अपने संगठन की Drive इन्वेंट्री एक्सपोर्ट करना

यह सुविधा इन वर्शन में इस्तेमाल की जा सकती है: Frontline Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Standard और Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Cloud Identity Premium. अपने वर्शन की तुलना करें

एडमिन के तौर पर, अपने संगठन की Google Drive इन्वेंट्री को BigQuery में एक्सपोर्ट किया जा सकता है. इन्वेंट्री में, हर फ़ाइल से जुड़ा मेटाडेटा शामिल होता है. जैसे, साइज़, लागू किए गए लेबल, और किसके साथ शेयर किया गया है. हालांकि, इसमें फ़ाइलों का कॉन्टेंट शामिल नहीं होता. इसमें, शेयर की गई ड्राइव से जुड़ा मेटाडेटा भी शामिल होता है. जैसे, नाम. इस जानकारी की समीक्षा करके, यह आकलन किया जा सकता है कि संवेदनशील फ़ाइलों को ऐक्सेस करने की अनुमति देने से, आपके संगठन के कानूनी, अनुपालन, और डेटा सुरक्षा के लक्ष्यों को पूरा किया जा सकता है या नहीं.

जब आपकी Drive इन्वेंट्री, BigQuery में होती है, तब Data Studio और तीसरे पक्ष के विज़ुअलाइज़ेशन पार्टनर जैसे विश्लेषण टूल का इस्तेमाल करके, कस्टम रिपोर्ट और डैशबोर्ड बनाए जा सकते हैं.

ध्यान दें:

पहला चरण. अपनी Drive इन्वेंट्री के लिए, BigQuery प्रोजेक्ट और डेटासेट सेट अप करना

  1. Google Cloud Console में, कोई चालू BigQuery प्रोजेक्ट बनाएं या खोलें.
    ज़्यादा जानकारी के लिए, प्रोजेक्ट बनाना और मैनेज करना लेख पढ़ें.
  2. अगर प्रोजेक्ट के लिए बिलिंग चालू नहीं है, तो उसे चालू करें.
  3. प्रोजेक्ट के लिए, IAM पेज पर जाएं.
  4. Google Workspace के एडमिन खातों को, डेटा प्रोसेसिंग और देखने के लिए एक्सपोर्ट का ऐक्सेस दें. BigQuery की IAM भूमिकाओं और अनुमतियों के बारे में ज़्यादा जानें. साथ ही, यह भी जानें कि संसाधनों के ऐक्सेस को कैसे कंट्रोल किया जाता है. जिन Google Workspace खातों को एक्सपोर्ट का ऐक्सेस देना है उनके लिए:
    1. प्रिंसिपल की सूची में सबसे ऊपर, ऐक्सेस दें पर क्लिक करें.
    2. प्रिंसिपल जोड़ें में, Google Workspace खाते का ईमेल पता डालें.
    3. BigQuery डेटा एडिटर (bigquery.dataEditor) की भूमिका पर क्लिक करें. अहम जानकारी: BigQuery से जुड़ी अन्य भूमिकाएं ढूंढने के लिए, फ़िल्टर करें पर क्लिक करें और BigQuery डालें.
    4. सेव करें पर क्लिक करें.
  5. अपने और किसी अन्य एडमिन को, प्रोजेक्ट पर IAM एडमिन की अनुमति दें. यह एडमिन, Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने की सुविधा को मैनेज करेगा:
    1. उसी IAM पेज पर, किसी मौजूदा प्रिंसिपल पर क्लिक करें या पिछले चरण की तरह कोई नया प्रिंसिपल शुरू करें.
    2. Resource Manager की भूमिका पर क्लिक करें और प्रोजेक्ट IAM एडमिन चुनें.
    3. सेव करें पर क्लिक करें.
  6. Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने के बाद, उसे सेव करने के लिए कोई BigQuery डेटासेट ढूंढें या बनाएं.
    1. नेविगेशन मेन्यू इसके बाद BigQuery पर क्लिक करें.
    2. बाईं ओर मौजूद एक्सप्लोरर पैनल में, मौजूदा डेटासेट की सूची देखने के लिए अपना प्रोजेक्ट बड़ा करें.
    3. अगर आपको कोई डेटासेट इस्तेमाल करना है, तो अगले चरण में इस्तेमाल करने के लिए उसका आईडी नोट करें.
    4. अगर आपको कोई नया डेटासेट इस्तेमाल करना है, तो डेटासेट बनाना लेख पढ़ें. अगले चरण में इस्तेमाल करने के लिए, डेटासेट का नाम नोट करें.

