Là quản trị viên, bạn có thể sử dụng báo cáo Mức sử dụng ứng dụng để hiểu rõ cách người dùng sử dụng các ứng dụng của Google Workspace. Trong phần Báo cáo về người dùng, báo cáo Mức sử dụng ứng dụng cung cấp thông tin chi tiết liên quan đến hoạt động của người dùng, chẳng hạn như:
- Email được gửi trong một khoảng thời gian cụ thể.
- Số tệp mà người dùng tạo và chia sẻ.
- Những người dùng sắp sử dụng hết hạn mức bộ nhớ Drive.
- Số cụm từ tìm kiếm trên nhiều loại thiết bị.
- Số tin nhắn mà người dùng gửi trong cuộc trò chuyện và loại tin nhắn mà họ gửi.
Lưu ý: Hệ thống không ghi lại thông tin đăng nhập IMAP bằng Mật khẩu ứng dụng.
Bước 1: Mở báo cáo mức sử dụng ứng dụng
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Báo cáo Báo cáo về người dùng Mức sử dụng ứng dụng.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Báo cáo.
Bước 2: Xem xét dữ liệu
Báo cáo mức sử dụng ứng dụng dựa trên dữ liệu người dùng sau đây.
Lưu ý: Tuỳ thuộc vào phiên bản Google Workspace, bạn có thể không có quyền truy cập vào một số báo cáo hoạt động.
Chung
Lưu ý: Dữ liệu đã bị xoá vĩnh viễn (bao gồm cả dữ liệu được giữ lại trong Vault) không được tính vào hạn mức bộ nhớ.
| Cột báo cáo | Mô tả |
|---|---|
| Dung lượng lưu trữ đã dùng trên Gmail (MB) | Số megabyte bộ nhớ mà người dùng đã sử dụng cho dữ liệu Gmail |
| Bộ nhớ Drive đã dùng (MB) | Số megabyte bộ nhớ mà người dùng đã sử dụng cho dữ liệu Drive |
| Dung lượng lưu trữ đã dùng trên Photos (MB) | Số megabyte bộ nhớ mà người dùng đã sử dụng cho ảnh |
| Tổng bộ nhớ đã dùng (MB) | Số megabyte bộ nhớ mà người dùng đã sử dụng |
| Bộ nhớ đã dùng (%) | Tỷ lệ phần trăm dung lượng bộ nhớ hiện có mà người dùng đã sử dụng |
Gmail
| Cột báo cáo | Mô tả |
|---|---|
| Tổng số email | Tổng số thư Gmail mà người dùng đã gửi và nhận. Bao gồm cả email được gửi hoặc nhận từ các ứng dụng SMTP của bên thứ ba bằng máy chủ SMTP của Gmail. |
| Email đã nhận | Tổng số thư Gmail mà người dùng đã nhận. Bao gồm cả email nhận được từ các ứng dụng SMTP của bên thứ ba bằng máy chủ SMTP của Gmail. |
| Email đã gửi | Tổng số thư Gmail mà người dùng đã gửi. Bao gồm cả email được gửi từ các ứng dụng SMTP của bên thứ ba bằng máy chủ SMTP của Gmail. |
| Gmail (IMAP) – Lần sử dụng gần đây nhất | Lần gần đây nhất người dùng sử dụng Giao thức truy cập thư trên Internet (IMAP) để truy cập vào Gmail |
| Gmail (POP) – Lần sử dụng gần đây nhất | Lần gần đây nhất người dùng sử dụng Giao thức bưu điện (POP) để truy cập vào Gmail |
| Gmail (Web) – Lần sử dụng gần đây nhất | Lần gần đây nhất người dùng sử dụng Gmail trên web. Xin lưu ý rằng dấu thời gian này không được đồng bộ hoá với dấu thời gian Đăng nhập gần đây nhất. |
Drive
Lưu ý: Báo cáo về người dùng cho Drive không bao gồm các thay đổi được thực hiện trong bộ nhớ dùng chung. Báo cáo này cũng không bao gồm dữ liệu của những người dùng có giấy phép Cloud Identity miễn phí hoặc Cloud Identity Premium.
