Kiểm soát những dữ liệu có trong Work Insights

Quyết định dữ liệu nào sẽ có trong Work Insights

Để cung cấp dữ liệu của người dùng trên trang tổng quan Work Insights, bạn cần đảm bảo rằng tính năng thu thập dữ liệu Work Insights đã được bật cho những người dùng đó. Theo mặc định, Work Insights được bật cho toàn bộ tổ chức của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể chọn dữ liệu cụ thể mà bạn muốn thu thập cho trang tổng quan:

• Bật hoặc tắt Work Insights cho các đơn vị tổ chức cụ thể. Nếu Work Insights được bật cho một đơn vị tổ chức, thì dữ liệu của người dùng trong đơn vị tổ chức đó sẽ có trên trang tổng quan Work Insights. Tìm hiểu thêm về đơn vị tổ chức.

• Bật Work Insights cho các nhóm cụ thể. Bạn chỉ cần thực hiện việc này nếu muốn lọc dữ liệu theo một nhóm cụ thể trong trang tổng quan Work Insights và tất cả thành viên của nhóm đó chưa thuộc một đơn vị tổ chức mà Work Insights được bật.

Quan trọng:

• Dữ liệu được tổng hợp—Tất cả dữ liệu của người dùng đều được tổng hợp thành các nhóm trên trang tổng quan Work Insights. Bạn không thể xem dữ liệu của từng người dùng.

• Các nhóm được ưu tiên hơn đơn vị tổ chức – Ví dụ: nếu người dùng thuộc một đơn vị tổ chức mà Work Insights bị tắt nhưng cũng thuộc một nhóm mà Work Insights được bật, thì dữ liệu của những người dùng đó sẽ có trong Work Insights.

• Không thể tắt tính năng thu thập dữ liệu cho người dùng có giấy phép không phải Frontline Plus hoặc Enterprise – Nếu bạn tắt Work Insights cho một đơn vị tổ chức có người dùng có giấy phép không phải Google Workspace Frontline Plus hoặc Enterprise, thì Work Insights sẽ tiếp tục thu thập dữ liệu cho những người dùng không phải Frontline Plus hoặc Enterprise. Trên trang tổng quan Work Insights, dữ liệu này sẽ xuất hiện cho mọi đơn vị tổ chức ở trên đơn vị tổ chức mà bạn đã tắt.

• Việc bật Work Insights không cấp quyền truy cập – Nếu bạn bật Work Insights cho một đơn vị tổ chức hoặc nhóm, thì bạn sẽ cung cấp dữ liệu của các thành viên trong đơn vị tổ chức hoặc nhóm đó trong Work Insights. Để cấp quyền truy cập vào Work Insights cho nhân viên, bạn cần chỉ định đặc quyền cho họ.

Quyết định cách bạn muốn lọc dữ liệu trong Work Insights

Sau khi chọn dữ liệu của người dùng nào sẽ có trong Work Insights, bạn có thể chọn cách lọc dữ liệu trên trang tổng quan. Bạn có thể lọc dữ liệu theo các loại nhóm sau:

• Đơn vị tổ chức mà bạn đã bật Work Insights
• Nhóm mà bạn đã cho phép trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên

Lưu ý: Bạn có thể cấp đặc quyền cho nhân viên khác để lọc dữ liệu theo các loại nhóm cụ thể. Để biết thông tin chi tiết, hãy chuyển đến phần Cấp quyền truy cập vào Work Insights.

Tìm hiểu về quy mô tối thiểu của nhóm để lọc

Bạn chỉ có thể lọc dữ liệu của một nhóm riêng biệt trên trang tổng quan Work Insights nếu nhóm đó có ít nhất 10 thành viên. Quy mô tối thiểu của nhóm giúp ngăn chặn việc xác định dữ liệu của từng người dùng. Nếu một nhóm không đáp ứng quy mô tối thiểu, thì nhóm đó sẽ không xuất hiện trong bộ lọc trên trang tổng quan Work Insights. Tuy nhiên, dữ liệu của nhóm đó sẽ được đưa vào dữ liệu tổng hợp cho mọi nhóm ở trên nhóm đó trong cơ cấu tổ chức của bạn.

Ví dụ: Giả sử bạn có một đơn vị tổ chức có tên là Sales, có 20 người dùng. Sales có một đơn vị tổ chức con có tên là West Coast, có 9 người dùng. Bạn sẽ không thấy tổ chức West Coast trong bộ lọc nhóm, nhưng dữ liệu của tổ chức đó sẽ được đưa vào các chỉ số cho đơn vị tổ chức Sales.

