यह कंट्रोल करना कि Work Insights में कौनसा डेटा उपलब्ध हो

इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन: Frontline Plus, Enterprise Plus, Enterprise Essentials Plus. अपने वर्शन की तुलना करना

एडमिन के तौर पर, आपके पास यह तय करने का विकल्प होता है कि Work Insights डैशबोर्ड पर, किन उपयोगकर्ताओं का Google Workspace के इस्तेमाल से जुड़ा डेटा दिखे. डैशबोर्ड को सिर्फ़ वे उपयोगकर्ता ऐक्सेस कर सकते हैं जिनके पास ज़रूरी अधिकार हैं.

शुरू करने से पहले

तय करना कि Work Insights में कौनसे डेटा को उपलब्ध कराना है

Work Insights डैशबोर्ड पर उपयोगकर्ताओं का डेटा उपलब्ध कराने के लिए, आपको यह पक्का करना होगा कि उन उपयोगकर्ताओं के लिए, Work Insights का डेटा कलेक्शन चालू हो. डिफ़ॉल्ट रूप से, Work Insights आपके पूरे संगठन के लिए चालू होता है. हालांकि, आपके पास यह चुनने का विकल्प होता है कि डैशबोर्ड के लिए, आपको कौनसा डेटा इकट्ठा करना है:

  • संगठन की खास इकाइयों के लिए, Work Insights को बंद या चालू करना. अगर किसी संगठन की इकाई के लिए, Work Insights चालू है, तो उसके उपयोगकर्ताओं का डेटा, Work Insights डैशबोर्ड पर उपलब्ध होता है. ज़्यादा जानें संगठन की इकाइयों के बारे में.

  • खास ग्रुप के लिए, Work Insights चालू करना. आपको यह सिर्फ़ तब करना होगा, जब आपको Work Insights डैशबोर्ड में किसी खास ग्रुप के हिसाब से डेटा फ़िल्टर करना हो और उस ग्रुप के सभी सदस्य, संगठन की ऐसी इकाई में न हों जिसके लिए Work Insights चालू है.

अहम जानकारी:

  • डेटा को एग्रीगेट किया जाता है—Work Insights डैशबोर्ड पर, सभी उपयोगकर्ताओं के डेटा को टीमों में एग्रीगेट किया जाता है. किसी एक उपयोगकर्ता का डेटा नहीं देखा जा सकता.

  • संगठन की इकाइयों के मुकाबले ग्रुप को ज़्यादा प्राथमिकता दी जाती है—उदाहरण के लिए, अगर उपयोगकर्ता संगठन की ऐसी इकाई में हैं जिसके लिए Work Insights बंद है, लेकिन वे ऐसे ग्रुप में भी हैं जिसके लिए यह चालू है, तो उन उपयोगकर्ताओं का डेटा, Work Insights में उपलब्ध होगा.

  • Frontline Plus या Enterprise लाइसेंस के अलावा अन्य लाइसेंस वाले उपयोगकर्ताओं के लिए, डेटा कलेक्शन को बंद नहीं किया जा सकता—अगर आपने संगठन की ऐसी इकाई के लिए Work Insights बंद किया है जिसमें Google Workspace Frontline Plus या Enterprise के अलावा अन्य लाइसेंस वाले उपयोगकर्ता हैं, तो Work Insights, Frontline Plus या Enterprise के अलावा अन्य लाइसेंस वाले उपयोगकर्ताओं के लिए डेटा इकट्ठा करता रहेगा. Work Insights डैशबोर्ड पर, यह डेटा उन सभी संगठन इकाइयों के लिए दिखेगा जिनके लिए आपने Work Insights बंद किया है.

  • Work Insights चालू करने से ऐक्सेस नहीं मिलता—अगर आपने संगठन की किसी इकाई या ग्रुप के लिए Work Insights चालू किया है, तो उसके सदस्यों का डेटा, Work Insights में उपलब्ध हो जाता है. स्टाफ़ को Work Insights का ऐक्सेस देने के लिए, आपको उन्हें अधिकार असाइन करने होंगे.