दूसरा चरण. Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने की सुविधा चालू करना और सेट अप करना

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद रिपोर्टिंग इसके बाद डेटा इंटिग्रेशन पर जाएं. Education के एडमिन के लिए, BigQuery में डेटा एक्सपोर्ट पर जाएं. इससे डेटा इंटिग्रेशन पेज खुलता है.

    इसके लिए, आपके पास रिपोर्ट से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना ज़रूरी है.

  2. Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने की सुविधा पर क्लिक करें.
  3. Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने की सुविधा चालू करने के लिए, Drive इन्वेंट्री की रिपोर्ट को Google BigQuery में एक्सपोर्ट करने की सुविधा चालू करें बॉक्स को चुनें.
  4. BigQuery प्रोजेक्ट आईडी में जाकर, वह प्रोजेक्ट चुनें जिसमें आपको Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने के बाद, उसे सेव करना है. अगर आपको प्रोजेक्ट नहीं दिख रहा है, तो इसे BigQuery में सेट अप करना होगा. ज़्यादा जानकारी के लिए, Google Cloud Console का इस्तेमाल करके, क्विकस्टार्ट करना लेख पढ़ें.
  5. प्रोजेक्ट में मौजूद डेटासेट में, उस डेटासेट का नाम डालें जिसका इस्तेमाल, प्रोजेक्ट में Drive इन्वेंट्री को सेव करने के लिए करना है. अगर आपके पास पहले से कोई डेटासेट नहीं है, तो डेटासेट बनाना लेख में दिए गए चरण देखें.
  6. एक्सपोर्ट का शेड्यूल में, हर हफ़्ते या हर दिन चुनें.
  7. सेव करें पर क्लिक करें. अगर आपको 'सेव नहीं किया जा सकता' गड़बड़ी का मैसेज मिलता है, तो Google Cloud Console में इन समस्याओं की जांच करें:
    1. अपने प्रोजेक्ट के लिए, IAM पेज पर जाएं और पक्का करें कि आपके खाते के पास प्रोजेक्ट IAM एडमिन (resourcemanager.projects.setIamPolicy) की भूमिका हो. अगर ऐसा नहीं है, तो अपने खाते के लिए वह भूमिका असाइन करें.
    2. नीति से जुड़ी समस्या हल करने वाले टूल पर जाएं और देखें कि क्या किसी 'अनुमति नहीं दें' नीति की वजह से, आपको प्रोजेक्ट का ऐक्सेस नहीं मिल रहा है. ज़्यादा जानकारी के लिए, नीतियों से जुड़ी समस्याएं हल करना लेख पढ़ें.

एक्सपोर्ट की सुविधा चालू करने के बाद, पहला एक्सपोर्ट 1–2 हफ़्तों में BigQuery में दिखना चाहिए. इसके बाद, एक्सपोर्ट को हर हफ़्ते या हर दिन अपडेट किया जाता है. यह इस बात पर निर्भर करता है कि आपने सेटअप में कौनसा विकल्प चुना है.

तीसरा चरण. (ज़रूरी नहीं) डेटा के खत्म होने का समय अपडेट करना

डेटा एक्सपोर्ट के लिए, डिफ़ॉल्ट रूप से 60 दिनों की समयसीमा तय होती है. इसके बाद, डेटा को Google Cloud से मिटा दिया जाता है.

समयसीमा बदलने के लिए, टेबल के डिफ़ॉल्ट रूप से खत्म होने के समय को अपडेट करना लेख पढ़ें.

चौथा चरण. एक्सपोर्ट की निगरानी करना और गड़बड़ियों के लिए चेतावनियां सेट अप करना

Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने से जुड़े इवेंट, एडमिन के लॉग इवेंट में शामिल होते हैं. सुरक्षा जांच टूल में, Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने से जुड़े इवेंट खोजे जा सकते हैं और चेतावनियां सेट अप की जा सकती हैं.

इवेंट का नाम जानकारी
Drive इन्वेंट्री की रिपोर्ट को एक्सपोर्ट करने की प्रोसेस पूरी हुई यह लॉग तब होता है, जब एक्सपोर्ट की प्रोसेस पूरी हो जाती है.
Drive इन्वेंट्री की रिपोर्ट को एक्सपोर्ट करने की प्रोसेस पूरी नहीं हुई यह लॉग तब होता है, जब एक्सपोर्ट की प्रोसेस पूरी नहीं होती. एक्सपोर्ट की प्रोसेस पूरी न होने पर, सूचना पाने के लिए कोई चेतावनी कॉन्फ़िगर की जा सकती है. इस समस्या को हल करने के लिए, इस पेज पर एक्सपोर्ट न होने और गड़बड़ी के मैसेज से जुड़ी समस्याएं हल करना लेख पढ़ें.
Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने का कॉन्फ़िगरेशन बनाया गया यह लॉग तब होता है, जब कोई एडमिन, Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने की सुविधा सेट अप करता है.
Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने का कॉन्फ़िगरेशन अपडेट किया गया यह लॉग तब होता है, जब प्रोजेक्ट या डेटासेट अपडेट किया जाता है.
Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने का कॉन्फ़िगरेशन मिटाने की प्रोसेस शुरू की गई यह लॉग तब होता है, जब कोई एडमिन, Admin console में Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने का कॉन्फ़िगरेशन मिटाता है. ऐसा हो सकता है कि एडमिन के कॉन्फ़िगरेशन मिटाने की प्रोसेस शुरू करने और कॉन्फ़िगरेशन के असल में मिटने के बीच कुछ समय लगे.

पांचवां चरण. Drive इन्वेंट्री के डेटासेट का विश्लेषण करना

अपने डेटा का विश्लेषण सीधे BigQuery में किया जा सकता है. खास जानकारी के लिए, BigQuery में डेटा का विश्लेषण करने की खास जानकारी | Google Cloud लेख पढ़ें. ज़्यादा जानकारी के लिए, BigQuery में Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने के लिए स्कीमा और क्वेरी के उदाहरण लेख पढ़ें.

एक्सपोर्ट न होने और गड़बड़ी के मैसेज से जुड़ी समस्याएं हल करना

अगर Admin console में कॉन्फ़िगरेशन सेव करने के बाद भी, आपको BigQuery में Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने की सुविधा नहीं दिखती है, तो इन समस्याओं और उन्हें हल करने के तरीके की समीक्षा करें.

गड़बड़ी का मैसेज ठीक करने का तरीका
यह BigQuery डेटासेट मौजूद नहीं है अगर आपने Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने की सुविधा चालू करने के बाद, वह डेटासेट मिटा दिया है जिसमें रिपोर्ट सेव की जानी थीं, तो आपको यह गड़बड़ी दिखेगी. डेटासेट आईडी को किसी मौजूदा डेटासेट के आईडी से बदलें.
यह BigQuery प्रोजेक्ट मौजूद नहीं है अगर आपने Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने की सुविधा चालू करने के बाद, वह BigQuery प्रोजेक्ट मिटा दिया है जिसमें रिपोर्ट सेव की जानी थीं, तो आपको यह गड़बड़ी दिखेगी. रिपोर्ट सेव करने के लिए, कोई नया BigQuery प्रोजेक्ट और डेटासेट सेट करें.
इस BigQuery डेटासेट पर, Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने की सुविधा के सेवा खाते की अनुमतियां हटा दी गई हैं Google Cloud Console में, पुष्टि करें कि सेवा खाते के पास डेटासेट पर एडिटर का ऐक्सेस है.
इस BigQuery प्रोजेक्ट के लिए, Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने की सुविधा के सेवा खाते की अनुमतियां हटा दी गई हैं Google Cloud Console में, पुष्टि करें कि सेवा खाते के पास प्रोजेक्ट पर BigQuery.jobUser का ऐक्सेस है.
अपने प्रोजेक्ट के लिए बिलिंग सेट अप करें

अगर आपने अपनी सदस्यता डाउनग्रेड की है, तो हो सकता है कि अब उसमें Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने की सुविधा उपलब्ध न हो. अपने Admin console में, मेन्यू > बिलिंग > सदस्यताएं पर जाएं और पुष्टि करें कि आपकी सदस्यता इनमें से कोई एक है:

यह सुविधा इन वर्शन में इस्तेमाल की जा सकती है: Frontline Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Standard और Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Cloud Identity Premium. अपने वर्शन की तुलना करें

Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने की सुविधा वाले वर्शन पर स्विच करने के बाद, रिपोर्ट एक्सपोर्ट होने में दो हफ़्ते लग सकते हैं.

आपको Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने की सुविधा से लिंक किए गए Google Cloud प्रोजेक्ट के लिए बिलिंग भी सेट अप करनी होगी, क्योंकि Drive इन्वेंट्री को BigQuery में एक्सपोर्ट करने पर शुल्क लगता है. पक्का करें कि प्रोजेक्ट के लिए बिलिंग चालू हो.

ऐसी कमियां जिनके बारे में पता है

  • ऐसा हो सकता है कि Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने पर, ऐसे Jamboard की फ़ाइलें या Google Vids से बनाए गए वीडियो शामिल न किए जाएं जिन पर किसी का दावा नहीं है.

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या Drive इन्वेंट्री को BigQuery में एक्सपोर्ट करने पर शुल्क लगता है?

हां. स्टोरेज का शुल्क, BigQuery प्रोजेक्ट के लिए बिल किया जाता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, BigQuery के लिए अपने बिलिंग खाते की कीमत से जुड़ी जानकारी देखें. Google Cloud के प्राइसिंग कैलकुलेटर की मदद से, स्टोरेज के शुल्क का अनुमान लगाया जा सकता है. 10 लाख फ़ाइलों के मेटाडेटा के लिए, BigQuery में करीब 1.5 जीबी फ़िज़िकल स्टोरेज का इस्तेमाल होता है.

क्या Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने की सुविधा, Google Workspace की सेवा की शर्तों के तहत आती है?

नहीं. Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने की सुविधा, Google Cloud Platform की सेवा की शर्तों या Google Cloud Platform के इस्तेमाल को कंट्रोल करने वाले आपके समझौते के तहत आती है.

Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने पर, कौनसा डेटा शामिल किया जाता है?

ज़्यादा जानकारी के लिए, स्कीमा देखें.

क्या मैं BigQuery प्रोजेक्ट आईडी या डेटासेट बदल सकता/सकती हूं?

हां. बस, यह याद रखें कि आपके नए एक्सपोर्ट और बदलाव से पहले का आखिरी एक्सपोर्ट, अलग-अलग जगहों पर होगा.

क्या मैं उसी BigQuery प्रोजेक्ट में एक्सपोर्ट कर सकता/सकती हूं जिसका इस्तेमाल, BigQuery में सर्विस लॉग एक्सपोर्ट करने के लिए किया जाता है?

हां. अगर आपने BigQuery में सर्विस लॉग एक्सपोर्ट करने की सुविधा भी सेट अप की है, तो एक ही प्रोजेक्ट आईडी और डेटासेट का इस्तेमाल किया जा सकता है. आपकी Drive इन्वेंट्री, प्रोजेक्ट में किसी दूसरी टेबल में जाएगी.

क्या मैं Drive इन्वेंट्री को BigQuery में एक्सपोर्ट करने की सुविधा बंद कर सकता/सकती हूं?

