Exportera organisationens Drive-innehåll

Utgåvor som stöds för den här funktionen: Frontline Plus, Enterprise Standard och Enterprise Plus, Education Standard och Education Plus, Enterprise Essentials Plus, Cloud Identity-premiumversion. Jämför utgåvor

Som administratör kan du exportera organisationens Google Drive-innehåll till BigQuery. Innehållet omfattar metadata som är kopplad till varje fil, till exempel storlek, tillämpade etiketter och vem den delas med, men inte innehållet i filerna. Det omfattar även metadata som rör delade enheter, till exempel namn. Du kan granska den här informationen för att bedöma om åtkomsten till känsliga filer uppfyller organisationens mål för regler, efterlevnad och datasäkerhet.

När ditt Drive-innehåll är i BigQuery kan du skapa anpassade rapporter och översikter med analysverktyg som Data Studio och visualiseringspartner från tredje part.

Obs!

• Vissa av stegen på den här sidan utförs i Google Cloud Console eftersom Google BigQuery är en Google Cloud-produkt.

• Du måste konfigurera fakturering för ditt Google Cloud-projekt eftersom det kostar att fråga och lagra dina Drive-innehållsexporter i BigQuery. Mer information finns i prisuppgifterna för BigQuery i ditt faktureringskonto. Du kan beräkna lagringskostnaderna med Google Cloud-priskalkylatorn. Metadata för en miljon filer använder cirka 1,5 GB fysiskt lagringsutrymme i BigQuery.

• Du måste ha en licens som stöds för att konfigurera export av lagerrapporten för Drive, men rapporten innehåller data för alla dina användare.

• Drive-innehållet exporteras varje vecka, men du kan välja att exportera det dagligen. Exporten skriver över den tidigare exporten. Om du vill behålla tidigare exporter använder du BigQuery-dataöverföringstjänsten för att kopiera datasetet automatiskt.

• Det finns en liten chans att filmetadata för vissa filer saknas i en Drive-innehållsexport. I sällsynta fall kanske vissa filer inte inkluderas.

Steg 1. Skapa ett BigQuery-projekt och dataset för ditt Drive-innehåll

1. Skapa eller öppna ett aktivt BigQuery-projekt på Google Cloud Console.
   Mer information finns i Skapa och hantera projekt.
2. Aktivera fakturering för projektet om det inte redan är aktiverat.
3. Öppna IAM-sidan för projektet.
4. Ge Google Workspace-administratörskonton åtkomst till exporten för databehandling och visning. Läs mer om roller och behörigheter i BigQuery IAM och om att styra åtkomst till resurser. Gör följande för Google Workspace-konton som du vill ge åtkomst till exporten:
   1. Klicka på Bevilja åtkomst högst upp i listan med huvudkonton.
   2. Ange e-postadressen för Google Workspace-kontot i Lägg till huvudkonton.
   3. Klicka på rollen BigQuery Data Editor (bigquery.dataEditor). Tips! Klicka på Filter och ange BigQuery för att hitta andra BigQuery-specifika roller.
   4. Klicka på Spara.
5. Ge dig själv och alla andra administratörer som hanterar Drive-exporter IAM-administratörsbehörighet för projektet:
   1. Klicka på en befintlig användare eller starta en ny användare på samma IAM-sida som i föregående steg.
   2. Klicka på rollen Resurshanterare och välj IAM-administratör för projekt.
   3. Klicka på Spara.
6. Hitta eller skapa ett BigQuery-dataset för att lagra dina Drive-innehållsexporter.
   1. Klicka på navigeringsmenyn BigQuery.
   2. Utöka projektet i panelen Utforskaren till vänster för att visa befintliga dataset.
   3. Om det finns ett dataset som du vill använda antecknar du vilket id du använder i nästa steg.
   4. Om du vill använda ett nytt dataset kan du öppna Skapa dataset. Notera datasetets namn som används i nästa steg.

Steg 2. Aktivera och konfigurera exporter av Drive-innehåll

1. Öppna menyn Rapportering Dataintegrationer (eller BigQuery-export för Education-administratörer, vilket öppnar sidan Dataintegrationer) i Googles administratörskonsol.

   Gå till Dataintegreringar

   Administratörsbehörighet för Rapporter krävs.

