به عنوان مدیر، میتوانید از گزارشهای استفاده از برنامهها برای درک عمیق نحوه استفاده کاربرانتان از برنامههای Google Workspace استفاده کنید. در بخش گزارشهای کاربر ، گزارش استفاده از برنامهها جزئیاتی مربوط به فعالیت کاربران شما را ارائه میدهد، مانند:
- ایمیلهایی که در یک بازه زمانی خاص ارسال میشوند.
- تعداد فایلهایی که کاربران ایجاد و به اشتراک میگذارند.
- کدام کاربران به محدودیت فضای ذخیرهسازی Drive خود نزدیک شدهاند.
- تعداد جستجوهای انجام شده از دستگاههای مختلف.
- تعداد پیامهای چت ارسالی کاربران شما و نوع پیامهایی که ارسال میکنند.
توجه : ورود به سیستم IMAP با استفاده از رمزهای عبور برنامه ثبت نمیشوند.
مرحله ۱: گزارش استفاده از برنامهها را باز کنید
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
گزارشدهی گزارشهای کاربر میزان استفاده از برنامهها .نیاز به داشتن امتیاز مدیر گزارشها دارد.
مرحله ۲: بررسی دادهها
گزارش استفاده از برنامهها بر اساس دادههای کاربر زیر است.
توجه: بسته به نسخه Google Workspace شما، ممکن است به برخی از گزارشهای فعالیت دسترسی نداشته باشید.
عمومی
توجه : دادههای حذفشدهی دائمی (از جمله دادههای ذخیرهشده در Vault) جزو سهمیهی ذخیرهسازی محسوب نمیشوند.
| ستون گزارش | توضیحات |
|---|---|
| فضای ذخیرهسازی جیمیل استفاده شده (مگابایت) | مگابایت از فضای ذخیرهسازی که کاربر با دادههای Gmail مصرف کرده است |
| فضای ذخیرهسازی درایو استفاده شده (مگابایت) | مگابایت از فضای ذخیرهسازی که کاربر با دادههای Drive مصرف کرده است |
| فضای ذخیرهسازی عکس استفاده شده (مگابایت) | مگابایت از فضای ذخیرهسازی که کاربر با عکسها اشغال کرده است |
| کل فضای ذخیرهسازی استفاده شده (مگابایت) | مگابایت فضای ذخیرهسازی که کاربر مصرف کرده است |
| فضای ذخیرهسازی مورد استفاده (%) | درصد فضای ذخیرهسازی موجود که کاربر مصرف کرده است |
جیمیل
| ستون گزارش | توضیحات |
|---|---|
| کل ایمیلها | تعداد کل پیامهای Gmail که کاربر ارسال و دریافت کرده است. شامل ایمیلهای ارسالی یا دریافتی از کلاینتهای SMTP شخص ثالث با استفاده از سرورهای SMTP Gmail میشود. |
| ایمیلهای دریافتی | تعداد کل پیامهای جیمیل که کاربر دریافت کرده است. شامل ایمیلهای دریافتی از کلاینتهای SMTP شخص ثالث که از سرورهای SMTP جیمیل استفاده میکنند. |
| ایمیلهای ارسال شده | تعداد کل پیامهای Gmail که کاربر ارسال کرده است. شامل ایمیلهای ارسال شده از کلاینتهای SMTP شخص ثالث با استفاده از سرورهای SMTP Gmail میشود. |
| جیمیل (IMAP) - آخرین زمان استفاده | آخرین باری که کاربر از پروتکل دسترسی به پیام اینترنتی (IMAP) برای دسترسی به Gmail استفاده کرد |
| جیمیل (POP) - آخرین زمان استفاده | آخرین باری که کاربر از پروتکل اداره پست (POP) برای دسترسی به Gmail استفاده کرد |
| جیمیل (وب) - آخرین زمان استفاده | آخرین باری که کاربر از جیمیل تحت وب استفاده کرده است. توجه داشته باشید که این مهر زمانی با مهر زمانی آخرین ورود همگامسازی نمیشود. |
رانندگی
توجه : گزارشهای کاربر برای Drive شامل تغییرات ایجاد شده در درایوهای مشترک نمیشود. همچنین شامل دادههای کاربرانی که مجوزهای Cloud Identity Free یا Cloud Identity Premium دارند، نمیشود.
