ייצוא של המלאי ב-Drive של הארגון

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Frontline Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Education Standard ו-Education Plus,‏ Enterprise Essentials Plus ו-Cloud Identity Premium. השוואה בין המהדורות

אדמינים יכולים לייצא את מלאי Google Drive של הארגון ל-BigQuery. המלאי כולל מטא-נתונים שמשויכים לכל קובץ, כמו גודל, תוויות שהוחלו ועם מי הקובץ שותף, אבל לא את תוכן הקבצים. הוא כולל גם מטא-נתונים שקשורים לאחסון שיתופי, כמו שמות. אתם יכולים לבדוק את המידע הזה כדי להעריך אם הגישה לקבצים רגישים עומדת ביעדים הרגולטוריים, בתאימות וביטחון הנתונים של הארגון.

אחרי שמטא-נתונים ב-Drive יהיו ב-BigQuery, תוכלו ליצור דוחות ומרכזי בקרה בהתאמה אישית באמצעות כלים לניתוח נתונים כמו Data Studio ושותפים של צד שלישי ליצירת תרשימים.

שימו לב:

• חלק מהשלבים בדף הזה מתבצעים במסוף Google Cloud כי Google BigQuery הוא מוצר של Google Cloud.

• צריך להגדיר חיוב לפרויקט בענן ב-Google Cloud כי יש עלות לשליחת שאילתות ולאחסון של מטא-נתונים ב-Drive ב-BigQuery. פרטים נוספים זמינים במאמר פרטי התמחור של BigQuery בחשבון לחיוב. אתם יכולים להעריך את עלויות האחסון באמצעות מחשבון התמחור של Google Cloud. הנתונים של 1 מיליון קבצים תופסים נפח אחסון פיזי של כ-1.5GB ב-BigQuery.

• כדי להגדיר ייצוא של דוח מטא-נתונים ב-Drive, אתם צריכים רישיון נתמך, אבל הדוח כולל נתונים של כל המשתמשים שלכם.

• מטא-נתונים ב-Drive מיוצאים מדי שבוע, אבל אפשר לבחור לייצא אותם מדי יום. הייצוא מחליף את הייצוא הקודם. כדי לשמור את הייצוא הקודם, אפשר להשתמש בשירות העברת הנתונים ל-BigQuery כדי להעתיק את מערך הנתונים באופן אוטומטי.

• יש סיכוי קטן שבייצוא של מלאי הפריטים ב-Drive לא יופיעו מטא-נתונים של קבצים מסוימים. במקרים נדירים, יכול להיות שקבצים מסוימים לא ייכללו בייצוא.

שלב 1. הגדרה של פרויקט ומערך נתונים ב-BigQuery למטא-נתונים ב-Drive

1. במסוף Google Cloud, יוצרים פרויקט פעיל ב-BigQuery או פותחים פרויקט פעיל.
   פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא יצירה וניהול של פרויקטים.
2. מפעילים את החיוב בפרויקט אם הוא עדיין לא מופעל.
3. עוברים אל דף IAM של הפרויקט.
4. נותנים לחשבונות אדמין ב-Google Workspace גישה לייצוא לצורך עיבוד והצגה של הנתונים. מידע נוסף על תפקידים והרשאות של IAM ב-BigQuery ועל בקרת גישה למשאבים לכל חשבון Google Workspace שרוצים לתת לו גישה לייצוא:
   1. בחלק העליון של רשימת הגורמים המורשים, לוחצים על Grant Access (הענקת גישה).
   2. בקטע Add principals, מזינים את כתובת האימייל של חשבון Google Workspace.
   3. לוחצים על התפקיד BigQuery Data Editor (bigquery.dataEditor). טיפ: לוחצים על Filter (סינון) ומזינים BigQuery כדי למצוא תפקידים ספציפיים אחרים ל-BigQuery.
   4. לוחצים על שמירה.
5. נותנים לעצמכם ולאדמינים אחרים שינהלו את ייצוא מטא-נתונים ב-Drive את הרשאת האדמין ב-IAM בפרויקט:
   1. באותו דף של IAM, לוחצים על ישות קיימת או מתחילים ישות חדשה כמו בשלב הקודם.
   2. לוחצים על התפקיד Resource Manager (ניהול משאבים) ובוחרים באפשרות Project IAM Admin (אדמין של IAM בפרויקט).
   3. לוחצים על שמירה.
6. מוצאים או יוצרים קבוצת נתונים ב-BigQuery לאחסון של מטא-נתונים ב-Drive.
   1. לוחצים על תפריט הניווט BigQuery.
   2. בחלונית Explorer בצד ימין, מרחיבים את הפרויקט כדי לראות את רשימת מערכי הנתונים הקיימים.
   3. אם יש מערך נתונים שרוצים להשתמש בו, צריך לרשום את המזהה שלו כדי להשתמש בו בשלב הבא.
   4. אם רוצים להשתמש במערך נתונים חדש, עוברים אל יצירת מערכי נתונים ורושמים את שם מערך הנתונים כדי להשתמש בו בשלב הבא.

שלב 2. הפעלה והגדרה של ייצוא מטא-נתונים ב-Drive

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט דיווח שילוב נתונים (או ייצוא ל-BigQuery לאדמינים של מהדורת Education, שפותח את הדף 'שילוב נתונים').

   מעבר אל 'שילובי נתונים'

   כדי לעשות את זה נדרשת הרשאת האדמין דוחות.

