Configurar una exportación de datos incremental

Debes tener el complemento Assured Controls o Assured Controls Plus para usar esta función.

Con las exportaciones incrementales, puedes mantener una copia de seguridad continua y actualizada de los datos de Google Workspace de tu organización y, al mismo tiempo, usar mucho menos almacenamiento. En lugar de crear un archivo completo cada pocos días, el sistema crea una copia inicial de tus datos y, después, solo añade los archivos nuevos o modificados durante las actualizaciones posteriores.

Antes de empezar

Para configurar una exportación incremental:

  • Utiliza una cuenta de superadministrador de Google Workspace o Cloud Identity con una antigüedad mínima de 30 días (a menos que la cuenta de tu organización se haya creado hace menos de 30 días).
  • Asegúrate de haber activado la verificación en dos pasos en tu cuenta de administrador. La implementación de la verificación en dos pasos es obligatoria para el administrador que inicia la exportación. Para obtener más información, consulta Comprobar la configuración de la verificación en dos pasos.
  • Asegúrate de que todos los usuarios que se van a exportar tengan asignada una licencia de Assured Controls o Assured Controls Plus. Para obtener más información, consulta el artículo Acerca de Assured Controls y Assured Controls Plus.
  • Autoriza a la cuenta de servicio de la herramienta de exportación de datos de Google para que escriba en tu segmento de Google Cloud Storage (GCS). Estos permisos de segmento deben permanecer activos para que se ejecuten las actualizaciones en segundo plano programadas. Consulta más información en el artículo Exportar tus datos de Workspace con el almacenamiento de datos local.
  • Recuerda que, para acceder a los datos exportados, debes tener Google Cloud activado en tu cuenta de administrador. Para obtener información detallada, consulta el artículo Activar o desactivar Google Cloud para los usuarios.

Exportar los datos de los usuarios de forma incremental

  1. En la consola de administración de Google, ve a Menú y luego Datos y luego Importación y exportación de datos y luego Exportación de datos.

    Para hacerlo, tienes que haber iniciado sesión como superadministrador.

  2. Haz clic en Configurar nueva exportación.
  3. Asigna un nombre a la exportación y selecciona Incremental.
  4. En Ámbito, selecciona los usuarios que quieras incluir.
  5. En Servicio, Drive, Documentos, Gmail y Google Chat están seleccionados automáticamente. El resto de los servicios no están disponibles para las exportaciones incrementales. Si no quieres incluir uno de los servicios seleccionados, desmarca su casilla.
  6. (Opcional) Para exportar datos con etiquetas específicas de Google Drive, haz clic en Etiquetas y selecciona las que quieras.
  7. En Periodo y tipo, selecciona la frecuencia con la que quieres ejecutar las exportaciones completas (copia completa) e incrementales (actualizaciones).
  8. En Destino, escribe el nombre del segmento de GCS de tu propiedad.
  9. Haz clic en Iniciar exportación.

Monitorizar y gestionar exportaciones

  1. En la consola de administración de Google, ve a Menú y luego Datos y luego Importación y exportación de datos y luego Exportación de datos.

    Para hacerlo, tienes que haber iniciado sesión como superadministrador.

  2. En la lista de exportaciones de datos, haz clic en el nombre de la exportación incremental para abrir la vista detallada.
  3. En la tabla Historial, puedes consultar los detalles y el tipo de exportación:
    • Completa: una copia completa de todos los datos seleccionados.
    • Incremental: exportación que solo recoge los datos creados o modificados desde la última exportación.
    • Solución: una tarea automatizada que corrige los errores o las lagunas que encuentra el sistema.
  4. (Opcional) Para revisar una exportación anterior y comprobar si se ha completado correctamente o si ha habido errores, búscala y haz clic en Acciones y luego Ver informe de estado para abrir el archivo Status Report.html en tu segmento de GCS. El informe incluye la lista de los elementos no aptos que no se han podido exportar, como archivos dañados o tipos de archivo no admitidos.
  5. (Opcional) Para detener la exportación, en la parte superior, haz clic en Desactivar la exportación incremental.