Exporta el inventario de Drive de tu organización

Ediciones admitidas para esta función: Frontline Plus, Enterprise Standard y Enterprise Plus, Education Standard y Education Plus, Enterprise Essentials Plus y Cloud Identity Premium. Comparar tu edición

Como administrador, puedes exportar el inventario de Google Drive de tu organización a BigQuery. El inventario incluye metadatos asociados con cada archivo, como el tamaño, las etiquetas aplicadas y con quién se comparte, pero no el contenido de los archivos. También incluye metadatos relacionados con las unidades compartidas, como los nombres. Puedes revisar esta información para evaluar si el acceso a los archivos sensibles cumple con los objetivos de cumplimiento de reglamentaciones y seguridad de los datos de tu organización.

Cuando tu inventario de Drive esté en BigQuery, podrás crear informes y paneles personalizados con herramientas de estadísticas, como Data Studio y socios de visualización externos.

Nota:

• Algunos de los pasos de esta página se realizan en la consola de Google Cloud porque Google BigQuery es un producto de Google Cloud.

• Debes configurar la facturación para tu proyecto de Google Cloud, ya que consultar y almacenar tus exportaciones de inventario de Drive en BigQuery tiene un costo. Para obtener más información, revisa los detalles de precios de BigQuery de tu cuenta de facturación. Puedes estimar tus costos de almacenamiento con la calculadora de precios de Google Cloud. Los metadatos de 1 millón de archivos usan aproximadamente 1.5 GB de almacenamiento físico en BigQuery.

• Debes tener una licencia admitida para configurar las exportaciones de informes de inventario de Drive, pero el informe incluye datos de todos tus usuarios.

• Tu inventario de Drive se exporta semanalmente, pero puedes elegir exportarlo diariamente. La exportación reemplaza la anterior. Para conservar las exportaciones anteriores, usa el Servicio de transferencia de datos de BigQuery para copiar automáticamente el conjunto de datos.

• Existe una pequeña posibilidad de que una exportación de inventario de Drive no incluya metadatos de archivos para algunos archivos. En casos excepcionales, es posible que no se incluyan algunos archivos.

Paso 1. Configura un proyecto y un conjunto de datos de BigQuery para tu inventario de Drive

1. En la consola de Google Cloud, crea o abre un proyecto de BigQuery activo.
   Para obtener más información, consulta Crea y administra proyectos.
2. Habilita la facturación para el proyecto si aún no lo has hecho.
3. Ve a la página IAM del proyecto.
4. Otorga acceso a las cuentas de administrador de Google Workspace a la exportación para el procesamiento y la visualización de datos. Obtén más información sobre los roles y permisos de IAM de BigQuery y cómo controlar el acceso a los recursos. Para cualquier cuenta de Google Workspace a la que quieras otorgar acceso a la exportación, haz lo siguiente:
   1. En la parte superior de la lista de entidades, haz clic en Otorgar acceso.
   2. En Agregar principales, ingresa la dirección de correo electrónico de la cuenta de Google Workspace.
   3. Haz clic en el rol Editor de datos de BigQuery (bigquery.dataEditor). Sugerencia: Haz clic en Filtrar y, luego, ingresa BigQuery para encontrar otros roles específicos de BigQuery.
   4. Haz clic en Guardar.
5. Otórgate a ti mismo y a cualquier otro administrador que administre las exportaciones de inventario de Drive el permiso de administrador de IAM en el proyecto:
   1. En la misma página de IAM, haz clic en un principal existente o inicia uno nuevo como en el paso anterior.
   2. Haz clic en el rol Resource Manager y selecciona Administrador de IAM del proyecto.
   3. Haz clic en Guardar.
6. Busca o crea un conjunto de datos de BigQuery para almacenar tus exportaciones de inventario de Drive.
   1. Haz clic en Menú de navegación BigQuery.
   2. En el panel Explorador de la izquierda, expande tu proyecto para enumerar los conjuntos de datos existentes.
   3. Si hay un conjunto de datos que deseas usar, toma nota del ID para usarlo en el siguiente paso.
   4. Si deseas usar un conjunto de datos nuevo, consulta Crea conjuntos de datos. Toma nota del nombre del conjunto de datos para usarlo en el siguiente paso.

Paso 2. Activa y configura las exportaciones de inventario de Drive

1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Informes Integraciones de datos (o Exportación de BigQuery para administradores de Education, que abre la página Integraciones de datos).

   Ir a Integraciones de datos

   Es necesario tener el privilegio de administrador de los Informes.