तय करना कि Work Insights में डेटा को कैसे फ़िल्टर करना है

यह तय करने के बाद कि Work Insights में किन उपयोगकर्ताओं का डेटा उपलब्ध कराना है, आपके पास यह चुनने का विकल्प होता है कि डैशबोर्ड पर डेटा को कैसे फ़िल्टर करना है. डेटा को इन तरह की टीमों के हिसाब से फ़िल्टर किया जा सकता है:

  • संगठन की वे इकाइयां जिनके लिए आपने Work Insights चालू किया है
  • ग्रुप जिन्हें आपने Admin console में अनुमति दी है

ध्यान दें: आपके पास अन्य स्टाफ़ को, खास तरह की टीमों के हिसाब से डेटा फ़िल्टर करने के अधिकार देने का विकल्प होता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, Work Insights का ऐक्सेस देना लेख पढ़ें.

फ़िल्टर करने के लिए, टीम के सदस्यों की ज़रूरी संख्या के बारे में जानकारी

Work Insights डैशबोर्ड पर, किसी टीम का डेटा अलग से सिर्फ़ तब फ़िल्टर किया जा सकता है, जब उसमें कम से कम 10 सदस्य हों. टीम के सदस्यों की ज़रूरी संख्या तय करने से, किसी एक उपयोगकर्ता के डेटा की पहचान होने से रोकने में मदद मिलती है. अगर किसी टीम में सदस्यों की संख्या ज़रूरी संख्या से कम है, तो वह Work Insights डैशबोर्ड पर फ़िल्टर में नहीं दिखेगी. हालांकि, उस टीम का डेटा, आपके संगठन की संरचना में उससे ऊपर मौजूद किसी भी टीम के एग्रीगेट किए गए डेटा में शामिल होता है.

उदाहरण: मान लें कि आपके पास Sales नाम की एक संगठन इकाई है, जिसमें 20 उपयोगकर्ता हैं. Sales की एक चाइल्ड संगठन इकाई है, जिसका नाम West Coast है. इसमें नौ उपयोगकर्ता हैं. आपको टीम फ़िल्टर में West Coast संगठन नहीं दिखेगा. हालांकि, इसका डेटा, Sales संगठन इकाई के मेट्रिक में शामिल होगा.

पहला चरण: संगठन की इकाइयों के लिए, Work Insights को चालू या बंद करना

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Work Insights पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. सेवा की स्थिति पर क्लिक करें.
  3. (ज़रूरी नहीं) किसी संगठन इकाई के लिए, सेवा को चालू या बंद करने के लिए:
    1. बाईं ओर, संगठन की इकाई चुनें.
    2. सेवा का स्टेटस बदलने के लिए, चालू करें या बंद करें को चुनें.
    3. कोई एक विकल्प चुनें:
      • अगर सेवा का स्टेटस इनहेरिट की गई पर सेट है और पैरंट सेटिंग में बदलाव होने के बावजूद आपको अपडेट की गई सेटिंग बनाए रखनी है, तो बदलें पर क्लिक करें.
      • अगर सेवा का स्टेटस बदली गई पर सेट है, तो पैरंट सेटिंग के जैसी सेटिंग वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें. अगर पैरंट सेटिंग में बदलाव होने के बावजूद नई सेटिंग बनाए रखनी है, तो सेव करें पर क्लिक करें.

        संगठन की संरचना के बारे में ज़्यादा जानें.

ध्यान दें: संगठन की इकाइयों को Work Insights डैशबोर्ड पर दिखने में 72 घंटे लग सकते हैं.

दूसरा चरण: (ज़रूरी नहीं) ग्रुप के लिए, Work Insights चालू करना

अहम जानकारी: आपको यह चरण सिर्फ़ तब करना होगा, जब आपको Work Insights डैशबोर्ड में किसी खास ग्रुप के हिसाब से डेटा फ़िल्टर करना हो और उस ग्रुप के सभी सदस्य, संगठन की ऐसी इकाई में न हों जिसके लिए Work Insights चालू है.