2. Klicka på Drive-innehållsexporter.
3. Markera rutan Aktivera export av Drive-innehållsrapport till Google BigQuery för att aktivera Drive-innehållsexporter.
4. Välj det projekt där du vill lagra Drive-innehållsexporten under Projekt-id för BigQuery. Om projektet inte visas måste du konfigurera det i BigQuery. Mer information finns i Snabbstart med Google Cloud Console.
5. Ange namnet på det dataset som ska användas för att lagra Drive-innehållet i projektet under Befintligt dataset i projektet. Om du inte redan har ett dataset kan du läsa mer i Skapa dataset om stegen.
6. Välj Veckovis eller Daglig för Exportera schema.
7. Markera rutan Beräkningar av extern delning för att beräkna extern delning.
   • Om du har flera stora Google-grupper (fler än 1 000 medlemmar) kan beräkningen fördröja rapportleveransen. Om det är viktigt att du får rapporter i tid kan du överväga att inaktivera den här inställningen.
8. Klicka på Spara. Om du får ett felmeddelande om att du inte kan spara ska du kontrollera följande problem i Google Cloud Console:
   1. Gå till IAM-sidan för projektet och se till att kontot har rollen Project IAM Admin (resourcemanager.projects.setIamPolicy). Om du inte har den rollen beviljar du den för ditt konto.
   2. Öppna felsökningsverktyget för principer och kontrollera om några nekandeprinciper blockerar din åtkomst till projektet. Mer information finns i Felsöka policyer.

När du har aktiverat exporterna visas den första exporten i BigQuery inom 1–2 veckor. Därefter uppdateras exporten varje vecka eller dag, beroende på vilket alternativ du valde i konfigurationen.

Steg 3. (Valfritt) Uppdatera tiden då data upphör att gälla

Standardutgångstid för dataexporter är 60 dagar och därefter raderas den från Google Cloud.

Om du vill ändra utgångstiden går du till Uppdatera standardutgångstider för tabell.

Steg 4. Övervaka exporter och ställ in varningar om fel

Händelser för export av Drive-innehåll ingår i administratörslogghändelser. I verktyget för säkerhetsutredningar kan du söka efter händelser som rör export av Drive-inventering och ställa in aviseringar.

Steg 5. Analysera dataset för Drive-innehåll

Du kan analysera din data direkt i BigQuery. En översikt finns i Översikt över BigQuery-analyser | Google Cloud. Mer information finns i Schema och exempel på frågor för export av Drive-innehåll i BigQuery.

Felsöka saknade exporter och felmeddelanden

Om du inte ser Drive-innehållsexporter i BigQuery när du har sparat konfigurationen i administratörskonsolen läser du igenom följande problem och hur du åtgärdar dem.

Felmeddelande	Lösning
BigQuery-datasetet finns inte	Om datauppsättningen som du ursprungligen angav för att rapporter skulle skrivas till har raderats sedan du aktiverade Drive Inventory-exporter visas det här felet. Ersätt dataset-id:t med id:t för ett befintligt dataset.
BigQuery-projektet finns inte	Om BigQuery-projektet som du ursprungligen angav för att rapporter skulle skrivas till har raderats sedan du aktiverade export av Drive-innehåll visas det här felet. Ange ett nytt BigQuery-projekt och dataset som rapporterna ska skrivas till.
Behörigheterna för tjänsten för export av Drive-innehåll till BigQuery-datasetet har tagits bort	Bekräfta att tjänstkontot har redigeringsåtkomst till datasetet i Google Cloud Console.
Behörigheterna för tjänsten för export av Drive-innehåll till BigQuery-projektet har tagits bort	Bekräfta att tjänstkontot har BigQuery.jobUser-åtkomst till projektet i Google Cloud Console.
Konfigurera fakturering för projektet	Om du har nedgraderat prenumerationen har den kanske inte längre stöd för exporter av Drive-innehåll. I administratörskonsolen går du till Meny > Fakturering > Prenumerationer och bekräftar att din prenumeration är något av följande: Utgåvor som stöds för den här funktionen: Frontline Plus, Enterprise Standard och Enterprise Plus, Education Standard och Education Plus, Enterprise Essentials Plus, Cloud Identity-premiumversion. Jämför utgåvor När du har bytt till en utgåva som har stöd för exporter av Drive-innehåll kan det ta upp till två veckor innan rapporterna har exporterats. Du måste även konfigurera fakturering för ditt Google Cloud-projekt som är länkat till Drive-innehållsexporter eftersom det kostar att exportera Drive-innehållet till BigQuery. Kontrollera att fakturering har aktiverats för projektet.

Kända begränsningar

• Exporter av Drive-annonsutrymme kanske inte innehåller Jamboard-filer eller videor som inte har gjort anspråk och som har skapats med Google Vids.

Vanliga frågor