שליטה בנתונים שזמינים ב-Work Insights

החלטה אילו נתונים יהיו זמינים בכלי 'תובנות לגבי העבודה'

כדי שנתוני המשתמשים יהיו זמינים בלוח הבקרה של 'תובנות לגבי העבודה', צריך לוודא שאיסוף הנתונים של 'תובנות לגבי העבודה' מופעל עבור המשתמשים האלה. כברירת מחדל, הכלי 'תובנות לגבי השימוש' מופעל בכל הארגון, אבל אתם יכולים לבחור אילו נתונים ספציפיים יוצגו בלוח הבקרה:

• הפעלה או השבתה של תובנות לגבי העבודה ביחידות ארגוניות ספציפיות. אם התכונה 'תובנות לגבי העבודה' מופעלת ליחידה ארגונית, הנתונים של המשתמשים ביחידה הארגונית זמינים במרכז הבקרה של התכונה. מידע נוסף על יחידות ארגוניות

• הפעלת Work Insights לקבוצות ספציפיות צריך לעשות את זה רק אם רוצים לסנן את הנתונים לפי קבוצה ספציפית בלוח הבקרה של'תובנות לגבי השימוש ב-Google Workspace', וכל חברי הקבוצה לא נמצאים כבר ביחידה ארגונית שהתובנות לגבי השימוש ב-Google Workspace מופעלות עבורה.

חשוב לדעת:

• הנתונים נצברים – כל הנתונים של המשתמשים נצברים בצוותים במרכז הבקרה של Work Insights. אי אפשר לראות את הנתונים של משתמש ספציפי.

• הקבוצות מקבלות עדיפות על פני היחידות הארגוניות – לדוגמה, אם משתמשים נמצאים ביחידה ארגונית שבה כלי התובנות של Work מושבת, אבל הם גם נמצאים בקבוצה שבה הוא מופעל, הנתונים של המשתמשים האלה יהיו זמינים בכלי התובנות של Work.

• אי אפשר להשבית את איסוף הנתונים עבור משתמשים עם רישיונות שאינם Frontline Plus או Enterprise – אם תשביתו את Work Insights ליחידה ארגונית שמכילה משתמשים עם רישיונות שאינם Google Workspace Frontline Plus או Enterprise, המערכת תמשיך לאסוף נתונים עבור המשתמשים שאין להם רישיונות Frontline Plus או Enterprise. במרכז הבקרה של תובנות לגבי העבודה, הנתונים האלה יופיעו לגבי כל היחידות הארגוניות שמעל היחידה שהשבתתם.

• הפעלה של Work Insights לא מספקת גישה – אם מפעילים את Work Insights ליחידה ארגונית או לקבוצה, הנתונים של חברי היחידה או הקבוצה יהיו זמינים ב-Work Insights. כדי לתת לאנשי הצוות גישה ל-Work Insights, צריך להקצות להם הרשאות.

החלטה לגבי סינון הנתונים ב-Work Insights

אחרי שבוחרים את הנתונים של המשתמשים שרוצים להציג ב-Work Insights, אפשר לבחור איך לסנן את הנתונים בלוח הבקרה. אפשר לסנן את הנתונים לפי סוגי הצוותים הבאים:

• יחידות ארגוניות שהפעלתם בהן את התובנות לגבי העבודה
• קבוצות שהרשיתם במסוף Admin

הערה: אתם יכולים להעניק לאנשי צוות אחרים הרשאות לסנן נתונים לפי סוגים ספציפיים של צוותים. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הענקת גישה ל-Work Insights.

הסבר על גודל הצוות המינימלי לסינון

אפשר לסנן את הנתונים של צוות בנפרד בלוח הבקרה של תובנות לגבי העבודה רק אם יש בו לפחות 10 חברים. גודל הצוות המינימלי עוזר למנוע זיהוי של נתונים של משתמשים ספציפיים. אם צוות לא עומד בדרישה המינימלית, הוא לא יופיע במסנן בלוח הבקרה של תובנות לגבי העבודה. עם זאת, הנתונים של הצוות הזה כלולים בנתונים המצטברים של כל הצוותים שמעליו במבנה הארגוני.

דוגמה: נניח שיש לכם יחידה ארגונית בשם Sales, שכוללת 20 משתמשים. ביחידה הארגונית מכירות יש יחידת צאצא ארגונית בשם החוף המערבי, שכוללת 9 משתמשים. הארגון West Coast לא יופיע במסנן הצוות, אבל הנתונים שלו ייכללו במדדים של היחידה הארגונית Sales.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace Work Insights.