2. לוחצים על ייצוא של מטא-נתונים ב-Drive.
3. מסמנים את התיבה הפעלת הייצוא של דוח מטא-נתונים ב-Drive ל-Google BigQuery כדי להפעיל את הייצוא של מטא-נתונים ב-Drive.
4. בקטע מזהה פרויקט ב-BigQuery, בוחרים את הפרויקט שבו רוצים לאחסן את מלאי הנכסים ב-Drive שמייצאים. אם הפרויקט לא מופיע, צריך להגדיר אותו ב-BigQuery. פרטים נוספים זמינים במאמר מדריך למתחילים לשימוש במסוף Google Cloud.
5. בקטע מערך נתונים שקיים בפרויקט, מזינים את השם של מערך הנתונים שבו רוצים לאחסן את מטא-נתונים ב-Drive בפרויקט. אם עדיין אין לכם מערך נתונים, תוכלו לעבור אל יצירת מערכי נתונים כדי לקבל הוראות.
6. בקטע Export Schedule (תזמון ייצוא), בוחרים באפשרות Weekly (שבועי) או Daily (יומי).
7. לוחצים על שמירה. אם מופיעה שגיאה שמונעת את השמירה, כדאי לבדוק את הבעיות הבאות במסוף Google Cloud:
   1. עוברים אל דף ה-IAM של הפרויקט ומוודאים שלחשבון שלכם יש את התפקיד Project IAM Admin (resourcemanager.projects.setIamPolicy). אם לא, מקצים את התפקיד הזה לחשבון.
   2. עוברים אל פותר הבעיות שקשורות למדיניות ובודקים אם יש כללי מדיניות דחייה שחוסמים את הגישה לפרויקט. פרטים נוספים זמינים במאמר פתרון בעיות שקשורות למדיניות.

אחרי שמפעילים את הייצוא, הייצוא הראשון אמור להופיע ב-BigQuery תוך שבוע עד שבועיים. אחרי זה, הייצוא מתעדכן מדי שבוע או מדי יום, בהתאם לאפשרות שבחרתם בהגדרה.

שלב 3. (אופציונלי) עדכון של זמן התפוגה של הנתונים

תוקף ברירת המחדל של ייצוא נתונים הוא 60 ימים, ולאחר מכן הנתונים נמחקים מ-Google Cloud.

כדי לשנות את זמן התפוגה, עוברים אל עדכון ברירת המחדל של זמני התפוגה של הטבלה.

שלב 4. מעקב אחר ייצוא והגדרת התראות לגבי כשלים

אירועים שקשורים לייצוא של מטא-נתונים ב-Drive נכללים באירועים ביומן האדמין. בהכלי לחקירת אבטחה, אפשר לחפש אירועים שקשורים לייצוא של מטא-נתונים ב-Drive ולהגדיר התראות.

שלב 5. ניתוח של מערכי נתונים של מטא-נתונים ב-Drive

אפשר לנתח את הנתונים ישירות ב-BigQuery. סקירה כללית זמינה במאמר סקירה כללית על ניתוח הנתונים ב-BigQuery | Google Cloud. פרטים נוספים זמינים במאמר סכימה ושאילתות לדוגמה לייצוא מטא-נתונים ב-Drive ב-BigQuery.

פתרון בעיות שקשורות לייצוא חסר ולהודעות שגיאה

אם אחרי ששומרים את ההגדרה במסוף Admin לא רואים את הייצוא של מטא-נתונים ב-Drive ב-BigQuery, כדאי לבדוק את הבעיות הבאות ואת הפתרונות שלהן.

הודעת השגיאה	איך לפתור את הבעיה
מערך הנתונים ב-BigQuery לא קיים	אם מערך הנתונים שציינתם במקור לכתיבת הדוחות נמחק מאז שהפעלתם את הייצוא של מלאי שטחי הפרסום ב-Drive, תקבלו את השגיאה הזו. צריך להחליף את מזהה מערך הנתונים במזהה של מערך נתונים קיים.
הפרויקט ב-BigQuery לא קיים	אם פרויקט BigQuery שציינתם במקור לייצוא הדוחות נמחק מאז שהפעלתם את הייצוא של מלאי Drive, תוצג לכם השגיאה הזו. צריך להגדיר פרויקט ומערך נתונים חדשים ב-BigQuery לייצוא הדוחות.
ההרשאות של חשבון השירות לייצוא מטא-נתונים ב-Drive במערך הנתונים של BigQuery הוסרו	במסוף Google Cloud, מוודאים שלחשבון השירות יש הרשאת עריכה במערך הנתונים.
ההרשאות של חשבון השירות לייצוא מטא-נתונים ב-Drive בפרויקט BigQuery הוסרו	במסוף Google Cloud, מוודאים שלחשבון השירות יש גישת BigQuery.jobUser לפרויקט.
הגדרת חיוב לפרויקט	אם שנמכתם את המינוי, יכול להיות שהוא כבר לא תומך בייצוא מטא-נתונים ב-Drive. במסוף Admin, עוברים אל תפריט > חיוב > מינויים ומוודאים שהמינוי שלכם הוא אחד מהמינויים הבאים: התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Frontline Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Education Standard ו-Education Plus,‏ Enterprise Essentials Plus ו-Cloud Identity Premium. השוואה בין המהדורות אחרי שתעברו למהדורה שתומכת בייצוא של מטא-נתונים ב-Drive, יכול להיות שיחלפו עד שבועיים עד שהדוחות ייוצאו. בנוסף, אתם צריכים להגדיר חיוב לפרויקט בענן של Google שמקושר לייצוא של מטא-נתונים ב-Drive, כי יש עלות לייצוא של המטא-נתונים ב-Drive ל-BigQuery. מוודאים שהחיוב מופעל בפרויקט.

מגבלות ידועות

• יכול להיות שייצוא של מטא-נתונים ב-Drive לא יכלול קובצי Jamboard שלא נתבעה עליהם בעלות או סרטונים שנוצרו באמצעות Google Vids.

שאלות נפוצות