| Cột báo cáo | Mô tả |
|---|---|
|
Drive – thời gian hoạt động gần đây nhất |
Số người dùng đang hoạt động, được hiển thị theo luỹ tiến trong suốt tháng. Trong danh sách người dùng, cột Drive – thời gian hoạt động gần đây nhất cho biết lần gần đây nhất người dùng truy cập vào Drive |
| Tệp đã thêm | Số tệp trên Drive mà người dùng đã thêm, có thể bao gồm việc tạo hoặc tải tệp lên, chuyển quyền sở hữu hoặc khôi phục tệp từ thùng rác
Lưu ý: Nhiều thao tác trên cùng một tệp sẽ không làm tăng số lượng |
| Tệp đã chỉnh sửa | Số tệp trên Drive mà người dùng đã chỉnh sửa |
| Số tệp đã xem | Số tệp trên Drive mà người dùng đã xem |
| Số biểu mẫu (trên Google Biểu mẫu) đã thêm | Số biểu mẫu đã thêm trong Drive |
| Số bài thuyết trình (trên Google Trang trình bày) đã thêm | Số bài thuyết trình đã thêm trong Drive |
| Số trang tính (trên Google Trang tính) đã thêm | Số trang tính đã thêm trong Drive |
| Số bản vẽ (trên Google Bản vẽ) đã thêm | Số tệp bản vẽ Google đã thêm |
| Số tài liệu (trên Google Tài liệu) đã thêm | Số tài liệu văn bản đã thêm trong Drive |
| Số loại khác đã thêm | Số tệp không phải của Google mà người dùng đã thêm |
Lớp học
| Cột báo cáo | Mô tả |
|---|---|
| Lớp học – Lần sử dụng gần đây nhất | Lần gần đây nhất người dùng sử dụng Lớp học |
| Số lớp học đã tạo | Số lớp học đã tạo |
| Số bài đăng đã tạo | Tổng số bài đăng do giáo viên và học viên tạo |
Cloud Search
Lưu ý: Các cột Cloud Search trong báo cáo Mức sử dụng ứng dụng cho biết số cụm từ tìm kiếm trong miền của bạn.
| Cột báo cáo | Mô tả |
|---|---|
| Cụm từ tìm kiếm | Tổng số cụm từ tìm kiếm trong Cloud Search |
| Số cụm từ tìm kiếm trên web | Tổng số cụm từ tìm kiếm trên trình duyệt web, bao gồm cả máy tính và thiết bị di động |
| Số cụm từ tìm kiếm trên Android | Tổng số cụm từ tìm kiếm trên ứng dụng Android |
| Số cụm từ tìm kiếm trên iOS | Tổng số cụm từ tìm kiếm trên ứng dụng dành cho thiết bị di động cho iPhone hoặc iPad |
Google Chat
| Cột báo cáo | Mô tả |
|---|---|
| Số tin nhắn hoặc lượt thể hiện cảm xúc trong cuộc trò chuyện, 28 ngày vừa qua | Tổng số tin nhắn đã gửi hoặc đã thể hiện cảm xúc trong 28 ngày vừa qua |
| Tệp đính kèm đã tải lên trong cuộc trò chuyện, 28 ngày vừa qua | Tổng số tệp đính kèm đã tải lên trong cuộc trò chuyện trên Chat trong 28 ngày vừa qua |
| Không gian đã tạo, 28 ngày vừa qua | Tổng số không gian đã tạo trong 28 ngày vừa qua |
| Cuộc trò chuyện đã đọc, 28 ngày vừa qua | Tổng số cuộc trò chuyện có tin nhắn mà người dùng đã đọc trong 28 ngày vừa qua |
Bước 3: Tuỳ chỉnh dữ liệu trong báo cáo
- Mở báo cáo như mô tả ở trên.
- Nhấp vào Cài đặt
. - (Không bắt buộc) Để thêm cột vào biểu đồ, bên cạnh phần Thêm cột mới, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống
rồi chọn các lựa chọn trong danh sách. - (Không bắt buộc) Để xoá một mục khỏi biểu đồ, bên cạnh mục đó, hãy nhấp vào biểu tượng Xoá
. - (Không bắt buộc) Để sắp xếp lại các cột, hãy kéo và thả một mục vào vị trí mới.
- Nhấp vào Lưu.
Bước 4: Lọc dữ liệu và xuất báo cáo
Lọc theo người dùng hoặc hoạt động
Bạn có thể thu hẹp báo cáo để chỉ hiển thị người dùng hoặc các sự kiện cụ thể. Ví dụ: bạn có thể tạo bộ lọc để tìm tất cả người dùng đang sử dụng tính năng Xác minh 2 bước. Hoặc bạn có thể tạo bộ lọc để liệt kê những người chia sẻ nhiều đường liên kết bên ngoài.
- Mở báo cáo như mô tả trong Bước 1 ở trên.
- Ở đầu báo cáo, hãy nhấp vào Thêm bộ lọc.
