การส่งออกข้อมูล Workspace โดยใช้ที่เก็บข้อมูลในพื้นที่พร้อมให้บริการสำหรับผู้ใช้ที่มีส่วนเสริม Assured Controls หรือ Assured Controls Plus อาจมีการเรียกเก็บเงินเพิ่มเติมสำหรับ Google Cloud Storage โปรดติดต่อทีมสนับสนุนของ Google Cloud หากมีคำถามเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินหรือการใช้งาน
หากกำลังมองหาตัวเลือกการส่งออกมาตรฐาน ลองส่งออกข้อมูลทั้งหมดขององค์กรหรือเลือกข้อมูล Workspace ที่ต้องการส่งออก
คุณสามารถใช้เครื่องมือส่งออกข้อมูลเพื่อกำหนดเวลาการส่งออกบันทึกในไดรฟ์ขององค์กรไปยัง Bucket ของ Google Cloud Storage ที่เป็นไปตามข้อกำหนด WORM ได้ ซึ่งเป็นไปตามข้อกำหนดของ FINRA
ในหน้านี้
ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น
ข้อกำหนด
คุณต้องมีคุณสมบัติดังนี้จึงจะส่งออกข้อมูลขององค์กรได้
- ใช้บัญชีผู้ดูแลระบบขั้นสูงของ Google Workspace หรือ Cloud Identity ที่มีอายุอย่างน้อย 30 วัน (ยกเว้นในกรณีที่คุณสร้างบัญชีขององค์กรไม่ถึง 30 วันที่ผ่านมา)
- เปิดการยืนยันแบบ 2 ขั้นตอน (2SV) ไว้สำหรับบัญชี การบังคับใช้การยืนยันแบบ 2 ขั้นตอนจำเป็นกับผู้ดูแลระบบที่เริ่มการส่งออกข้อมูลเท่านั้น หากต้องการตรวจสอบว่ามีการเปิดใช้การยืนยันแบบ 2 ขั้นตอนในบัญชีของคุณหรือไม่ ให้ตรวจสอบการตั้งค่าความปลอดภัยของบัญชี
หากต้องการเข้าถึงข้อมูลที่ส่งออก คุณต้องเปิดใช้ Google Cloud สำหรับบัญชีผู้ดูแลระบบ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเปิดหรือปิด Google Cloud ให้กับผู้ใช้
การส่งออกบันทึกในไดรฟ์ที่เป็นไปตามข้อกำหนดของ FINRA จะใช้ AODocs ซึ่งเป็นโซลูชันการจัดการบันทึกของบุคคลที่สาม ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ AODocs และการกำหนดค่า FINRA ของ Google Workspace
ข้อมูลใดบ้างที่ส่งออกในการส่งออกที่เป็นไปตามข้อกำหนดของ FINRA
ผู้ดูแลระบบขั้นสูงสามารถใช้ตัวกรองในเครื่องมือส่งออกข้อมูลเพื่อส่งออกข้อมูล Google ไดรฟ์จากหน่วยขององค์กร กลุ่ม หรือผู้ใช้ที่ต้องการได้ นอกจากนี้ คุณยังกรองข้อมูลตามป้ายกำกับไดรฟ์ได้ด้วย
โดยทั่วไปแล้ว เครื่องมือส่งออกข้อมูลจะส่งออกข้อมูลเดียวกับที่มีใน Google Takeout สำหรับผู้ใช้ ดูข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลที่ส่งออกสำหรับแต่ละบริการได้ที่รายการในหัวข้อส่งออกข้อมูลทั้งหมดขององค์กร
ข้อมูลต่อไปนี้ไม่ได้รวมอยู่ในการส่งออกข้อมูลที่เป็นไปตามข้อกำหนดของ FINRA
- ข้อมูลจากไดรฟ์ที่แชร์
- ระบบจะไม่ส่งออกข้อมูลที่ไม่ได้เป็นของผู้ใช้แต่ละราย เช่น เอกสารในไดรฟ์ที่แชร์ ตัวอย่างเช่น หากผู้ใช้สร้างสเปรดชีตและเก็บไว้ในไดรฟ์ของฉัน ผู้ใช้ก็จะเป็นเจ้าของสเปรดชีต แต่หากผู้ใช้สร้างสเปรดชีตและย้ายไปยังไดรฟ์ที่แชร์ ผู้ใช้ก็จะไม่ได้เป็นเจ้าของสเปรดชีตนั้นอีกต่อไป
- ระบบอาจไม่ส่งออกหน่วยขององค์กรและกลุ่มที่เพิ่มไว้ภายใน 24 ชั่วโมงก่อนหน้า
ระบบจัดเก็บข้อมูลที่ส่งออกไว้ที่ใด
การส่งออกข้อมูลใช้เวลานานเท่าใด
เมื่อเริ่มการส่งออกแล้ว ผู้ดูแลระบบขั้นสูงทุกคนจะได้รับอีเมลแจ้งว่าการส่งออกข้อมูลอยู่ระหว่างรอดำเนินการ โดยการส่งออกจะพร้อมใช้งานหลังจากที่เริ่มการส่งออกไปแล้วมากกว่า 48 ชั่วโมง ระยะเวลารอนี้ช่วยรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลขององค์กร
โดยทั่วไป การส่งออกข้อมูลจะใช้เวลา 72 ชั่วโมง แต่อาจใช้เวลานานสูงสุดถึง 14 วัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของข้อมูลที่ส่งออก ผู้ดูแลระบบขั้นสูงทุกคนจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนเมื่อกระบวนการเสร็จสิ้นแล้ว และจะดูการส่งออกได้
การจัดการการส่งออกอย่างต่อเนื่อง
การส่งออกที่เป็นไปตามข้อกำหนดของ FINRA จะทำงานอย่างต่อเนื่อง ระบบจะเริ่มการส่งออกใหม่โดยอัตโนมัติหลังจากที่การส่งออกก่อนหน้าเสร็จสิ้น
ที่เก็บถาวรที่สร้างขึ้นด้วยการส่งออกอย่างต่อเนื่องโดยอัตโนมัติจะมีป้ายกำกับเป็นแท็กต่อเนื่อง
หยุดหรือหยุดการส่งออกอย่างต่อเนื่องชั่วคราว
- หากต้องการหยุดหรือหยุดการส่งออกในอนาคตสำหรับที่เก็บถาวรชั่วคราว ให้เปิดเมนูการดำเนินการแบบเลื่อนลง แล้วเลือกปิดการส่งออกอย่างต่อเนื่อง จากนั้นป้ายกำกับจะเปลี่ยนเป็นปิดอยู่
- เมื่อพร้อมที่จะกลับมาส่งออกอย่างต่อเนื่องสำหรับที่เก็บถาวร ให้เลือกเปิดการส่งออกอย่างต่อเนื่อง
แก้ไขการส่งออกอย่างต่อเนื่อง
หากต้องการเปลี่ยนข้อมูลที่รวมไว้ในการส่งออกในอนาคตหรือระบุปลายทางอื่น ให้เปิดเมนูการดำเนินการแบบเลื่อนลงของที่เก็บถาวร แล้วเลือกแก้ไขการส่งออก จากนั้นทำการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิกอัปเดตการส่งออก การส่งออกในอนาคตจะใช้การตั้งค่าใหม่
ส่งออกข้อมูลผู้ใช้
คุณต้องลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบขั้นสูงสำหรับงานนี้-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
ข้อมูล
การนำเข้าและการส่งออกข้อมูล
การส่งออกข้อมูลคุณต้องลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบขั้นสูงสำหรับงานนี้
- คลิกตั้งค่าการส่งออกใหม่
- ในช่องชื่อ ให้ป้อนชื่อสำหรับการส่งออก
- ในช่องประเภทการส่งออก ให้เลือก FINRA
- ในช่องขอบเขต ให้เลือกส่งออกข้อมูลสำหรับผู้ใช้บางราย แล้วเลือกว่าจะระบุผู้ใช้ตามหน่วยขององค์กรหรือกลุ่ม จากนั้นคลิกกล่องสำหรับการเลือก แล้วเลือกหรือพิมพ์รายการที่ต้องการ
- เมื่อคุณเลือกหน่วยขององค์กร ระบบจะส่งออกเฉพาะสมาชิกโดยตรงของหน่วยขององค์กรที่เลือก ไม่ใช่หน่วยขององค์กรย่อย เช่น หน่วยขององค์กร "การเงิน" มีหน่วยขององค์กรย่อย 2 หน่วย ได้แก่ "ยุโรป" และ "เอเชีย" หากเลือกหน่วยขององค์กรการเงิน ระบบจะส่งออกเฉพาะผู้ใช้โดยตรงที่อยู่ใน "การเงิน" เท่านั้น แต่จะไม่ส่งออกหน่วยขององค์กร "ยุโรป" และ "เอเชีย"
- ในช่องบริการ ระบบจะเลือก Google ไดรฟ์ไว้ให้แล้ว โปรดทราบว่าการส่งออกที่เป็นไปตามข้อกำหนดของ FINRA จะรวมเฉพาะ Google ไดรฟ์
- (ไม่บังคับ) ในช่องป้ายกำกับ คุณสามารถเลือกส่งออกข้อมูลด้วยป้ายกำกับ Google ไดรฟ์ที่เฉพาะเจาะจงได้ พิมพ์เพื่อดูป้ายกำกับที่ใช้ได้ คุณดูป้ายกำกับขององค์กรได้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบโดยใช้เครื่องมือจัดการป้ายกำกับ
