रिपोर्टिंग के नियम, कस्टम नियम होते हैं. इनकी मदद से, लॉग इवेंट डेटा (इसे पहले "ऑडिट लॉग" कहा जाता था) के आधार पर सूचनाएं सेट अप की जा सकती हैं. यह डेटा, ऑडिट और जांच पेज पर दिखता है.
किसी नियम को कॉन्फ़िगर करने के लिए, नियम की शर्तें सेट अप करें. साथ ही, यह तय करें कि शर्तें पूरी होने पर कौनसी कार्रवाइयां की जानी चाहिए. नियम का मतलब है कि अगर x होता है, तो y अपने-आप हो जाएगा. उदाहरण के लिए, रिपोर्टिंग का कोई नियम सेट अप किया जा सकता है. इससे आपको तब सूचना मिलेगी, जब कोई उपयोगकर्ता Drive की किसी फ़ाइल को वेब पर दिखने के लिए सेट करेगा. नियम के ट्रिगर होने पर, ईमेल सूचनाएं और चेतावनी केंद्र में चेतावनियां पाने के लिए भी नियम सेट अप किया जा सकता है.
रिपोर्टिंग के नियम बनाते समय, इन बातों का ध्यान रखें:
- रिपोर्टिंग के नियम बनाने और उन्हें देखने की सुविधा, आपके Google Workspace के वर्शन और एडमिन के तौर पर मिले अधिकारों पर निर्भर करती है. इसके अलावा, रिपोर्टिंग के नियम सिर्फ़ उन एडमिन के लिए उपलब्ध हैं जिनके पास डोमेन है. सिर्फ़ डोमेन वाले एडमिन को रिपोर्टिंग के नियम से जुड़ी सूचनाएं या ईमेल मिल सकते हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, रिपोर्टिंग के नियमों और गतिविधि के नियमों को एडमिन के तौर पर ऐक्सेस करना लेख पढ़ें.
- हालांकि, Enterprise Plus जैसे Google Workspace के प्रीमियम वर्शन इस्तेमाल करने वाले एडमिन, सुरक्षा जांच टूल की मदद से गतिविधि के ज़्यादा बेहतर नियम बना सकते हैं. प्रीमियम वर्शन इस्तेमाल करने वाले कुछ एडमिन, रिपोर्टिंग के नियम बना सकते हैं. हालांकि, ऐसा सिर्फ़ कुछ खास डेटा सोर्स के लिए किया जा सकता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, रिपोर्टिंग के नियमों और गतिविधि के नियमों को ऐक्सेस करने का एडमिन का अधिकार और जांच टूल की मदद से गतिविधि के नियम बनाना लेख पढ़ें.
- रिपोर्टिंग का नया नियम बनाने पर, चेतावनी केंद्र में उस नियम से जुड़ी चेतावनियां डिफ़ॉल्ट रूप से चालू हो जाती हैं. अगर आपको रिपोर्टिंग के किसी मौजूदा नियम के लिए सूचना पाने की सुविधा चालू या बंद करनी है, तो चेतावनी केंद्र पर जाकर ऐसा किया जा सकता है. निर्देशों के लिए, सूचनाएं पाने की सुविधा चालू या बंद करने के लिए नियमों का इस्तेमाल करना पर जाएं.
- रिपोर्टिंग का कोई नियम बनाने या उसमें बदलाव करने पर, उसे लागू होने में 24 घंटे लग सकते हैं.
रिपोर्टिंग का नियम बनाना
Google Admin Console में, 'नियम' पेज पर जाकर रिपोर्टिंग के नियम बनाए जा सकते हैं. ज़्यादा से ज़्यादा 50 सूचनाएं सेट अप की जा सकती हैं.
यह तरीका अपनाएं:
- Google Admin console के होम पेज पर, नियम
नियम बनाएं गतिविधि पर क्लिक करें. - नियम का नाम डालें. उदाहरण के लिए, बाहरी डेटा शेयर करना.
- ब्यौरा डालें. उदाहरण के लिए, अगर दस्तावेज़ कंपनी के बाहर शेयर किए जाते हैं, तो सूचना दें.
- अगला चरण: शर्तें देखें पर क्लिक करें.
- कोई डेटा सोर्स चुनें. उदाहरण के लिए, एडमिन के लॉग इवेंट.
- कोई फ़िल्टर जोड़ें पर क्लिक करें.
फ़िल्टर के लिए कोई एट्रिब्यूट चुनें. उदाहरण के लिए, ऐक्टर, डिवाइस टाइप या इवेंट.
ध्यान दें: हर डेटा सोर्स के लिए एट्रिब्यूट और उनके ब्यौरे की पूरी सूची देखने के लिए, ऑडिट और जांच के लिए डेटा सोर्स पेज पर जाएं. इसके बाद, डेटा सोर्स की सूची में से सहायता लेख चुनें.