ग्रुप के लिए, Work Insights को बंद नहीं किया जा सकता. हालांकि, अगर आपने किसी ग्रुप के लिए Work Insights चालू किया है, तो आपके पास उसे बंद करने या उसकी स्थिति को अनसेट करने का विकल्प होता है.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Work Insights पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. सेवा की स्थिति पर क्लिक करें.
  3. बाईं ओर, ग्रुप में जाकर, कोई ग्रुप खोजें या चुनें.
  4. दाईं ओर, सेवा की स्थिति के बगल में मौजूद, चालू करें बॉक्स पर सही का निशान लगाएं.

    इसके अलावा, ग्रुप के लिए चालू करने की स्थिति हटाने के लिए, चालू करें बॉक्स से सही का निशान हटाएं.

  5. सेव करें पर क्लिक करें.

तीसरा चरण: (ज़रूरी नहीं) ग्रुप के हिसाब से फ़िल्टर करने की सुविधा सेट अप करना

Work Insights डैशबोर्ड में, ग्रुप के हिसाब से डेटा फ़िल्टर करने के लिए, आपको पहले उन्हें अनुमति देनी होगी.

Work Insights में ग्रुप को अनुमति देने के लिए:

Google Group का इस्तेमाल करके, ऑडिट लॉग को फ़िल्टर करने से आंकड़े बनाने और परफ़ॉर्मेंस को बेहतर बनाने में मदद मिल सकती है. ऐसा इसलिए, क्योंकि सिर्फ़ चुने गए ग्रुप को ट्रैक किया जाता है. आपको ग्रुप को, फ़िल्टर करने के लिए बनाए गए ग्रुप की अनुमति वाली सूची में साफ़ तौर पर जोड़ना होगा. ऐसा इसलिए, क्योंकि नतीजों में संवेदनशील जानकारी शामिल हो सकती है. जैसे, धर्म, लिंग, और अन्य डेटा.

नतीजे सिर्फ़ फ़िल्टर करने वाले ग्रुप के लिए दिखाए जा सकते हैं. ये नतीजे, ग्रुप को जोड़ने के बाद से लेकर उसे हटाने तक के डेटा के लिए दिखाए जा सकते हैं. ग्रुप को जोड़ने से पहले बनाए गए ऑडिट लॉग और इवेंट को, ग्रुप का इस्तेमाल करके फ़िल्टर नहीं किया जा सकता.

फ़िल्टर करने के लिए बनाए गए ग्रुप की अनुमति वाली सूची मैनेज करना

  1. Google Admin console में, फ़िल्टर करने के लिए बनाए गए ग्रुप के पेज पर जाएं.

  2. ग्रुप जोड़ें पर क्लिक करें.
  3. किसी ग्रुप को खोजने के लिए, उसके नाम या ईमेल पते के शुरुआती कुछ वर्ण डालें. अपनी पसंद का ग्रुप दिखने पर, उसे चुनें.
  4. (ज़रूरी नहीं) कोई दूसरा ग्रुप जोड़ने के लिए, उसे खोजें और चुनें.
  5. ग्रुप चुनने के बाद, जोड़ें पर क्लिक करें.
  6. (ज़रूरी नहीं) किसी ग्रुप को हटाने के लिए, ग्रुप हटाएं पर क्लिक करें.
  7. सेव करें पर क्लिक करें.

Work Insights, ग्रुप को जोड़ने के दिन से ही उसके सदस्यों के लिए डेटा का हिसाब लगाता है. हालांकि, Work Insights डैशबोर्ड पर डेटा दिखने में 12 घंटे लग सकते हैं.

अगला चरण

Work Insights चालू करने के बाद, Work Insights का ऐक्सेस देना लेख पढ़ें.