Отчеты о пользователях: использование приложений

Просмотр сведений об использовании сервисов в организации

Администратор может просматривать подробные отчеты об использовании приложений Google Workspace в организации. В разделе Отчеты о пользователях доступен отчет об использовании приложений, в котором приведена информация о действиях пользователей, например:

  • количество сообщений электронной почты, отправленных за определенный период;
  • количество созданных и опубликованных файлов;
  • имена пользователей, у которых заканчивается пространство на Диске;
  • количество поисковых запросов, отправленных с устройств разных типов.
  • количество и типы сообщений чата, отправляемых вашими пользователями.

Примечание. События входа через IMAP с использованием паролей приложений не регистрируются.

Шаг 1. Откройте отчет об использовании приложений

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Отчеты > Отчеты о пользователях > Использование приложений.

    Вам потребуется аккаунт администратора с доступом к отчетам.

Шаг 2. Проверьте данные

Отчет об использовании приложений создается на основе следующих пользовательских данных.

Примечание. В некоторых версиях Google Workspace могут быть доступны не все типы отчетов о действиях.

Общие

Примечание. Окончательно удаленные данные (в том числе данные, которые находятся на хранении в Сейфе) не учитываются в квоте.

Столбец Описание
Занято объектами в Gmail (МБ) Объем хранилища, используемого для данных Gmail (в мегабайтах).
Использовано пространства на Диске (МБ) Объем хранилища, используемого для данных на Диске (в мегабайтах).
Занято объектами в Google Фото (МБ) Объем хранилища, используемого для фотографий (в мегабайтах).
Всего занято (МБ) Объем используемого хранилища (в мегабайтах).
Использованное пространство (%) Объем используемого хранилища (в процентах).

Gmail

Столбец Описание
Всего писем Общее количество полученных и отправленных пользователем сообщений в Gmail. Сюда входят письма, отправленные или полученные с помощью сторонних SMTP-клиентов, которые используют SMTP-серверы Gmail.
Полученные письма Общее количество полученных сообщений в Gmail. Сюда входят письма, полученные с помощью сторонних SMTP-клиентов, которые используют SMTP-серверы Gmail.
Отправленные письма Общее количество отправленных пользователем сообщений в Gmail. Сюда входят письма, отправленные с помощью сторонних SMTP-клиентов, которые используют SMTP-серверы Gmail.
Время последнего использования Gmail (IMAP) Время последнего доступа к Gmail по протоколу Internet Message Access Protocol (IMAP).
Время последнего использования Gmail (POP) Время последнего доступа к Gmail по протоколу Post Office Protocol (POP).
Время последнего использования Gmail (веб-интерфейс) Время последнего входа в Gmail через веб-интерфейс. Обратите внимание на то, что эта временная метка не синхронизируется с меткой времени последнего входа.

Диск

Примечание. Отчеты о пользователях Диска не включают сведения об общих дисках, а также данные для пользователей с лицензиями Cloud Identity Free или Cloud Identity Premium.

Столбец Описание

Время последнего использования Диска

 Общее количество активных пользователей в текущем месяце. В столбце Время последнего использования Диска указывается, когда каждый пользователь переходил на Диск и работал с ним.
Добавленные файлы Количество файлов на Диске, которые пользователь создал, загрузил, восстановил из корзины или передал другому владельцу.

Примечание. Если для файла регистрируется несколько событий, в отчет вносится только одно из них.
Отредактированные файлы Количество файлов на Диске, которые пользователь редактировал.
Просмотренные файлы Количество файлов на Диске, которые пользователь просматривал.
Добавленные формы Google Количество форм, добавленных на Диск.
Добавленные презентации Google Количество презентаций, добавленных на Диск.
Добавленные таблицы Google Количество таблиц, добавленных на Диск.
Добавленные рисунки Google Количество рисунков, добавленных на Диск.
Добавленные документы Google Количество текстовых документов, добавленных на Диск.
Другие типы файлов Количество сторонних файлов, добавленных на Диск.

Класс

Столбец Описание
Время последнего использования Класса Время последнего входа в Класс.
Созданные курсы Количество созданных курсов.
Созданные записи Общее количество записей, созданных преподавателями и учащимися.

Примечание. Столбцы Cloud Search в отчетах об использовании приложений показывают количество поисковых запросов в вашем домене.

Столбец Описание
по каким поисковым запросам; Общее количество поисковых запросов в Cloud Search.
Поисковые запросы в интернете Общее количество поисковых запросов из браузера на компьютерах и мобильных устройствах.
Поисковые запросы с устройств Android Общее количество поисковых запросов из приложения для Android.
Поисковые запросы с устройств iOS Общее количество поисковых запросов из приложения для iPhone и iPad.

