Som administratör kan du använda användningsrapporter för appar för att få en djupgående förståelse för hur användarna använder Google Workspace-appar. Under Användarrapporter visar rapporten om appanvändning detaljer som rör användarnas aktivitet, till exempel:
- E-postmeddelanden som skickas under en viss period.
- Hur många filer som användarna skapar och delar.
- Vilka användare som närmar sig gränsen för lagringsutrymmet på Drive.
- Antalet sökfrågor från olika typer av enheter.
- Hur många chattmeddelanden dina användare skickar och vilka typer av meddelanden de skickar.
Obs! IMAP-inloggningar med applösenord loggas inte.
Steg 1: Öppna rapporten om appanvändning
-
I Googles administratörskonsol går du till menyn
Rapportering
Användarrapporter
Appanvändning.Administratörsbehörighet för Rapporter krävs.
Steg 2: Granska data
Användningsrapporten för appar baseras på följande användardata.
Obs! Beroende på vilken Google Workspace-utgåva du har kanske du inte har åtkomst till vissa av aktivitetsrapporterna.
Allmänt
Obs! Data som har raderats permanent (inklusive data som lagras i Arkiv) räknas inte in i lagringskvoterna.
| Rapportkolumn | Beskrivning |
|---|---|
| Använt lagringsutrymme i Gmail (MB) | Lagringsutrymmet som användaren har förbrukat med Gmail-data i megabyte |
| Använt lagringsutrymme på Drive (MB) | Lagringsutrymmet som användaren har förbrukat med Drive-data i megabyte |
| Använt lagringsutrymme för Foto (MB) | Lagringsutrymmet som användaren har förbrukat med foton i megabyte |
| Totalt använt lagringsutrymme (MB) | Lagringsutrymmet som användaren har förbrukat i megabyte |
| Använt lagringsutrymme (%) | Andelen tillgängligt lagringsutrymme som användaren har förbrukat i procent |
Gmail
| Rapportkolumn | Beskrivning |
|---|---|
| Totalt antal e-postmeddelanden | Det totala antalet Gmail-meddelanden som användaren har skickat och tagit emot. Omfattar e-postmeddelanden som skickats eller tagits emot från SMTP-klienter från tredje part där Gmails SMTP-servrar används. |
| Mottagna e-postmeddelanden | Det totala antalet Gmail-meddelanden som användaren har tagit emot. Omfattar e-postmeddelanden som tagits emot från SMTP-klienter från tredje part där Gmails SMTP-servrar används. |
| Skickade e-postmeddelanden | Det totala antalet Gmail-meddelanden som användaren har skickat. Omfattar e-postmeddelanden som har skickats från SMTP-klienter från tredje part där Gmails SMTP-servrar används. |
| Gmail (IMAP) – tid för senaste användning | Senaste gången användaren använde IMAP (Internet Message Access Protocol) för att komma åt Gmail |
| Gmail (POP) – tid för senaste användning | Senaste gången användaren använde POP (Post Office Protocol) för att komma åt Gmail |
| Gmail (webb) – tid för senaste användning | Senaste gången användaren använde Gmail på webben. Observera att denna tidsstämpel inte är synkroniserad med tidsstämpeln för senaste inloggning. |
Drive
Obs! Användarrapporter för Drive omfattar inte ändringar som har gjorts på delade enheter. De innehåller inte heller data för användare med Cloud Identity-gratisversion eller Cloud Identity-premiumversion.
| Rapportkolumn | Beskrivning |
|---|---|
|
Drive – senaste aktiva tid |
Antal aktiva användare. Visas ackumulerat under månaden. I användarlistan visar kolumnen Drive – Senast aktiv senaste gången en användare öppnade Drive |
| Filer har lagts till | Antalet Drive-filer som användaren har lagt till, vilket kan omfatta att skapa eller ladda upp en fil, överföra äganderätten eller återställa en fil från papperskorgen
Obs! Flera åtgärder i samma fil ökar inte antalet. |
| Redigerade filer | Antalet Drive-filer som användaren har redigerat |
| Visade filer | Antalet Drive-filer som användaren har visat |
| Google Formulär har lagts till | Antalet formulär som har lagts till på Drive |
| Google Presentationer har lagts till | Antalet presentationer som har lagts till på Drive |
| Google Kalkylark har lagts till | Antalet kalkylark som har lagts till på Drive |
| Google Teckningar har lagts till | Antalet filer i Google Teckningar som har lagts till |
| Google Dokument har lagts till | Antalet textdokument som har lagts till på Drive |
| Andra typer som har lagts till | Antalet icke-Google-filer som användaren har lagt till |
Classroom
| Rapportkolumn | Beskrivning |
|---|---|
| Classroom – tid för senaste användning | Senaste gången användaren använde Classroom |
| Skapade klasser | Antalet kurser som har skapats |
| Skapade inlägg | Det totala antalet inlägg från lärare och elever |
Cloud Search
Obs! Cloud Search-kolumner i rapporterna över appanvändning visar antalet sökfrågor på domänen.