| ستون گزارش | توضیحات |
|---|---|
درایو - آخرین زمان فعال بودن | تعداد کاربران فعال، که به صورت تجمعی در طول ماه نشان داده میشود. در لیست کاربران، ستون Drive - last active time آخرین باری که کاربر به Drive دسترسی داشته است را نشان میدهد. |
| فایلها اضافه شدند | تعداد فایلهای Drive که کاربر اضافه کرده است، که میتواند شامل ایجاد یا آپلود فایل، انتقال مالکیت یا بازیابی فایل از سطل زباله باشد توجه : انجام چندین عمل روی یک فایل، تعداد را افزایش نمیدهد. |
| فایلها ویرایش شدند | تعداد فایلهای Drive که کاربر ویرایش کرده است |
| فایلهای مشاهده شده | تعداد فایلهای Drive که کاربر مشاهده کرده است |
| فرمهای گوگل اضافه شدند | تعداد فرمهای اضافه شده در Drive |
| اسلایدهای گوگل اضافه شد | تعداد ارائههای اضافه شده در Drive |
| صفحات گوگل اضافه شد | تعداد صفحات گسترده اضافه شده در Drive |
| نقشههای گوگل اضافه شد | تعداد فایلهای Google Drawing اضافه شده |
| اسناد گوگل اضافه شد | تعداد اسناد متنی اضافه شده در Drive |
| انواع دیگر اضافه شد | تعداد فایلهای غیرگوگلی که کاربر اضافه کرده است |
کلاس درس
| ستون گزارش | توضیحات |
|---|---|
| کلاس درس - آخرین زمان استفاده | آخرین باری که کاربر از Classroom استفاده کرد |
| کلاسهای ایجاد شده | تعداد کلاسهای ایجاد شده |
| پستهای ایجاد شده | تعداد کل پستهای ایجاد شده توسط معلمان و دانشآموزان |
جستجوی ابری
توجه: ستونهای جستجوی ابری در گزارشهای استفاده از برنامهها، تعداد جستجوهای انجام شده در دامنه شما را نشان میدهند.
| ستون گزارش | توضیحات |
|---|---|
| جستجوهای جستجو | تعداد کل جستجوها در جستجوی ابری |
| جستجو در وب | تعداد کل جستجوهای انجام شده از مرورگرهای وب، شامل رایانه و دستگاههای تلفن همراه |
| جستجوهای جستجو از اندروید | تعداد کل جستجوهای انجام شده از برنامه اندروید |
| جستجوهای جستجو از iOS | تعداد کل جستجوهای انجام شده از طریق اپلیکیشن موبایل برای آیفون یا آیپد |
گوگل چت
| ستون گزارش | توضیحات |
|---|---|
| پیامها یا واکنشهای چت، ۲۸ روزه | تعداد کل پیامهای ارسال شده یا پاسخ داده شده در ۲۸ روز گذشته |
| پیوستهای آپلود شده در چت، ۲۸ روزه | تعداد کل پیوستهای آپلود شده در مکالمات چت در 28 روز گذشته |
| فضاهای چت ایجاد شده، ۲۸ روزه | تعداد کل فضاهای ایجاد شده در 28 روز گذشته |
| مکالمات چت خوانده شده، ۲۸ روزه | تعداد کل مکالمات با پیامهای خوانده شده توسط کاربر در ۲۸ روز گذشته |
مرحله ۳: سفارشیسازی دادهها در گزارش
- گزارش خود را همانطور که در بالا توضیح داده شد باز کنید.
- روی تنظیمات کلیک کنید
. - (اختیاری) برای افزودن ستون به نمودار، در کنار «افزودن ستون جدید» ، روی پیکان رو به پایین کلیک کنید.
و از لیست گزینهها را انتخاب کنید. - (اختیاری) برای حذف یک مورد از نمودار، در کنار آن مورد، روی «حذف» کلیک کنید
. - (اختیاری) برای تغییر ترتیب ستونها، یک مورد را بکشید و به موقعیت جدید رها کنید.
- روی ذخیره کلیک کنید.
مرحله ۴: فیلتر کردن دادهها و خروجی گرفتن از گزارش
فیلتر بر اساس کاربر یا فعالیت
شما میتوانید گزارش خود را محدود کنید تا کاربران یا رویدادهای خاصی را نشان دهید. برای مثال، میتوانید فیلتری ایجاد کنید تا همه کاربرانی را که از تأیید هویت دو مرحلهای استفاده میکنند پیدا کنید. یا میتوانید فیلتری ایجاد کنید تا افرادی را که لینکهای خارجی زیادی به اشتراک میگذارند، فهرست کنید.
- گزارش را همانطور که در مرحله 1 در بالا توضیح داده شد، باز کنید.
- در بالای گزارش، روی «افزودن فیلتر» کلیک کنید.
- معیارهای فیلتر خود را انتخاب و وارد کنید و در صورت لزوم، روی اعمال کلیک کنید.