Google Chat

Столбец Описание
Сообщения или реакции в чате (28 дней) Общее количество сообщений, которые были отправлены или на которые были получены реакции за последние 28 дней
Загруженные в чат файлы (28 дней) Общее количество прикрепленных файлов, загруженных в чатах за последние 28 дней.
Созданные чат-группы (28 дней) Общее количество чат-групп, созданных за последние 28 дней.
Прочитанные чаты (28 дней) Общее количество чатов с прочитанными пользователем сообщениями за последние 28 дней.

Шаг 3. Настройте отображение данных в отчете

  1. Откройте отчет, как описано выше.
  2. Нажмите "Настройки" .
  3. Чтобы добавить столбцы в диаграмму, рядом с надписью Добавить столбец нажмите на стрелку вниз и выберите нужные варианты из списка.
  4. Чтобы удалить элемент из диаграммы, нажмите на значок "Удалить" рядом с ним.
  5. Перемещать столбцы можно перетаскиваем.
  6. Нажмите Сохранить.

Шаг 4. Отфильтруйте данные и экспортируйте отчет

Как фильтровать данные по пользователю или действию

Отчет можно настроить так, чтобы он показывал определенных пользователей или события. Например, можно создать фильтр для поиска всех пользователей, которые применяют двухэтапную аутентификацию или публикуют много внешних ссылок.

  1. Откройте отчет, как описано выше в разделе Шаг 1.
  2. В верхней части отчета нажмите Добавить фильтр.
  3. Выберите и введите условия фильтрации, затем нажмите Применить, если необходимо.

    Например, выберите Название события, а затем событие, чтобы посмотреть записи журнала для каждого случая, когда оно произошло.

Как фильтровать данные по организационным подразделениям

Чтобы сравнить статистику организационных подразделений в одном домене, используйте фильтр.

  1. Откройте отчет, как описано выше в разделе Шаг 1.
  2. В верхней части отчета нажмите Организационное подразделение > выберите нужное подразделение из списка.
  3. Нажмите Применить.

Сведения можно отфильтровать только по текущей организационной структуре, даже если вы ищете старые данные. Данные за период до 20 декабря 2018 года не появляются в результатах поиска.

Как фильтровать данные по группам

Данные отчета также можно фильтровать по группам. Чтобы группа появилась в фильтре, ее нужно добавить в список "Группы фильтрации".

Подробнее о том, как фильтровать данные по группам…

Шаг 1. Добавьте группу в список "Группы фильтрации"

  1. Откройте отчет, как описано выше.
  2. В верхней части отчета нажмите Фильтр групп .
  3. Выберите Группы фильтрации.
    Откроется соответствующая страница.
  4. Нажмите Добавить группы.
  5. Найдите группу: начните вводить ее название или адрес электронной почты, а затем выберите нужный вариант из списка предложений.
  6. Если вы хотите добавить ещё одну группу, найдите и выберите ее.
  7. Когда группы будут выбраны, нажмите Добавить.
  8. Если вы хотите удалить группу, нажмите на значок Удалить группу рядом с ней.
  9. Нажмите Сохранить.
    Изменения вступают в силу в течение 24 часов (обычно быстрее). Подробнее…

Шаг 2. Отфильтруйте данные по группам

  1. Откройте отчет, как описано выше.
  2. В верхней части отчета нажмите Фильтр групп .
  3. Выберите одну или несколько групп и нажмите Применить.

Как фильтровать данные в отчете по дате

Чтобы отфильтровать данные в отчете по дате, нажмите Сортировать по дате и выберите значение в раскрывающемся меню. Если вы хотите получить последние доступные данные для каждого сервиса, выберите "Последняя". Многие показатели доступны за последние 6 месяцев, однако некоторые из них регистрируются для меньших промежутков времени.

Как экспортировать данные отчета

Данные отчета можно экспортировать в таблицу Google или скачать в виде CSV-файла.

  1. Откройте отчет, как описано выше в разделе Шаг 1.
  2. При необходимости измените включенные в экспорт данные, как описано выше в разделе Шаг 3.
  3. В отчете нажмите на значок скачивания .
  4. Укажите, какие столбцы необходимо включить, и выберите формат отчета.
  5. Нажмите Скачать.

Можно экспортировать до 100 000 строк.

Как часто обновляются данные

Полную информацию на текущую дату посмотреть нельзя. Под заголовком графика будет указана последняя дата, за которую представлены данные в столбце. В таблице под графиком для этой даты приводятся данные за один день.

Данные, утратившие актуальность по сравнению с другими столбцами, помечены звездочкой (*).

Подробнее о сроках хранения данных и задержках…


Google, Google Workspace и связанные наименования и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.