Das Exportieren von Workspace-Daten mit lokaler Datenspeicherung ist für Nutzer mit dem Assured Controls- oder Assured Controls Plus-Add-on verfügbar. Es können zusätzliche Kosten für Google Cloud Storage anfallen. Bei Fragen zur Abrechnung oder Nutzung wenden Sie sich an den Google Cloud-Support.
Sie suchen nach Standardexportoptionen? Probieren Sie folgende Optionen: Alle Daten Ihrer Organisation exportieren oder Workspace-Daten zum Exportieren auswählen.
Mit dem Tool für den Datenexport können Sie FINRA-konforme Exporte der Drive-Datensätze Ihrer Organisation in einen WORM-kompatiblen Google Cloud Storage-Bucket planen.
Themen in diesem Hilfeartikel
Hinweis
Voraussetzungen
Damit Sie die Daten Ihrer Organisation exportieren können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Sie verwenden ein Super Admin-Konto für Google Workspace oder Cloud Identity, das seit mindestens 30 Tagen besteht (es sei denn, Sie haben Ihr Unternehmenskonto vor weniger als 30 Tagen erstellt).
- Für Ihr Konto ist die 2‑Faktor-Authentifizierung (2FA) aktiviert. Die 2FA-Authentifizierung ist nur für den Administrator zwingend erforderlich, der den Export startet. Wenn Sie prüfen möchten, ob sie für Ihr Konto aktiviert ist, sehen Sie sich die Sicherheitseinstellungen Ihres Kontos an.
Für den Zugriff auf exportierte Daten muss Google Cloud für Ihre Administratorkonten aktiviert sein. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Google Cloud für Nutzer aktivieren oder deaktivieren.
Für FINRA-konforme Exporte von Drive-Datensätzen wird AODocs verwendet, eine Drittanbieterlösung für die Datensatzverwaltung. Weitere Informationen zu AODocs und der Google Workspace-FINRA-Konfiguration
Welche Daten werden bei einem FINRA-konformen Export exportiert?
Super Admins können Filter im Tool für den Datenexport verwenden, um Google Drive-Daten von bestimmten Organisationseinheiten, Gruppen oder Nutzern zu exportieren. Daten können auch nach Drive-Labels gefiltert werden.
Mit dem Tool für den Datenexport werden die gleichen Daten exportiert wie mit dem Tool Google Datenexport für Nutzer. Informationen dazu, welche Daten für jeden Dienst exportiert werden, finden Sie in der Liste unter Alle Daten Ihrer Organisation exportieren.
Die folgenden Daten sind bei einem FINRA-konformen Datenexport nicht enthalten:
- Daten aus geteilten Ablagen
- Daten, die keinem einzelnen Nutzer gehören, z. B. ein Dokument in einer geteilten Ablage, werden nicht exportiert. Wenn ein Nutzer beispielsweise eine Tabelle erstellt und sie in „Meine Ablage“ speichert, ist er Eigentümer der Tabelle. Wenn der Nutzer jedoch eine Tabelle erstellt und sie in eine geteilte Ablage verschiebt, ist er nicht mehr Eigentümer der Tabelle.
- Organisationseinheiten und Gruppen, die innerhalb der letzten 24 Stunden hinzugefügt wurden, können nicht exportiert werden.
Wo werden exportierte Daten gespeichert?
Wie lange dauert der Export von Daten?
Nach dem Start eines Exports werden alle Super Admins per E‑Mail darüber informiert, dass ein Datenexport aussteht. Der Export ist frühestens 48 Stunden nach dem Start verfügbar. Diese Wartezeit trägt zu mehr Sicherheit für die Daten Ihrer Organisation bei.
Der Export dauert normalerweise etwa 72 Stunden, kann aber abhängig von der Datenmenge auch bis zu 14 Tage in Anspruch nehmen. Alle Super Admins werden per E-Mail benachrichtigt, sobald der Vorgang abgeschlossen ist. Alle Super Admins können den Export ansehen.
Kontinuierliche Exporte verwalten
FINRA-konforme Exporte werden kontinuierlich ausgeführt. Nach Abschluss des vorherigen Exports wird automatisch ein neuer Export gestartet.
Archive, die mit automatischen kontinuierlichen Exporten erstellt wurden, werden mit dem Tag Kontinuierlich versehen.
Kontinuierliche Exporte beenden oder pausieren
- Wenn Sie zukünftige Exporte für ein Archiv beenden oder pausieren möchten, öffnen Sie das Drop-down-Menü Aktionen und wählen Sie Kontinuierlichen Export deaktivieren aus. Das Label wird in Deaktiviert geändert.
- Wenn Sie die kontinuierlichen Exporte für das Archiv fortsetzen möchten, wählen Sie Kontinuierlichen Export aktivieren aus.
Kontinuierlichen Export bearbeiten
Wenn Sie ändern möchten, welche Daten in zukünftigen Exporten enthalten sind, oder wenn ein anderes Ziel verwendet werden soll, öffnen Sie das Drop-down-Menü Aktionen eines Archivs und wählen Sie Export bearbeiten aus. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie dann auf Export aktualisieren. Für zukünftige Exporte werden die neuen Einstellungen verwendet.
Nutzerdaten exportieren
Für diese Aufgabe müssen Sie als Super Admin angemeldet sein.-
Klicken Sie in der Admin-Konsole auf das Dreistrich-Menü
Daten
Datenimport und -export
Datenexport.Für diese Aufgabe müssen Sie als Super Admin angemeldet sein.
- Klicken Sie auf Neuen Export einrichten.
- Geben Sie in das Feld Name einen Namen für den Export ein.
- Wählen Sie im Feld Exporttyp die Option FINRA aus.
- Wählen Sie im Feld Bereich die Option Daten für bestimmte Nutzer exportieren aus und legen Sie fest, ob Nutzer nach Organisationseinheit oder Gruppe identifiziert werden sollen. Klicken Sie dann auf das Auswahlfeld und treffen Sie eine Auswahl oder geben Sie sie ein.
- Wenn Sie eine Organisationseinheit auswählen, werden nur die direkten Mitglieder der ausgewählten Organisationseinheit exportiert, nicht die der untergeordneten Organisationseinheiten. Beispiel: Die Organisationseinheit „Finanzen“ hat zwei untergeordnete Organisationseinheiten, „Europa“ und „Asien“. Wenn Sie die Organisationseinheit „Finanzen“ auswählen, werden nur die direkten Nutzer unter „Finanzen“ exportiert. Die Organisationseinheiten „Europa“ und „Asien“ werden nicht exportiert.
- Im Feld „Dienst“ ist Google Drive bereits ausgewählt. FINRA-konforme Exporte sind nur in Google Drive verfügbar.
- Optional: Im Feld Labels können Sie festlegen, dass Daten mit bestimmten Google Drive-Labels exportiert werden sollen. Geben Sie Text ein, um verfügbare Labels zu sehen. Sie können die Labels Ihrer Organisation in der Admin-Konsole über den Label Manager aufrufen.
- Im Feld Zeitraum und Typ ist Kontinuierlicher Export bereits ausgewählt.
- Im Feld Ziel ist Ihr Bucket bereits ausgewählt. Geben Sie den Namen Ihres Google Cloud-Buckets ein. Beispiel:
my-gws-data-export-bucketHinweis: Achten Sie darauf, dass für Ihren Google Cloud Storage-Bucket mit der Bucket-Sperre geeignete Aufbewahrungsrichtlinien konfiguriert sind, um die WORM-Compliance zu gewährleisten. Weitere Informationen zur Bucket-Sperre. - Klicken Sie auf Export starten. Die geschätzte Laufzeit wird berechnet, sofern sie für Ihren Export verfügbar ist. Nach Abschluss wird die geschätzte Bearbeitungszeit angezeigt.
Exportierte Daten aufrufen und herunterladen
Sobald der Datenexport abgeschlossen ist, erhalten Super Admins in Ihrer Organisation eine E‑Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum Aufrufen des Archivs. Sie können auch über die Admin-Konsole auf das Archiv zugreifen.
-
Klicken Sie in der Admin-Konsole auf das Dreistrich-Menü
Daten
Datenimport und -export
Datenexport.Für diese Aufgabe müssen Sie als Super Admin angemeldet sein.
- In der Tabelle „Datenexport“ sind alle Ihre Datenexporte aufgeführt. Sie enthält folgende Informationen:
- Exportnamen
- Letztes Start- und Abschlussdatum
- Wer den jeweiligen Export eingerichtet hat
- Exportstatus
- Mögliche Aktionen mit den exportierten Daten
- Klicken Sie in der Tabelle mit den Datenexporten auf den Namen eines Exports, um eine Detailansicht zu öffnen.
- Unter Bereich sehen Sie, welche Nutzer, Gruppen oder Organisationseinheiten exportiert wurden.
- Unter Status sehen Sie, ob der Export vollständig ausgeführt wurde oder ob Fehler aufgetreten sind:
- Fehlgeschlagen: Keine Daten wurden exportiert.
- Fehler: Einige Daten fehlen im Archiv.
- Abgeschlossen: Alle Daten wurden exportiert.
- Wenn Sie sich das Archiv ansehen möchten, klicken Sie auf Aktionen Archiv ansehen.
- Wenn der Datenexport mit Fehlern abgeschlossen wurde, können Sie die fehlenden Daten exportieren.
Archiv für Datenexport aufrufen
Ihr exportiertes Datenarchiv ist in komprimierten Dateien verfügbar, die als ZIP-Dateien bezeichnet werden. Die Daten sind nach Dienst aufgeschlüsselt und es gibt ein Limit für die Dateigröße. Mithilfe dieser Partitionen können Sie die benötigten Daten leichter finden. Außerdem tragen sie dazu bei, dass die Exportdateien klein bleiben, sodass der Export schnell und mit weniger Fehlern abgeschlossen werden kann.
Zum Beispiel können für einen Nutzer Google Drive-Daten in mehrere Dateien aufgeteilt werden, etwa „Drive (Teil 1)“ und „Drive (Teil 2)“.
So rufen Sie Ihr exportiertes Datenarchiv auf und laden es herunter:
Klicken Sie in der Cloud Storage-Benutzeroberfläche auf den Stammordner. Hinweis: Über die Cloud Storage-Benutzeroberfläche können nur einzelne Objekte heruntergeladen werden. Wenn Sie einen Ordner oder mehrere Objekte gleichzeitig herunterladen möchten, verwenden Sie das Befehlszeilentool „gsutil“. Beispiel:
gsutil -m cp -r "gs://[gsutil URI for your takeout bucket]" .Klicken Sie auf die ZIP-Datei, um die Daten des Nutzers herunterzuladen.
Entpacken Sie sie anschließend, um sich die Daten des Nutzers anzusehen.