| Rapportkolumn | Beskrivning |
|---|---|
| sökfrågor | Det totala antalet sökfrågor i Cloud Search |
| Sökfrågor från webben | Det totala antalet sökfrågor från webbläsare, inklusive dator och mobila enheter |
| Sökfrågor från Android | Det totala antalet sökfrågor från Android-appen |
| Sökfrågor från iOS | Det totala antalet sökfrågor från mobilappen för iPhone eller iPad |
Google Chat
| Rapportkolumn | Beskrivning |
|---|---|
| Chattmeddelanden eller reaktioner, 28 dagar | Totalt antal meddelanden som har skickats eller fått reaktioner under de senaste 28 dagarna |
| Chattbilagor som har laddats upp, 28 dagar | Totalt antal bilagor som har laddats upp i chattkonversationer under de senaste 28 dagarna |
| Skapade chattrum, 28 dagar | Totalt antal rum som har skapats under de senaste 28 dagarna |
| Chattkonversationer som har lästs, 28 dagar | Totalt antal konversationer med meddelanden som har lästs av användaren under de senaste 28 dagarna |
Steg 3: Anpassa informationen i rapporten
- Öppna rapporten enligt beskrivningen ovan.
- Klicka på Inställningar
. - (Valfritt) Om du vill lägga till kolumner i diagrammet klickar du på nedåtpilen
bredvid Lägg till ny kolumn och väljer alternativ från listan. - (Valfritt) Om du vill ta bort ett objekt från diagrammet klickar du på Ta bort
bredvid objektet. - (Valfritt) Om du vill ändra ordningen på kolumner drar och släpper du ett objekt på en ny plats.
- Klicka på Spara.
Steg 4: Filtrera data och exportera rapporten
Filtrera efter användare eller aktivitet
Genom att begränsa rapporten kan du visa användare eller specifika händelser. Du kan till exempel skapa ett filter som visar alla användare som använder tvåstegsverifiering. Det går även att skapa ett filter som listar personer som delar många externa länkar.
- Öppna rapporten enligt beskrivningen i steg 1 ovan.
- Klicka på Lägg till ett filter högst upp i rapporten.
- Välj och ange kriterierna för ditt filter och klicka vid behov på Tillämpa.
Välj till exempel Händelsenamn och sedan en händelse om du vill se loggposter för varje gång händelsen inträffade
Filtrera efter organisationsenheter
Om du vill jämföra statistik mellan organisationsenheter på en domän kan du filtrera efter organisationsenhet.
- Öppna rapporten enligt beskrivningen i steg 1 ovan.
- Klicka på Organisationsenhet högst upp i rapporten välj en enhet på listan.
- Klicka på Använd.
Du kan bara filtrera den aktuella organisationshierarkin, även när du söker efter äldre data. Data som är äldre än 2018-12-20 visas inte i de filtrerade resultaten.
Filtrera efter grupp
Du kan också filtrera informationen i rapporten efter grupp. Innan en grupp visas i det här filtret måste du lägga till gruppen i godkännandelistan för filtreringsgrupper.
Mer information om att använda gruppfilter finns i Filtrera resultat efter Google-grupp.
Steg 1: Lägg till en grupp i godkännandelistan för filtreringsgrupper:
- Öppna rapporten enligt beskrivningen ovan.
- Klicka på Gruppfilter högst upp i rapporten.
- Klicka på Filtreringsgrupper.
Sidan Filtreringsgrupper visas. - Klicka på Lägg till grupper.
- Sök efter en grupp genom att ange de första tecknen i namnet eller e-postadressen. Markera gruppen som du vill ha.
- (Valfritt) Om du vill lägga till en annan grupp söker du efter och väljer gruppen.
- När du är klar med att välja grupper klickar du på Lägg till.
- (Valfritt) Om du vill ta bort en grupp klickar du på Ta bort grupp .
- Klicka på Spara.
Det kan ta upp till 24 timmar att införa ändringar, men det går oftast snabbare. Läs mer
Steg 2: Filtrera granskningsloggen efter grupp
- Öppna rapporten enligt beskrivningen ovan.
- Klicka på Gruppfilter högst upp i rapporten.
- Välj en eller flera grupper och klicka på Tillämpa.
Visa data för ett visst datum
Exportera rapportdata
Du kan exportera rapportdata till Google Kalkylark eller hämta den som en CSV-fil.
- Öppna rapporten enligt beskrivningen i steg 1 ovan.
- (Valfritt) Ändra vilken data som ska ingå i exporten, enligt beskrivningen i steg 3 ovan.
- Klicka på Ladda ned
i rapporten. - Välj vilka kolumner som ska inkluderas och rapportens format.
- Klicka på Ladda ned.
Du kan exportera upp till 100 000 rader.
Hur gammal är datan som visas?
Du kommer inte att se fullständig data fram till nutid. Istället ser du det senaste datumet för kolumndata under diagramrubriken. Tabellen under diagrammet visar data för ett dygn för det senaste datumet.
Ibland ser du en asterisk ”*” bredvid ett kolumnnamn. Asterisken indikerar att data i den här kolumnen kan vara inaktuell jämfört med data i andra kolumner.
Mer information om när data blir tillgänglig och hur länge den lagras finns i Datalagring och fördröjning.
Google, Google Workspace och tillhörande märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.