   אל Work Insights

   כדי לעשות את זה נדרשת הרשאת אדמין לתובנות לגבי העבודה.

2. לוחצים על סטטוס השירות.
3. (אופציונלי) אם רוצים להפעיל או להשבית שירות ביחידה ארגונית:
   1. בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית.
   2. כדי לשנות את סטטוס השירות, לוחצים על מופעל או מושבת.
   3. בוחרים אחת מהאפשרויות הבאות:
      • אם ההגדרה של סטטוס השירות היא עבר בירושה ואתם רוצים שהבחירה שלכם תישמר גם אם ההגדרה הראשית תשתנה, לחצו על שינוי מברירת המחדל.
      • אם ההגדרה של סטטוס השירות היא בוטל ואתם רוצים לחזור לערך של ההגדרה הראשית, לחצו על קבלה בירושה. לחלופין, אם אתם רוצים שהבחירה שלכם תישמר גם אם ההגדרה הראשית תשתנה, לחצו על שמירה.

        מידע נוסף על מבנים ארגוניים

הערה: יכולות לחלוף עד 72 שעות עד שהיחידות הארגוניות יופיעו בלוח הבקרה של תובנות לגבי השימוש.

חשוב: צריך לבצע את השלב הזה רק אם רוצים לסנן את הנתונים לפי קבוצה ספציפית בלוח הבקרה של תובנות לגבי העבודה, וכל חברי הקבוצה לא נכללים כבר ביחידה ארגונית שהתובנות לגבי העבודה מופעלות עבורה.

אי אפשר להשבית את התכונה 'תובנות לגבי העבודה' לקבוצות. עם זאת, אם מפעילים את התכונה 'תובנות לגבי השימוש' עבור קבוצה, אפשר להסיר את הסטטוס שלה או לבטל את ההגדרה שלו.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace Work Insights.

   אל Work Insights

   כדי לעשות את זה נדרשת הרשאת אדמין לתובנות לגבי העבודה.

2. לוחצים על סטטוס השירות.
3. בצד ימין, בקטע קבוצות, מחפשים קבוצה או בוחרים קבוצה.
4. בצד שמאל, ליד סטטוס השירות, מסמנים את התיבה מופעל.

   לחלופין, כדי להסיר את הסטטוס 'מופעל' מהקבוצה, מבטלים את הסימון בתיבה מופעל.

5. לוחצים על שמירה.

כדי לסנן נתונים לפי קבוצות בלוח הבקרה של תובנות לגבי השימוש, צריך קודם לאפשר אותן.

כדי לאפשר שימוש בקבוצות ב-Work Insights:

סינון של יומני ביקורת באמצעות קבוצת Google יכול לעזור ליצור נתונים סטטיסטיים ולשפר את הביצועים, כי רק הקבוצות שנבחרו יעברו מעקב. אתם צריכים להוסיף את הקבוצות לרשימת ההיתרים של קבוצות הסינון באופן מפורש, כי התוצאות יכולות לכלול מידע רגיש כמו דת, מגדר ונתונים אחרים.

התוצאות יכולות להיות מוחזרות רק עבור קבוצת הסינון, החל מהרגע שבו הקבוצה נוספה ועד שהיא הוסרה. אי אפשר לסנן יומני ביקורת ואירועים שנוצרו לפני שהקבוצה נוספה באמצעות הקבוצה.

ניהול רשימת ההיתרים של קבוצות הסינון

1. במסוף Google Admin, עוברים לדף 'סינון קבוצות'.

   מעבר אל קבוצות סינון
2. לוחצים על הוספת קבוצות.
3. כדי לחפש קבוצה, מזינים את התווים הראשונים של השם או כתובת האימייל של הקבוצה. אם רואים את הקבוצה שרוצים, בוחרים אותה.
4. כדי להוסיף עוד קבוצה, מחפשים את הקבוצה ובוחרים אותה.
5. כשמסיימים לבחור קבוצות, לוחצים על הוספה.
6. (אופציונלי) כדי להסיר קבוצה, לוחצים על הסרת קבוצה .
7. לוחצים על שמירה.

הנתונים של חברי הקבוצה מחושבים ב-Work Insights החל מהיום שבו מוסיפים את הקבוצה, אבל יכול להיות שיחלפו עד 12 שעות עד שהנתונים יופיעו בלוח הבקרה של Work Insights.