برای مثال، نام رویداد و سپس یک رویداد را انتخاب کنید تا ورودیهای گزارش را برای هر بار وقوع رویداد مشاهده کنید.
فیلتر بر اساس واحد سازمانی
برای مقایسه آمار بین واحدهای سازمانی در یک دامنه، میتوانید بر اساس واحد سازمانی فیلتر کنید.
- گزارش خود را همانطور که در مرحله 1 در بالا توضیح داده شد، باز کنید.
- در بالای گزارش، روی واحد سازمانی کلیک کنید یک واحد از لیست انتخاب کنید.
- روی اعمال کلیک کنید.
شما فقط میتوانید سلسله مراتب سازمانی فعلی را فیلتر کنید، حتی هنگام جستجوی دادههای قدیمیتر. دادههای قبل از ۲۰ دسامبر ۲۰۱۸ در نتایج فیلتر شده ظاهر نمیشوند.
فیلتر بر اساس گروه
همچنین میتوانید دادههای گزارش خود را بر اساس گروه فیلتر کنید. قبل از اینکه گروهی در این فیلتر ظاهر شود، باید آن گروه را به لیست مجاز گروههای فیلترینگ خود اضافه کنید.
برای جزئیات بیشتر در مورد استفاده از فیلترهای گروهی، به فیلتر کردن نتایج بر اساس گروه گوگل مراجعه کنید.
مرحله ۱: یک گروه به لیست مجاز گروههای فیلترینگ خود اضافه کنید:
- گزارش خود را همانطور که در بالا توضیح داده شد باز کنید.
- در بالای گزارش، روی فیلتر گروه کلیک کنید .
- روی فیلتر کردن گروهها کلیک کنید.
صفحه فیلتر کردن گروهها نمایش داده میشود. - روی افزودن گروهها کلیک کنید.
- با وارد کردن چند کاراکتر اول نام یا آدرس ایمیل یک گروه، آن را جستجو کنید. وقتی گروه مورد نظر خود را مشاهده کردید، آن را انتخاب کنید.
- (اختیاری) برای افزودن گروه دیگر، گروه را جستجو و انتخاب کنید.
- وقتی انتخاب گروهها تمام شد، روی «افزودن» کلیک کنید.
- (اختیاری) برای حذف گروه، روی «حذف گروه» کلیک کنید .
- روی ذخیره کلیک کنید.
تغییرات میتوانند تا ۲۴ ساعت طول بکشند اما معمولاً سریعتر اتفاق میافتند. اطلاعات بیشتر
مرحله ۲: فیلتر کردن گزارش حسابرسی بر اساس گروه
- گزارش خود را همانطور که در بالا توضیح داده شد باز کنید.
- در بالای گزارش، روی فیلتر گروه کلیک کنید .
- یک یا چند گروه را انتخاب کنید و روی «اعمال» کلیک کنید.
نمایش دادهها برای یک تاریخ خاص
دادههای گزارش خود را صادر کنید
میتوانید دادههای گزارش خود را به یک Google Sheet صادر کنید یا آن را به عنوان یک فایل CSV دانلود کنید.
- گزارش خود را همانطور که در مرحله 1 در بالا توضیح داده شد، باز کنید.
- (اختیاری) دادههایی را که قرار است در خروجی شما لحاظ شوند، همانطور که در مرحله ۳ در بالا توضیح داده شد، تغییر دهید.
- در گزارش، روی «دانلود» کلیک کنید
. - ستونهای مورد نظر و قالب گزارش را انتخاب کنید.
- روی دانلود کلیک کنید.
شما میتوانید تا ۱۰۰۰۰۰ ردیف را صادر کنید.
دادههایی که میبینم چقدر قدیمی هستند؟
شما دادههای کامل تا به امروز را مشاهده نخواهید کرد. در عوض، زیر عنوان نمودار، آخرین تاریخ دادههای ستون را مشاهده خواهید کرد. جدول زیر نمودار، دادههای ۱ روزه را برای آخرین تاریخ نشان میدهد.
گاهی اوقات، علامت ستاره "*" را در کنار نام ستون مشاهده خواهید کرد. این علامت ستاره نشان میدهد که دادههای این ستون خاص ممکن است در مقایسه با دادههای ستونهای دیگر قدیمی باشند.
برای جزئیات بیشتر در مورد زمان در دسترس قرار گرفتن دادهها و مدت زمان نگهداری آنها، به بخش «نگهداری دادهها و زمانهای تأخیر» مراجعه کنید.
گوگل، گوگل ورکاسپیس و علامتها و لوگوهای مرتبط، علائم تجاری شرکت گوگل هستند. سایر نامهای شرکتها و محصولات، علائم تجاری شرکتهایی هستند که با آنها مرتبط هستند.