हां. अगर आपको Drive इन्वेंट्री को BigQuery में एक्सपोर्ट नहीं करना है, तो अपने Admin console में, Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने का कॉन्फ़िगरेशन मिटाया जा सकता है.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद रिपोर्टिंग इसके बाद डेटा इंटिग्रेशन पर जाएं. Education के एडमिन के लिए, BigQuery में डेटा एक्सपोर्ट पर जाएं. इससे डेटा इंटिग्रेशन पेज खुलता है.

    इसके लिए, आपके पास रिपोर्ट से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना ज़रूरी है.

  2. Drive इन्वेंट्री पर क्लिक करें.
  3. BigQuery प्रोजेक्ट आईडी पर क्लिक करें और प्रोजेक्ट चुनें.
  4. मिटाएं पर क्लिक करें.
  5. पुष्टि करने के लिए, मिटाएं पर फिर से क्लिक करें.

अब आपकी Drive इन्वेंट्री एक्सपोर्ट नहीं होगी. डेटासेट, प्रोजेक्ट में मौजूदा डेटा के साथ बना रहेगा. हालांकि, डेटा के खत्म होने पर उसे मिटा दिया जाएगा.

Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने की सुविधा फिर से शुरू करने के लिए, कोई प्रोजेक्ट आईडी जोड़ें.

मेरे BigQuery प्रोजेक्ट और डेटासेट में सेवा खाते क्यों जोड़े जाते हैं?

आपको अपने BigQuery प्रोजेक्ट और डेटासेट के लिए, अनुमतियों की सूची में id@gcp-sa-statefulreporting.iam.gserviceaccount.com नाम का एक सेवा खाता और drive-inventory-reporting@system.gserviceaccount.com नाम का दूसरा सेवा खाता दिख सकता है. बीटा वर्शन के दौरान, एक सेवा खाते का इस्तेमाल Drive से मेटाडेटा पढ़ने के लिए किया जाता है. वहीं, दूसरे सेवा खाते का इस्तेमाल, आपकी Drive इन्वेंट्री को BigQuery में सेव करने के लिए किया जाता है.

Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने की सुविधा सेट अप करने की कोशिश करते समय, मुझे सेवा खाते से जुड़ी गड़बड़ी क्यों मिलती है?

अगर किसी संगठन की नीति के तहत, सेवा खाते id@gcp-sa-statefulreporting.iam.gserviceaccount.com और drive-inventory-reporting@system.gserviceaccount.com को अनुमतियों की सूची में शामिल नहीं किया जा सकता, तो सेवा खातों को अपवाद के तौर पर सेट करें. iam.managed.allowedPolicyMembers मैनेज की गई पाबंदी या iam.googleapis.com/AllowPolicy संसाधन का रेफ़रंस देने वाली कस्टम संगठन नीति का इस्तेमाल करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, डोमेन के हिसाब से शेयर करने पर लगी पाबंदियों के लिए अपवाद कॉन्फ़िगर करना लेख पढ़ें.

Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने की सुविधा सेट अप करने की कोशिश करते समय, मुझे अनुमतियों से जुड़ी गड़बड़ी क्यों मिलती है?

Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने की सुविधा सेट अप करने के लिए, आपके पास प्रोजेक्ट पर 'अनुमति दें' नीतियों को देखने और मैनेज करने की अनुमतियां होनी चाहिए. Google Cloud Console में, IAM पेज पर जाएं और अपने Google Workspace एडमिन खाते को प्रोजेक्ट IAM एडमिन (roles/resourcemanager.projectIamAdmin) की भूमिका असाइन करें.

क्या Drive इन्वेंट्री को एक्सपोर्ट करने की सुविधा के लिए, डेटा को अलग-अलग क्षेत्रों में सेव करने की सुविधा उपलब्ध है?

हां. अगर आपने अपने Admin console में, डेटा को अलग-अलग क्षेत्रों में सेव करने की नीति सेट अप की है, तो आपका डेटा उसी क्षेत्र में प्रोसेस किया जाता है. हालांकि, आपके BigQuery एक्सपोर्ट, उस क्षेत्र में सेव किए जाते हैं जिसे डेटासेट बनाते समय आपने तय किया था. ज़्यादा जानकारी के लिए, BigQuery में डेटा की जगह की जानकारी लेख पढ़ें