Configurar una exportación de datos conforme a la FINRA

La opción de exportar datos de Workspace usando el almacenamiento de datos local solo está disponible para los usuarios con el complemento Assured Controls o Assured Controls Plus. Es posible que se apliquen cargos adicionales por el uso de Google Cloud Storage. Si tienes alguna duda sobre la facturación o el uso, ponte en contacto con el equipo de Asistencia de Google Cloud.

¿Buscas opciones de exportación estándar? Prueba a exportar todos los datos de tu organización o elige los datos de Workspace que quieres exportar.

Con la herramienta de exportación de datos, puedes programar exportaciones conformes a la FINRA de los registros de Drive de tu organización a un segmento de Google Cloud Storage conforme al principio WORM.

En esta página

Antes de empezar

Requisitos

Para exportar los datos de tu organización, debes:

  • Utilizar una cuenta de superadministrador de Google Workspace o Cloud Identity con una antigüedad mínima de 30 días (a menos que hayas creado la cuenta de tu organización hace menos de 30 días).
  • Haber activado la verificación en dos pasos en tu cuenta. La implementación de la verificación en dos pasos solo es obligatoria para el administrador que inicia la exportación. Para comprobar si la verificación en dos pasos está activada en tu cuenta, revisa su configuración de seguridad.

Para acceder a los datos exportados, debes tener Google Cloud activado en tus cuentas de administrador. Para obtener información detallada, consulta el artículo Activar o desactivar Google Cloud para los usuarios.

Las exportaciones de registros de Drive que cumplen los requisitos de la FINRA usan AODocs, una solución de gestión de registros de terceros. Consulta más información sobre AODocs y la configuración de FINRA en Google Workspace.

¿Qué datos se incluyen en una exportación conforme a la FINRA?

Los superadministradores pueden usar filtros en la herramienta de exportación de datos para exportar datos de Google Drive de unidades organizativas, grupos o usuarios específicos. Los datos también se pueden filtrar por etiquetas de Drive.

Por lo general, la herramienta de exportación de datos exporta los mismos datos que están a disposición de los usuarios en Google Takeout. Para saber qué datos se exportan de cada servicio, consulta la lista incluida en el artículo Exportar todos los datos de tu organización.

En las exportaciones de datos conformes a la FINRA, no se incluyen los siguientes datos:

  • Datos de unidades compartidas.
  • Los datos que no sean propiedad de un usuario concreto, como un documento de una unidad compartida, no se exportarán. Por ejemplo, si un usuario crea una hoja de cálculo y la almacena en Mi unidad, será el propietario de la hoja. No obstante, si el usuario crea una hoja de cálculo y la mueve a una unidad compartida, dejará de ser el propietario de la hoja de cálculo.
  • Es posible que las unidades organizativas y los grupos que se hayan añadido en las últimas 24 horas no se exporten.

¿Dónde se almacenan los datos exportados?

La herramienta de exportación de datos exporta los datos de tu organización a un segmento de Google Cloud Storage (GCS). De forma predeterminada, los datos de las exportaciones que cumplen los requisitos de la FINRA se almacenan en un segmento de Cloud Storage de tu propiedad. Consulta Exportar los datos de Workspace con el almacenamiento de datos local para obtener más información.

¿Cuánto tardan en exportarse los datos?

Después de iniciar una exportación, todos los superadministradores reciben un correo en el que se indica que hay una exportación de datos pendiente. La exportación no estará disponible antes de que transcurran 48 horas desde su inicio. Este periodo de espera ayuda a proteger los datos de tu organización.

El proceso de exportación suele tardar 72 horas en completarse, aunque puede prolongarse hasta 14 días si hay un gran volumen de datos. Todos los superadministradores reciben una notificación por correo electrónico cuando termina el proceso y pueden ver la exportación.

Gestionar exportaciones continuas

Las exportaciones que cumplen los requisitos de la FINRA se ejecutan de forma continua. Una nueva exportación se inicia automáticamente cuando finaliza la anterior.

Los archivos creados mediante exportaciones continuas automáticas tienen la etiqueta Exportación continua.

Detener o pausar exportaciones continuas

  1. Para detener o pausar futuras exportaciones de un archivo, abre su menú desplegable Acciones y selecciona Desactivar exportación continua. La etiqueta cambiará a Desactivada.
  2. Cuando quieras reanudar las exportaciones continuas del archivo, selecciona Activar exportación continua.

Editar una exportación continua

Para cambiar los datos que se incluirán en las futuras exportaciones o indicar un destino diferente, abre el menú desplegable Acciones del archivo en cuestión y selecciona Editar exportación. Haz los cambios que quieras y, a continuación, haz clic en Actualizar exportación. A partir de ese momento, se usará la nueva configuración.

Exportar datos de usuarios

Para hacerlo, tienes que haber iniciado sesión como superadministrador.

  1. En la consola de administración de Google, ve a Menú y luego Datos y luego Importación y exportación de datos y luego Exportación de datos.

    Para hacerlo, tienes que haber iniciado sesión como superadministrador.

  2. Haz clic en Configurar nueva exportación.
  3. En el cuadro Nombre, introduce un nombre para la exportación.
  4. En el cuadro Tipo de exportación, selecciona FINRA.
  5. En el cuadro Permiso, selecciona Exportar datos de usuarios específicos y elige si quieres identificar a los usuarios por unidad organizativa o grupo. A continuación, haz clic en el cuadro de selección e indica o escribe la opción que prefieras.
    • Cuando seleccionas una unidad organizativa, solo se exportan los miembros directos de esa unidad organizativa, no sus unidades secundarias. Por ejemplo, pongamos que tenemos una unidad organizativa Finanzas que tiene dos unidades organizativas secundarias: Europa y Asia. Si seleccionas la unidad organizativa Finanzas, solo se exportarán los usuarios directos que incluya. Las unidades organizativas Europa y Asia no se exportarán.
  6. En el cuadro Servicio, Google Drive ya está seleccionado. Ten en cuenta que las exportaciones conformes a la FINRA solo incluyen Google Drive.
  7. (Opcional) En el cuadro Etiquetas, puedes elegir exportar datos con etiquetas específicas de Google Drive. Escribe para ver las etiquetas disponibles. Puedes ver las etiquetas de tu organización en la consola de administración con Gestor de etiquetas.
  8. En el cuadro Periodo y tipo, la casilla Exportación continua ya está marcada.
  9. En la casilla Destino, ya está seleccionado Tu segmento. Escribe el nombre del segmento de Google Cloud. Ejemplo: my-gws-data-export-bucket Nota: Asegúrate de que tu segmento de Google Cloud Storage tenga configuradas las políticas de retención adecuadas con el bloqueo de segmentos para cumplir el principio WORM. Más información sobre el bloqueo de segmentos
  10. Haz clic en Iniciar exportación. Se calcula el tiempo de ejecución estimado, si está disponible para tu exportación. Una vez completado, se muestra el tiempo estimado de finalización.

Consultar y descargar los datos exportados

Una vez que se haya completado la exportación de datos, los superadministradores de tu organización recibirán una notificación por correo con un enlace para ver el archivo. También puedes acceder al archivo mediante la consola de administración de Google.

  1. En la consola de administración de Google, ve a Menú y luego Datos y luego Importación y exportación de datos y luego Exportación de datos.

    Para hacerlo, tienes que haber iniciado sesión como superadministrador.

  2. En la tabla de exportación de datos, se muestran todas tus exportaciones de datos e incluye lo siguiente:
    • Nombres de exportaciones
    • Fechas de inicio y finalización más recientes
    • Quién ha configurado cada exportación
    • Estado de exportación
    • Acciones que puedes llevar a cabo con los datos exportados
  3. En la tabla de exportación de datos, haz clic en el nombre de la exportación para abrir una vista detallada.
  4. En Permiso, puedes ver qué usuarios, grupos o unidades organizativas se han exportado.
  5. En Estado, puedes comprobar si la exportación se ha ejecutado completamente o si ha habido errores:
    • Error: los datos no se han exportado.
    • Errores: faltan algunos datos del archivo.
    • Finalizada: se han exportado todos los datos.
  6. Para ver el archivo, haz clic en Acciones y luego Ver archivo.
  7. Si la exportación de datos se ha completado con errores, puedes ejecutar una solución.

Ver el archivo de exportación de datos

El archivo de datos exportado está disponible en archivos comprimidos llamados archivos ZIP. Los datos se desglosan por servicio y por límite de tamaño de archivo. Estas particiones sirven para encontrar los datos que necesitas más fácilmente. También ayudan a que los archivos de exportación sean pequeños para que se puedan completar rápidamente y con menos errores.

Por ejemplo, los datos de Google Drive de un usuario pueden dividirse en varios archivos con las etiquetas "Drive (Parte 1)" y "Drive (Parte 2)".

Para ver y descargar el archivo de datos exportados:

  1. En la interfaz de Cloud Storage, haz clic en la carpeta raíz. Nota: La interfaz de Cloud Storage solo permite descargar objetos concretos. Para descargar una carpeta o varios objetos a la vez, utiliza la herramienta de línea de comandos gsutil. Ejemplo:

    gsutil -m cp -r
  "gs://[gsutil URI for your takeout bucket]"
  .

  2. Haz clic en el archivo ZIP para descargar los datos de ese usuario.

  3. Descomprime el archivo para consultar sus datos.