- Chọn và nhập tiêu chí cho bộ lọc, rồi nhấp vào Áp dụng nếu cần.
Ví dụ: chọn Tên sự kiện rồi chọn một sự kiện để xem các mục nhật ký cho mỗi lần sự kiện đó diễn ra
Lọc theo đơn vị tổ chức
Để so sánh số liệu thống kê giữa các đơn vị tổ chức trong một miền, bạn có thể lọc theo đơn vị tổ chức.
- Mở báo cáo như mô tả trong Bước 1 ở trên.
- Ở đầu báo cáo, hãy nhấp vào Đơn vị tổ chức rồi chọn một đơn vị trong danh sách.
- Nhấp vào Áp dụng.
Bạn chỉ có thể lọc hệ thống phân cấp tổ chức hiện tại, ngay cả khi tìm kiếm dữ liệu cũ hơn. Dữ liệu trước ngày 20 tháng 12 năm 2018 không xuất hiện trong kết quả đã lọc.
Lọc theo nhóm
Bạn cũng có thể lọc dữ liệu trong báo cáo theo nhóm. Trước khi một nhóm xuất hiện trong bộ lọc này, bạn cần thêm nhóm đó vào danh sách cho phép lọc theo nhóm.
Để biết thông tin chi tiết về cách sử dụng bộ lọc nhóm, hãy xem bài viết Lọc kết quả theo Nhóm Google.
Bước 1: Thêm một nhóm vào danh sách cho phép lọc theo nhóm:
- Mở báo cáo như mô tả ở trên.
- Ở đầu báo cáo, hãy nhấp vào Bộ lọc nhóm .
- Nhấp vào Nhóm lọc.
Trang Nhóm lọc sẽ xuất hiện. - Nhấp vào Thêm nhóm.
- Tìm một nhóm bằng cách nhập vài ký tự đầu tiên trong tên hoặc địa chỉ email của nhóm đó. Khi thấy nhóm mà bạn muốn, hãy chọn nhóm đó.
- (Không bắt buộc) Để thêm một nhóm khác, hãy tìm và chọn nhóm đó.
- Khi bạn chọn xong nhóm, hãy nhấp vào Thêm.
- (Không bắt buộc) Để xoá một nhóm, hãy nhấp vào Xoá nhóm .
- Nhấp vào Lưu.
Các thay đổi có thể mất đến 24 giờ để có hiệu lực nhưng thường diễn ra nhanh hơn. Tìm hiểu thêm
Bước 2: Lọc nhật ký kiểm tra theo nhóm
- Mở báo cáo như mô tả ở trên.
- Ở đầu báo cáo, hãy nhấp vào Bộ lọc nhóm .
- Chọn một hoặc nhiều nhóm rồi nhấp vào Áp dụng.
Hiển thị dữ liệu cho một ngày cụ thể
Xuất dữ liệu báo cáo
Bạn có thể xuất dữ liệu báo cáo sang Google Trang tính hoặc tải xuống dưới dạng tệp CSV.
- Mở báo cáo như mô tả trong Bước 1 ở trên.
- (Không bắt buộc) Thay đổi dữ liệu sẽ được đưa vào quá trình xuất như mô tả trong Bước 3 ở trên.
- Trên báo cáo, hãy nhấp vào Tải xuống
. - Chọn các cột cần đưa vào và định dạng của báo cáo.
- Nhấp vào Tải xuống.
Bạn có thể xuất tối đa 100.000 hàng.
Dữ liệu tôi đang xem đã cũ đến mức nào?
Bạn sẽ không thấy dữ liệu đầy đủ cho đến ngày hiện tại. Thay vào đó, trong tiêu đề biểu đồ, bạn sẽ thấy ngày mới nhất cho dữ liệu cột. Bảng bên dưới biểu đồ hiển thị dữ liệu trong 1 ngày cho ngày mới nhất.
Đôi khi, bạn sẽ thấy dấu hoa thị "*" bên cạnh tên cột. Dấu hoa thị cho biết dữ liệu trong cột cụ thể này có thể đã cũ so với dữ liệu trong các cột khác.
Để biết thông tin chi tiết về thời điểm dữ liệu trở nên có sẵn và thời gian giữ lại dữ liệu, hãy chuyển đến phần Thời gian giữ lại dữ liệu và độ trễ.
Google, Google Workspace và những nhãn hiệu cũng như biểu tượng có liên quan là các nhãn hiệu của Google LLC. Tất cả các tên sản phẩm và công ty khác là nhãn hiệu của những công ty mà chúng liên kết.