y sus detalles como archivos de diario de correo electrónico. Para obtener más información, consulta Cómo integrar el Calendario con una solución de archivado de terceros.
Cómo configurar el cumplimiento de la FINRA para Meet
Como administrador, puedes adaptar la funcionalidad de Meet a las necesidades de cumplimiento de servicios financieros de tu organización. Para obtener más información, consulta Cómo administrar la configuración de Meet (para administradores).
Cómo configurar el cumplimiento de la FINRA para Drive
La integración entre Workspace y AODocs está diseñada para ayudar a las organizaciones a cumplir con los requisitos de la FINRA, específicamente para que los datos de Drive cumplan con los requisitos de la SEC 17a-4. Cuando los documentos de Drive se finalizan en AODocs y se les asigna una etiqueta, la herramienta de exportación de datos los exporta a un bucket de GCS propiedad del cliente con el almacenamiento de escritura única y lecturas múltiples (WORM) activado. Luego, AODocs indexa estos datos del bucket de exportación y los copia en sus propios buckets de GCS inmutables según las políticas de retención definidas, lo que permite realizar búsquedas para fines de cumplimiento.
Completa los siguientes pasos para configurar AODocs y Drive:
- Configura un módulo de archivado de cumplimiento en AODocs. Para obtener más información, visita el sitio web de AODocs.
- Programa una exportación de FINRA compatible para Drive para exportar los datos de Drive de tu organización a un archivo de GCS. AODocs toma los datos de este almacén y los copia para la indexación. Para obtener instrucciones, consulta Cómo configurar una exportación de datos que cumpla con la FINRA.
¿Necesitas más ayuda?
Si tienes preguntas sobre la configuración de Workspace para el cumplimiento de la FINRA, comunícate con tu representante de ventas de Google.
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