- ในช่องช่วงวันที่และประเภท ระบบจะเลือกช่องการส่งออกอย่างต่อเนื่องไว้ให้แล้ว
- ในช่องปลายทาง ระบบจะเลือก Bucket ของคุณไว้ให้แล้ว ป้อนชื่อ Bucket ของ Google Cloud ตัวอย่าง:
my-gws-data-export-bucketหมายเหตุ: ตรวจสอบว่า Bucket ของ Google Cloud Storage มีการกำหนดค่านโยบายการเก็บรักษาที่เหมาะสมด้วยการล็อก Bucket เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด WORM ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการล็อก Bucket - คลิกเริ่มส่งออก ระบบจะคำนวณรันไทม์โดยประมาณ หากการส่งออกมีข้อมูลนี้ระบุอยู่ เมื่อเสร็จสมบูรณ์แล้ว ระบบจะแสดงเวลาที่เสร็จสมบูรณ์โดยประมาณ
ดูและดาวน์โหลดข้อมูลที่ส่งออก
เมื่อการส่งออกข้อมูลเสร็จสมบูรณ์แล้ว ผู้ดูแลระบบขั้นสูงในองค์กรจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลพร้อมลิงก์สำหรับดูที่เก็บถาวร นอกจากนี้ คุณยังเข้าถึงที่เก็บถาวรได้โดยใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
ข้อมูล
การนำเข้าและการส่งออกข้อมูล
การส่งออกข้อมูลคุณต้องลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบขั้นสูงสำหรับงานนี้
- ตารางการส่งออกข้อมูลจะแสดงการส่งออกข้อมูลทั้งหมดของคุณและมีข้อมูลต่อไปนี้
- ชื่อการส่งออก
- วันที่เริ่มต้นและวันที่เสร็จสิ้นล่าสุด
- ผู้ที่ตั้งค่าการส่งออกแต่ละรายการ
- สถานะการส่งออก
- สิ่งที่คุณทำได้กับข้อมูลที่ส่งออก
- ในตารางการส่งออกข้อมูล ให้คลิกชื่อการส่งออกเพื่อเปิดมุมมองโดยละเอียด
- ในส่วนขอบเขต คุณสามารถดูว่าผู้ใช้ กลุ่ม หรือหน่วยขององค์กรใดบ้างที่ส่งออกแล้ว
- ในส่วนสถานะ คุณจะดูได้ว่าการส่งออกทำงานเสร็จสมบูรณ์หรือมีข้อผิดพลาดหรือไม่ ดังนี้
- ไม่สำเร็จ: ไม่มีข้อมูลที่ส่งออก
- ข้อผิดพลาด: ข้อมูลบางส่วนหายไปจากที่เก็บถาวร
- เสร็จสมบูรณ์: ส่งออกข้อมูลทั้งหมดแล้ว
- หากต้องการดูที่เก็บถาวร ให้คลิกการดำเนินการ
ดูที่เก็บถาวร
- หากการส่งออกข้อมูลเสร็จสมบูรณ์แต่มีข้อผิดพลาด คุณสามารถเรียกใช้การแก้ไขได้
การดูที่เก็บถาวรของการส่งออกข้อมูล
ไฟล์เก็บถาวรของข้อมูลที่ส่งออกจะอยู่ในไฟล์บีบอัดที่เรียกว่าไฟล์ ZIP ระบบจะแบ่งข้อมูลตามบริการและขีดจำกัดขนาดไฟล์ พาร์ติชันเหล่านี้จะช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้ไฟล์ส่งออกมีขนาดเล็ก จึงส่งออกได้อย่างรวดเร็วและมีข้อผิดพลาดน้อยลง
ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้อาจมีข้อมูล Google ไดรฟ์ที่แบ่งเป็นหลายไฟล์ซึ่งมีป้ายกำกับว่า ไดรฟ์ (ส่วนที่ 1) และไดรฟ์ (ส่วนที่ 2)
วิธีดูและดาวน์โหลดที่เก็บถาวรของข้อมูลที่ส่งออก
คลิกโฟลเดอร์รูทใน UI ของ Cloud Storage หมายเหตุ: คุณใช้ UI ของ Cloud Storage ดาวน์โหลดออบเจ็กต์ได้ครั้งละ 1 รายการเท่านั้น หากต้องการดาวน์โหลดโฟลเดอร์หรือออบเจ็กต์หลายรายการในครั้งเดียว ให้ใช้เครื่องมือบรรทัดคำสั่ง gsutil ตัวอย่าง
gsutil -m cp -r "gs://[gsutil URI for your takeout bucket]" .คลิกไฟล์ ZIP เพื่อดาวน์โหลดข้อมูลของผู้ใช้
แตกไฟล์เพื่อดูข้อมูลของผู้ใช้แต่ละราย