שליטה בנתונים שזמינים ב-Work Insights

החלטה אילו נתונים יהיו זמינים ב-Work Insights

כדי שנתוני המשתמשים יהיו זמינים בלוח הבקרה של Work Insights, צריך לוודא שאיסוף הנתונים של Work Insights מופעל עבור המשתמשים האלה. כברירת מחדל, Work Insights מופעל בכל הארגון, אבל אתם יכולים לבחור אילו נתונים ספציפיים אתם רוצים לאסוף עבור לוח הבקרה:

• הפעלה או השבתה של Work Insights עבור יחידות ארגוניות ספציפיות. אם Work Insights מופעל ליחידה ארגונית, הנתונים של המשתמשים ביחידה הארגונית זמינים בלוח הבקרה של Work Insights. מידע נוסף על יחידות ארגוניות

• הפעלה של Work Insights לקבוצות ספציפיות. צריך לעשות את זה רק אם רוצים לסנן נתונים לפי קבוצה ספציפית בלוח הבקרה של Work Insights, וכל חברי הקבוצה לא נמצאים כבר ביחידה ארגונית ש-Work Insights מופעלת בה.

חשוב לדעת:

• הנתונים נצברים – כל הנתונים של המשתמשים נצברים בצוותים במרכז הבקרה של Work Insights. אי אפשר לראות את הנתונים של משתמש ספציפי.

• הגדרות של קבוצות קודמות להגדרות של יחידות ארגוניות – לדוגמה, אם משתמשים נמצאים ביחידה ארגונית שבה Work Insights מושבת, אבל הם גם נמצאים בקבוצה שבה הוא מופעל, הנתונים של המשתמשים האלה יהיו זמינים ב-Work Insights.

• אי אפשר להשבית את איסוף הנתונים של משתמשים שיש להם רישיונות שאינם Frontline Plus או Enterprise – אם משביתים את Work Insights ליחידה ארגונית שמכילה משתמשים עם רישיונות שאינם Google Workspace Frontline Plus או Enterprise, המערכת תמשיך לאסוף נתונים של המשתמשים האלה. הנתונים יופיעו בלוח הבקרה של Work Insights בכל היחידות הארגוניות שמעל היחידה שהשבתתם.

• הפעלה של Work Insights לא מעניקה גישה – אם מפעילים את Work Insights ליחידה ארגונית או לקבוצה, הנתונים של חברי היחידה או הקבוצה יהיו זמינים ב-Work Insights. כדי להעניק לעובדים גישה ל-Work Insights, צריך להקצות להם הרשאות.

איך מסננים נתונים ב-Work Insights

אחרי שבוחרים את הנתונים של המשתמשים שרוצים להציג ב-Work Insights, אפשר לבחור איך לסנן את הנתונים בלוח הבקרה. אפשר לסנן את הנתונים לפי סוגי הצוותים הבאים:

• יחידות ארגוניות שהפעלתם בהן את Work Insights
• קבוצות שהרשיתם במסוף Admin

הערה: אפשר לתת לאנשים אחרים הרשאות לסנן את הנתונים לפי סוגים ספציפיים של צוותים. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הענקת גישה ל-Work Insights.

הסבר על גודל צוות מינימלי לסינון

אפשר לסנן את הנתונים של צוות בנפרד בלוח הבקרה של Work Insights רק אם יש בו לפחות 10 חברים. גודל הצוות המינימלי עוזר למנוע זיהוי של נתונים של משתמשים ספציפיים. אם צוות מסוים לא עומד בדרישות המינימום, הוא לא יופיע במסנן בלוח הבקרה של Work Insights. עם זאת, הנתונים של הצוות הזה כלולים בנתונים המצטברים של כל הצוותים שמעליו במבנה הארגוני.

דוגמה: נניח שיש לכם יחידה ארגונית בשם מכירות, שכוללת 20 משתמשים. ליחידה מכירות יש יחידת בת ארגונית בשם החוף המערבי, שכוללת 9 משתמשים. היחידה הארגונית החוף המערבי לא תופיע במסנן הצוות, אבל הנתונים שלה ייכללו במדדים של היחידה הארגונית מכירות.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace Work Insights.

