אם אתם עובדים בתחום השירותים הפיננסיים (FSI) ואתם צריכים לפעול בהתאם לכללים של Financial Industry Regulatory Authority (רשות רגולטורית בתחום הפיננסי, FINRA), אתם יכולים להשתמש ב-Google Workspace כדי לייצא את הנתונים שלכם ולהעביר אותם לארכיון. במאמר הזה אנחנו מספקים סקירה כללית של ההגדרות והתכונות שאתם ואדמינים אחרים ב-Google Workspace יכולים להחיל כדי לעמוד בדרישות של FINRA ושל תקנות אחרות בתחום השירותים הפיננסיים.
עמידה בדרישות של FINRA ב-Workspace
כדי לעמוד בדרישות של FINRA, צריך לארכב את הרשומות ולפקח על התקשורת. התכונות הנתמכות ב-Workspace עונות על הדרישות בנוגע לרשומות אלקטרוניות שצוינו על ידי גופים רגולטוריים רבים עבור מוסדות שירותים פיננסיים, כולל:
- Securities and Exchange Commission (SEC) (הרשות לניירות ערך) ב-17 CFR § 240.17a-4(f)(2)
- SEC ב-17 CFR § 240.18a-6(e)(2)
- FINRA בכלל 4511(c), שמתייחס לדרישות הפורמט והמדיה של כלל SEC 17a-4(f)
- Commodity Futures Trading Commission (ועדת הסחר בחוזים עתידיים, CFTC) ב-17 CFR § 1.31(c)-(d)
מידע נוסף זמין באתר של FINRA.
הגדרת Workspace
ייצוא מ-Gmail, מיומן Google ומ-Google Chat כולל רשומות שמבוססות על תקשורת, שאפשר להגדיר כך שיייצאו אוטומטית לפלטפורמות של צד שלישי. אתם יכולים להפעיל או להשבית את התכונות הבאות ב-Workspace כדי לעמוד בדרישות קריטיות של ניהול רשומות, פיקוח, מעקב ובקרה.
- Gmail – רישום ביומן של כל האימיילים מיחידה ארגונית ספציפית או מקבוצה בקבוצות Google בתיבת דואר של צד שלישי באמצעות SMTP.
- Chat – רישום ביומן של כל האירועים ב-Chat עבור יחידה ארגונית או קבוצה ספציפיות בתיבת דואר של צד שלישי באמצעות SMTP.
- יומן – רישום ביומן של כל האירועים ביומן של משתמשים ביחידה ארגונית או בקבוצה ספציפית בתיבת דואר של צד שלישי באמצעות SMTP.
- Google Drive – ייצוא של כל הקבצים ב-Drive שסומנו לצורך ארכיון תאימות לקטגוריה של Google Cloud Storage (GCS) באמצעות הכלי לייצוא נתונים.
- רשומות הנתונים מועברות לארכיון על ידי AODocs Compliance Archive, פתרון של צד שלישי לניהול רשומות של AODocs, Inc.
- רשומות Drive מועברות לארכיון באמצעות פתרון של צד שלישי לניהול רשומות שנקרא AODocs Compliance Archive מבית AODocs, Inc.
- AODocs Compliance Archive הוא שירות מתקדם לניהול תוכן שמשולב עם Workspace ו-GCS. הוא עומד בדרישות של תעשיית האבטחה לשמירת רשומות אלקטרוניות בפורמט שלא ניתן לשכתוב או למחיקה, לתקופות שמירה ולהקפאות משפטיות.
- כשמשתמשים בשילוב עם AODocs, אפשר להוסיף תוויות לקבצים ב-Drive לצורך ארכיון לצורכי תאימות. הרשומות האלה נעולות, כלומר רשימות בקרת הגישה (ACL) מוסרות ונשמרות בפורמט שאפשר להוסיף לאינדקס בקטגוריה של GCS.
כל האדמינים ב-Workspace שאחראים על הגדרת הדרישות לארכיון ולמעקב בכלי שבו משתמשים בארגון FSI יכולים לבצע את המשימות האלה. כל האדמינים צריכים להגדיר ולתפעל את הכלים שנדרשים כדי לעמוד בדרישות של תקנות FSI מרכזיות (שמופיעות בחלק העליון של הדף הזה), כולל FINRA, וגם לעקוב אחרי הכלים האלה.
הגדרת תאימות ל-FINRA ב-Gmail
אתם יכולים להגדיר פתרון ארכיון של צד שלישי כדי לשמור בארכיון הודעות של Journal ב-Gmail. הוראות מפורטות זמינות במאמר בנושא שילוב בין Gmail לפתרון צד שלישי להעברה לארכיון.
הגדרת תאימות ל-FINRA ב-Chat
הגדרת פתרון של צד שלישי להעברת הודעות ב-Chat לארכיון כארכיונים של Journal. הוראות מפורטות זמינות במאמר בנושא שילוב בין צ'אט לפתרון העברה לארכיון של צד שלישי.
הגדרת תאימות ל-FINRA ביומן Google
מגדירים פתרון של צד שלישי כדי להעביר לארכיון אירועים ביומן ואת הפרטים שלהם כארכיונים של Journal באימייל. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא שילוב בין היומן לפתרון העברה לארכיון של צד שלישי.
הגדרת תאימות ל-FINRA ב-Meet
אדמינים יכולים להתאים את הפונקציונליות של Meet לצורכי התאימות של הארגון בתחום השירותים הפיננסיים. פרטים נוספים זמינים במאמר ניהול ההגדרות ל-Meet (לאדמינים).
הגדרת תאימות ל-FINRA ב-Drive
השילוב בין Workspace ל-AODocs נועד לעזור לארגונים לעמוד בדרישות התאימות של FINRA, במיוחד לגבי נתונים ב-Drive, כדי לעמוד בדרישות של SEC 17a-4. כשמסיימים לערוך מסמכים ב-Drive ב-AODocs ומקצים להם תווית, הכלי לייצוא נתונים מייצא אותם לקטגוריה של GCS בבעלות הלקוח עם אחסון מסוג WORM (כתיבה חד-פעמית, קריאה רב-פעמית) מופעל. לאחר מכן, AODocs יוצר אינדקס של הנתונים האלה מקטגוריית הייצוא ומעתיק אותם לקטגוריות GCS משלו שלא ניתן לשנות, בהתאם למדיניות מוגדרת לשמירת נתונים, כדי שיהיה אפשר לחפש אותם לצורכי תאימות.
כדי להגדיר את AODocs ואת Drive:
- מגדירים מודול לארכיון לצורכי תאימות ב-AODocs. פרטים נוספים זמינים באתר AODocs.
- אפשר לתזמן ייצוא של Drive שתומך ב-FINRA כדי לייצא את נתוני Drive של הארגון לארכיון GCS. מערכת AODocs לוקחת את הנתונים מהחנות הזו ומעתיקה אותם לצורך אינדוקס. הוראות מפורטות במאמר בנושא הגדרת ייצוא נתונים בהתאם ל-FINRA.
צריכים עזרה נוספת?
אם יש לכם שאלות לגבי הגדרת Workspace בהתאם לדרישות של FINRA, אתם יכולים לפנות אל נציג המכירות של Google.
Google, Google Workspace וסימנים וסמלי לוגו קשורים הם סימנים מסחריים של Google LLC. כל שמות החברות והמוצרים האחרים הם סימנים מסחריים של החברות שאליהן הם משויכים.