1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn Ứng dụng Google Workspace Work Insights.

   Chuyển đến Work Insights

   Yêu cầu có đặc quyền của quản trị viên Cài đặt dịch vụ.

2. Nhấp vào Trạng thái dịch vụ.
3. (Không bắt buộc) Cách bật hoặc tắt một dịch vụ cho một đơn vị tổ chức:
   1. Ở bên trái, hãy chọn đơn vị tổ chức đó.
   2. Để thay đổi Trạng thái dịch vụ, hãy chọn Bật hoặc Tắt.
   3. Chọn một phương án:
      • Nếu Trạng thái dịch vụ được đặt thành Đã kế thừa và bạn muốn giữ lại chế độ cài đặt đã cập nhật, ngay cả khi chế độ cài đặt chính thay đổi, hãy nhấp vào Ghi đè.
      • Nếu Trạng thái dịch vụ được đặt thành Bị ghi đè, hãy nhấp vào Kế thừa để chuyển về chế độ cài đặt giống với chế độ chính, hoặc nhấp vào Lưu để giữ lại chế độ cài đặt mới, ngay cả khi chế độ cài đặt chính thay đổi.

        Tìm hiểu thêm về cơ cấu tổ chức.

Lưu ý: Có thể mất đến 72 giờ thì các đơn vị tổ chức mới xuất hiện trên trang tổng quan Work Insights.

Quan trọng: Bạn chỉ cần thực hiện bước này nếu muốn lọc dữ liệu theo một nhóm cụ thể trong trang tổng quan Work Insights và tất cả thành viên của nhóm đó chưa thuộc một đơn vị tổ chức mà Work Insights được bật.

Bạn không thể tắt Work Insights cho các nhóm. Tuy nhiên, nếu bật Work Insights cho một nhóm, bạn có thể xoá hoặc huỷ đặt trạng thái bật của nhóm đó.

1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn Ứng dụng Google Workspace Work Insights.

   Chuyển đến Work Insights

   Yêu cầu có đặc quyền của quản trị viên Cài đặt dịch vụ.

2. Nhấp vào Trạng thái dịch vụ.
3. Ở bên trái, trong phần Nhóm, hãy tìm hoặc chọn một nhóm.
4. Ở bên phải, bên cạnh Trạng thái dịch vụ, hãy đánh dấu vào hộp Bật.

   Hoặc để xoá trạng thái bật cho nhóm, hãy bỏ đánh dấu hộp Bật.

5. Nhấp vào Lưu.

Để lọc dữ liệu theo nhóm trong trang tổng quan Work Insights, trước tiên, bạn cần cho phép các nhóm đó.

Cách cho phép các nhóm trong Work Insights:

Việc lọc nhật ký kiểm tra bằng một nhóm trên Google Groups có thể giúp xây dựng số liệu thống kê và cải thiện hiệu suất vì chỉ những nhóm đã chọn mới được theo dõi. Bạn phải thêm các nhóm một cách rõ ràng vào danh sách cho phép lọc theo nhóm vì kết quả có thể chứa thông tin nhạy cảm như tôn giáo, giới tính và các dữ liệu khác.

Kết quả chỉ có thể được trả về cho nhóm lọc bắt đầu từ thời điểm nhóm được thêm cho đến khi nhóm bị xoá. Không thể lọc nhật ký kiểm tra và sự kiện được tạo trước khi nhóm được thêm bằng nhóm đó.

Quản lý danh sách cho phép lọc theo nhóm

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google bằng tài khoản quản trị viên.

   Nếu không sử dụng tài khoản quản trị viên, bạn sẽ không thể truy cập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.

2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển đến trang Lọc theo nhóm.
3. Nhấp vào Thêm nhóm.
4. Tìm một nhóm bằng cách nhập vài ký tự đầu tiên trong tên hoặc địa chỉ email của nhóm đó. Khi thấy nhóm mà bạn muốn, hãy chọn nhóm đó.
5. (Không bắt buộc) Để thêm một nhóm khác, hãy tìm và chọn nhóm đó.
6. Khi bạn chọn xong nhóm, hãy nhấp vào Thêm.
7. (Không bắt buộc) Để xoá một nhóm, hãy nhấp vào Xoá nhóm .
8. Nhấp vào Lưu.

Work Insights tính toán dữ liệu cho các thành viên trong nhóm kể từ ngày bạn thêm nhóm, nhưng có thể mất đến 12 giờ thì dữ liệu mới xuất hiện trên trang tổng quan Work Insights.