   אל Work Insights

   כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

2. לוחצים על סטטוס השירות.
3. (אופציונלי) כדי להפעיל או להשבית שירות ביחידה ארגונית:
   1. בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית.
   2. כדי לשנות את סטטוס השירות, לוחצים על מופעל או מושבת.
   3. בוחרים אחת מהאפשרויות הבאות:
      • אם ההגדרה של סטטוס השירות היא הועבר בירושה ואתם רוצים שההגדרה שעדכנתם תישמר גם אם הגדרת ההורה תשתנה, לוחצים על שינוי.
      • אם ההגדרה של סטטוס השירות היא בוטל ואתם רוצים לחזור להגדרה שיש להורה, לוחצים על העברה בירושה. לחלופין, אם אתם רוצים שההגדרה החדשה תישמר גם אם ההגדרה של ההורה תשתנה, לוחצים על שמירה.

        מידע נוסף על מבנה ארגוני

הערה: יכולות לחלוף עד 72 שעות עד שהיחידות הארגוניות יופיעו בלוח הבקרה של Work Insights.

חשוב: צריך לבצע את השלב הזה רק אם רוצים לסנן נתונים לפי קבוצה ספציפית ב-Work Insights וכל חברי הקבוצה לא נמצאים כבר ביחידה ארגונית שה-Work Insights מופעל עבורה.

אי אפשר להשבית את Work Insights לקבוצות. עם זאת, אם מפעילים את Work Insights לקבוצה, אפשר להסיר את הסטטוס המופעל שלה או לבטל את ההגדרה שלו.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace Work Insights.

   אל Work Insights

   כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

2. לוחצים על סטטוס השירות.
3. בצד ימין, בקטע קבוצות, מחפשים קבוצה או בוחרים קבוצה.
4. בצד שמאל, ליד סטטוס השירות, מסמנים את התיבה מופעל.

   לחלופין, כדי להסיר את הסטטוס 'מופעל' מהקבוצה, מבטלים את הסימון בתיבה מופעל.

5. לוחצים על שמירה.

כדי לסנן נתונים לפי קבוצות בלוח הבקרה של Work Insights, צריך קודם לאפשר אותן.

כדי לאפשר קבוצות ב-Work Insights:

סינון של יומני ביקורת באמצעות קבוצה ב-Google יכול לעזור ליצור נתונים סטטיסטיים ולשפר את הביצועים, כי המערכת עוקבת רק אחרי הקבוצות שנבחרו. צריך להוסיף את הקבוצות לרשימת ההיתרים של קבוצות הסינון, כי התוצאות יכולות לכלול מידע רגיש כמו דת, מגדר ונתונים אחרים.

התוצאות יכולות להיות מוצגות רק לגבי קבוצת הסינון, החל מהרגע שבו הקבוצה נוספה ועד לרגע שבו היא הוסרה. אי אפשר לסנן יומני ביקורת ואירועים שנוצרו לפני שהקבוצה נוספה באמצעות הקבוצה.

ניהול רשימת ההיתרים של קבוצות הסינון

1. במסוף Google Admin, עוברים לדף 'סינון קבוצות'.

   מעבר אל 'קבוצות סינון'
2. לוחצים על הוספת קבוצות.
3. כדי לחפש קבוצה, מזינים את התווים הראשונים של השם או כתובת האימייל של הקבוצה. אם רואים את הקבוצה שרוצים, בוחרים אותה.
4. כדי להוסיף עוד קבוצה, מחפשים את הקבוצה ובוחרים אותה.
5. כשמסיימים לבחור קבוצות, לוחצים על הוספה.
6. (אופציונלי) כדי להסיר קבוצה, לוחצים על הסרת קבוצה .
7. לוחצים על שמירה.

הנתונים של חברי הקבוצה ב-Work Insights מחושבים החל מהיום שבו הוספתם את הקבוצה, אבל יכול להיות שיחלפו עד 12 שעות עד שהנתונים יופיעו בלוח הבקרה של Work Insights.