फ़िल्टर के लिए कोई वैल्यू चुनें. उदाहरण के लिए, इवेंट का टाइप, जैसे कि दस्तावेज़ के मालिकाना हक को ट्रांसफ़र करना या ऐक्टर का ईमेल पता.
- इस एट्रिब्यूट के लिए सिर्फ़ एक वैल्यू जोड़ी जा सकती है. उदाहरण के लिए, Actor में सिर्फ़ एक उपयोगकर्ता शामिल हो सकता है. एक से ज़्यादा वैल्यू शामिल करने के लिए, शर्त बनाने वाले टूल का इस्तेमाल करके OR ऑपरेटर जोड़ें. इसके बाद, उसी एट्रिब्यूट को अतिरिक्त वैल्यू के साथ जोड़ें.
- नियम में कई फ़िल्टर जोड़े जा सकते हैं. इसके लिए, कोई फ़िल्टर जोड़ें पर फिर से क्लिक करें. इसके बाद, कोई एट्रिब्यूट चुनें और वैल्यू डालें.
अगला चरण: कार्रवाइयां जोड़ें पर क्लिक करें.
चुनें कि क्या आपको इस नियम के लिए, चेतावनी केंद्र में सूचना चाहिए.
ज़्यादा, सामान्य या कम में से कोई एक विकल्प चुना जा सकता है. सभी सुपर एडमिन बॉक्स पर सही का निशान लगाकर, ईमेल सूचनाएं भेजने का विकल्प भी चुना जा सकता है. इसके अलावा, नियम लागू होने पर चुने गए एडमिन को ईमेल भेजने के लिए, ईमेल पाने वाले लोगों के पते जोड़ें पर क्लिक करें.
नियम की जानकारी देखने या उसमें बदलाव करने के लिए, अगला: समीक्षा करें पर क्लिक करें.
नियम बनाएं पर क्लिक करें.
ध्यान दें: रिपोर्टिंग के नियमों में, OR ऑपरेटर के साथ जोड़ी गई शर्तों का इस्तेमाल नहीं किया जा सकता. रिपोर्टिंग का नियम सेट अप करते समय, कंडिशन बिल्डर टैब का इस्तेमाल किया जा सकता है. इसमें फ़िल्टर को AND ऑपरेटर के साथ शर्तों के तौर पर दिखाया जाता है. खोज के नतीजों को फ़िल्टर करने के लिए, फ़िल्टर टैब का इस्तेमाल करके, सामान्य पैरामीटर और वैल्यू पेयर भी शामिल किए जा सकते हैं.
रिपोर्टिंग के नियमों को देखना और उनमें बदलाव करना
नियमों वाले पेज पर जाकर, अपने नियम की जानकारी देखी जा सकती है या उसमें बदलाव किया जा सकता है. आपको अपने डोमेन के एडमिन की ओर से बनाए गए सभी नियमों की सूची भी दिख सकती है.
नियम वाले पेज पर, ये कार्रवाइयां की जा सकती हैं:
- फ़िल्टर जोड़ें पर क्लिक करके, नियमों की सूची को फ़िल्टर करें.
- किसी नियम की जानकारी देखने और उसमें बदलाव करने के लिए, उस नियम पर क्लिक करें.
- नियम मिटाएं.
- नए नियम बनाएं.
ध्यान दें: रिपोर्ट करने का नियम बनाने, देखने या उसमें बदलाव करने के लिए, आपके पास रिपोर्ट करने का अधिकार होना चाहिए.
ईमेल सूचनाएं
अगर आपने अपने नियम के लिए ईमेल सूचनाएं सेट अप की हैं, तो नियम ट्रिगर होने पर ईमेल, चुने गए लोगों को भेजे जाते हैं. ईमेल से मिलने वाली सूचना में, उस नियम की खास जानकारी होती है जिसकी वजह से सूचना ट्रिगर हुई है. इसमें नियम का नाम, थ्रेशोल्ड की जानकारी, सोर्स डेटा वगैरह शामिल होता है. जिन एडमिन को ईमेल से सूचना मिलती है वे चेतावनी देखें पर क्लिक करके, चेतावनी केंद्र में चेतावनी की जानकारी वाले पेज पर जा सकते हैं.
ध्यान दें कि रिपोर्टिंग के नियमों को सिर्फ़ इंटरनल डोमेन के उपयोगकर्ताओं को ईमेल भेजने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है. हालांकि, एडमिन अब भी Google Groups के ज़रिए, बाहरी ईमेल पतों पर सूचनाएं पाने की सुविधा को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं.