Configura un'esportazione di dati conforme alla FINRA

L'esportazione dei dati di Workspace utilizzando l'archiviazione locale è disponibile per gli utenti con il componente aggiuntivo Assured Controls o Assured Controls Plus. Potrebbero essere applicati costi aggiuntivi per Google Cloud Storage. Contatta l'assistenza Google Cloud per qualsiasi domanda relativa alla fatturazione o all'utilizzo.

Cerchi le opzioni di esportazione standard? Prova a esportare tutti i dati dell'organizzazione o a scegliere i dati di Workspace da esportare.

Con lo strumento Esportazione dei dati puoi pianificare esportazioni conformi alla FINRA dei record di Drive della tua organizzazione in un bucket Google Cloud Storage conforme a WORM.

In questa pagina

Prima di iniziare

Requisiti

Per esportare i dati della tua organizzazione, devi:

  • Utilizzare un account super amministratore di Google Workspace o Cloud Identity esistente da almeno 30 giorni (a meno che tu non abbia creato il tuo account aziendale meno di 30 giorni fa).
  • Aver attivato la verifica in due passaggi (V2P) per il tuo account. La V2P è obbligatoria solo per l'amministratore che avvia l'esportazione. Per controllare se la V2P è attiva per il tuo account, esamina le impostazioni di sicurezza dell'account.

Per accedere ai dati esportati, devi aver attivato Google Cloud per il tuo o i tuoi account amministratore. Per informazioni dettagliate, vedi Attiva o disattiva Google Cloud per gli utenti.

Le esportazioni dei record di Drive conformi alla FINRA utilizzano AODocs, una soluzione di gestione dei record di terze parti. Scopri di più su AODocs e sulla configurazione FINRA di Google Workspace.

Quali dati vengono esportati in un'esportazione conforme alla FINRA?

I super amministratori possono utilizzare i filtri nello strumento Esportazione dei dati per esportare i dati di Google Drive da unità organizzative, gruppi o utenti specifici. I dati possono anche essere filtrati in base alle etichette di Drive.

Di solito, lo strumento Esportazione dei dati esporta gli stessi dati disponibili con Google Takeout per gli utenti. Per informazioni sui dati esportati per ciascun servizio, consulta l'elenco in Esporta tutti i dati dell'organizzazione.

I seguenti dati non vengono inclusi in un'esportazione dei dati conforme alla FINRA:

  • Dati dai Drive condivisi
  • I dati che non sono di proprietà di un singolo utente, ad esempio un documento in un Drive condiviso, non vengono esportati. Ad esempio, se un utente crea un foglio di lavoro e lo archivia in Il mio Drive, il foglio di lavoro è di sua proprietà. Tuttavia, se l'utente crea un foglio di lavoro e lo sposta su un Drive condiviso, non ne sarà più proprietario.
  • Le unità organizzative e i gruppi aggiunti nelle 24 ore precedenti potrebbero non essere esportati.

Dove vengono archiviati i dati esportati?

Lo strumento Esportazione dei dati esporta i dati della tua organizzazione in un bucket Google Cloud Storage (GCS). Per impostazione predefinita, i dati delle esportazioni conformi alla FINRA vengono archiviati in un bucket Cloud Storage di tua proprietà. Per saperne di più, vedi Esportare i dati di Workspace utilizzando l'archiviazione locale.

Quanto tempo è necessario per esportare i dati?

Quando avvii un'esportazione, tutti i super amministratori ricevono un'email in cui viene comunicata l'esistenza di un'esportazione dei dati in attesa. L'esportazione sarà disponibile non prima di 48 ore dopo l'avvio. Questo periodo di attesa contribuisce a tutelare la sicurezza dei dati della tua organizzazione.

Un'esportazione dei dati di solito richiede 72 ore, ma in base alle sue dimensioni possono essere necessari fino a 14 giorni. Tutti i super amministratori ricevono un'email di notifica al termine del processo. Tutti i super amministratori possono visualizzare l'esportazione.

Gestione delle esportazioni continue

Le esportazioni conformi alla FINRA vengono eseguite ininterrottamente. Una nuova esportazione viene avviata automaticamente al termine di quella precedente.

Gli archivi creati da esportazioni continue automatiche sono etichettati con un tag Continua.

Interrompi o metti in pausa le esportazioni continue

  1. Per interrompere o mettere in pausa le esportazioni future di un archivio, apri il menu a discesa Azioni e scegli Disattiva l'esportazione continua. L'etichetta diventa Disattivata.
  2. Quando vuoi riprendere le esportazioni continue per l'archivio, seleziona Attiva l'esportazione continua.

Modifica un'esportazione continua

Per modificare i dati inclusi nelle esportazioni future o specificare una destinazione diversa, apri il menu a discesa Azioni di un archivio e scegli Modifica esportazione. Apporta le modifiche e fai clic su Aggiorna esportazione. Le esportazioni future utilizzeranno le nuove impostazioni.

Esporta i dati degli utenti

Per questa attività, devi aver eseguito l'accesso come super amministratore.

  1. Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu e poi Dati e poiImportazione ed esportazione di dati e poiEsportazione dei dati.

    Per questa attività, devi aver eseguito l'accesso come super amministratore.

  2. Fai clic su Configura nuova esportazione.
  3. Nella casella Nome, inserisci un nome per l'esportazione.
  4. Nella casella Tipo di esportazione, seleziona FINRA.
  5. Nella casella Ambito, seleziona Esporta i dati per utenti specifici e scegli se identificare gli utenti in base all'unità organizzativa o al gruppo. Fai clic sulla casella di selezione e scegli o digita la selezione.
    • Se selezioni un'unità organizzativa, vengono esportati solo i membri diretti dell'unità organizzativa selezionata, non le unità organizzative secondarie. Ad esempio, se l'unità organizzativa Finanza ha due unità organizzative secondarie, Europa e Asia, e selezioni l'unità organizzativa Finanza, vengono esportati solo gli utenti diretti in Finanza, non le unità organizzative Europa e Asia.
  6. Nella casella Servizio, Google Drive è già selezionato. Tieni presente che le esportazioni conformi alla FINRA includono solo Google Drive.
  7. (Facoltativo) Nella casella Etichette, puoi scegliere di esportare i dati con etichette specifiche di Google Drive. Digita per visualizzare le etichette disponibili. Puoi visualizzare le etichette della tua organizzazione nella Console di amministrazione utilizzando il gestore delle etichette.
  8. Nella casella Intervallo di date e tipo, la casella Esportazione continua è già selezionata.
  9. Nella casella Destinazione, Il tuo bucket è già selezionato. Inserisci il nome del bucket Google Cloud. Esempio: my-gws-data-export-bucket Nota: assicurati che nel bucket Google Cloud Storage siano configurate policy di conservazione appropriate con il blocco dei bucket per garantire la conformità WORM. Scopri di più sul Blocco bucket.
  10. Fai clic su Avvia esportazione. Se disponibile per l'esportazione, viene calcolato il tempo di esecuzione stimato. Al termine, viene visualizzato il tempo stimato per il completamento.

Visualizza e scarica i dati esportati

Una volta completata l'esportazione dei dati, i super amministratori della tua organizzazione riceveranno una notifica via email con un link per visualizzare l'archivio. Puoi accedere all'archivio anche utilizzando la Console di amministrazione Google.

  1. Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu e poi Dati e poiImportazione ed esportazione di dati e poiEsportazione dei dati.

    Per questa attività, devi aver eseguito l'accesso come super amministratore.

  2. La tabella Esportazione dei dati elenca tutte le esportazioni dei dati e include:
    • Nomi delle esportazioni
    • Ultime date di inizio e completamento
    • Chi ha configurato ogni esportazione
    • Stato dell'esportazione
    • Azioni che puoi intraprendere sui dati esportati
  3. Nella tabella Esportazione dei dati, fai clic sul nome dell'esportazione per aprire una visualizzazione dettagliata.
  4. In Ambito puoi vedere quali utenti, gruppi o unità organizzative sono stati esportati.
  5. In Stato puoi vedere se l'esportazione è stata eseguita completamente o se si sono verificati errori:
    • Non riuscita: non sono stati esportati dati
    • Errori: alcuni dati non sono presenti nell'archivio
    • Completata: sono stati esportati tutti i dati
  6. Per visualizzare l'archivio, fai clic su Azioni e poiVisualizza archivio.
  7. Se l'esportazione dei dati è stata completata con errori, puoi eseguire una correzione.

Visualizza l'archivio delle esportazioni dei dati

L'archivio dei dati esportati è disponibile in file compressi chiamati file ZIP. I dati sono suddivisi per servizio e per limite di dimensioni dei file. Queste partizioni ti aiutano a trovare più facilmente i dati che ti servono. Inoltre, contribuiscono a mantenere ridotte le dimensioni dei file di esportazione, in modo che possano essere completati rapidamente con meno errori.

Ad esempio, i dati di Google Drive di un utente potrebbero essere suddivisi in più file etichettati Drive (parte 1) e Drive (parte 2).

Per visualizzare e scaricare l'archivio dei dati esportati:

  1. Nella UI di Cloud Storage, fai clic sulla cartella principale. Nota: con la UI di Cloud Storage è possibile scaricare solo oggetti singoli. Per scaricare una cartella o più oggetti alla volta, utilizza lo strumento a riga di comando gsutil. Esempio:

    gsutil -m cp -r
  "gs://[gsutil URI for your takeout bucket]"
  .

  2. Fai clic sul file ZIP per scaricare i dati dell'utente.

  3. Decomprimi il file per esaminare i dati dell'utente.