2. Haz clic en Exportaciones de inventario de Drive.
3. Marca la casilla Habilitar la exportación de informes de inventarios de Drive a Google BigQuery para habilitar las exportaciones de inventario de Drive.
4. En ID del proyecto de BigQuery, selecciona el proyecto en el que deseas almacenar la exportación de inventario de Drive. Si no ves el proyecto, tendrás que configurarlo en BigQuery. Para obtener más información, consulta la guía de inicio rápido sobre el uso de la consola de Google Cloud.
5. En Conjunto de datos existente en el proyecto, ingresa el nombre del conjunto de datos que se usará para almacenar el inventario de Drive en el proyecto. Si aún no tienes un conjunto de datos, consulta Crea conjuntos de datos para obtener los pasos.
6. En Programación de exportación, selecciona Semanalmente o Diariamente.
7. Haz clic en Guardar. Si recibes un error que indica que no puedes guardar, verifica los siguientes problemas en la consola de Google Cloud:
   1. Ve a la página IAM de tu proyecto y asegúrate de que tu cuenta tenga el rol Administrador de IAM del proyecto (resourcemanager.projects.setIamPolicy). Si no es así, otorga ese rol a tu cuenta.
   2. Ve al Solucionador de problemas de políticas y verifica si alguna política de denegación bloquea tu acceso al proyecto. Para obtener más información, consulta Soluciona problemas de políticas.

Después de habilitar las exportaciones, la primera debería aparecer en BigQuery en 1 o 2 semanas. Después de eso, la exportación se actualiza semanal o diariamente, según la opción que elegiste en la configuración.

Paso 3: (Opcional) Actualiza el tiempo de vencimiento de los datos

El vencimiento predeterminado para las exportaciones de datos es de 60 días, después de los cuales los datos se borran de Google Cloud.

Para cambiar el tiempo de vencimiento, consulta Actualiza el vencimiento predeterminado de las tablas.

Paso 4: Supervisa las exportaciones y configura alertas para las fallas

Los eventos de exportación de inventario de Drive se incluyen en los eventos de registro del administrador. En la herramienta de investigación de seguridad, puedes buscar los eventos relacionados con la exportación de inventario de Drive y configurar alertas.

Paso 5: Analiza los conjuntos de datos de inventario de Drive

Puedes analizar tus datos directamente en BigQuery. Para obtener una descripción general, consulta Descripción general de los análisis de BigQuery | Google Cloud. Para obtener más información, consulta Esquema y ejemplos de consultas para exportaciones de inventario de Drive en BigQuery.

Soluciona problemas de exportaciones faltantes y mensajes de error

Si no ves las exportaciones de inventario de Drive en BigQuery después de guardar la configuración en la Consola del administrador, revisa los siguientes problemas y cómo resolverlos.

Mensaje de error	Cómo corregirlo
El conjunto de datos de BigQuery no existe	Si el conjunto de datos que especificaste originalmente para que se escriban los informes se borró desde que habilitaste las exportaciones de inventario de Drive, recibirás este error. Reemplaza el ID del conjunto de datos por el de un conjunto de datos existente.
El proyecto de BigQuery no existe	Si el proyecto de BigQuery que especificaste originalmente para que se escriban los informes se borró desde que habilitaste las exportaciones de inventario de Drive, recibirás este error. Establece un nuevo proyecto y conjunto de datos de BigQuery para que se escriban los informes.
Se quitaron los permisos de la cuenta de servicio de exportación de inventario de Drive en el conjunto de datos de BigQuery	En la consola de Google Cloud, confirma que la cuenta de servicio tenga acceso de editor en el conjunto de datos.
Se quitaron los permisos de la cuenta de servicio de exportación de inventario de Drive en el proyecto de BigQuery	En la consola de Google Cloud, confirma que la cuenta de servicio tenga acceso de BigQuery.jobUser en el proyecto.
Configura la facturación para el proyecto	Si disminuiste la categoría de tu suscripción, es posible que ya no admita las exportaciones de inventario de Drive. En la Consola del administrador, ve a Menú > Facturación > Suscripciones y confirma que tu suscripción sea una de las siguientes: Ediciones admitidas para esta función: Frontline Plus, Enterprise Standard y Enterprise Plus, Education Standard y Education Plus, Enterprise Essentials Plus y Cloud Identity Premium. Comparar tu edición Después de cambiar a una edición que admita las exportaciones de inventario de Drive, los informes pueden tardar hasta 2 semanas en exportarse. También debes configurar la facturación para tu proyecto de Google Cloud vinculado a las exportaciones de inventario de Drive, ya que exportar tu inventario de Drive a BigQuery tiene un costo. Asegúrate de que la facturación esté habilitada para el proyecto.

Limitaciones conocidas

• Es posible que las exportaciones de inventario de Drive no incluyan archivos de Jamboard no reclamados ni videos creados con Google Vids.

Preguntas frecuentes