Personalizar configurações de serviço usando grupos de configuração

Você pode criar um grupo de configuração ou usar um grupo existente.

Seu grupo precisa ser criado de uma das seguintes maneiras:

• No Google Admin Console
• Como usar o Google Cloud Directory Sync
• Como usar a API Directory

Importante:os grupos criados no Grupos do Google não podem ser usados como grupos de configuração. Para verificar como um grupo foi criado, use a API Groups.

Para ser usado como um grupo de configuração, um grupo dinâmico exige o marcador de segurança.

Se o grupo atender aos critérios acima, ele vai estar disponível ao aplicar uma configuração a um grupo.

É preciso ter privilégios de administrador para grupos, unidades organizacionais (nível superior) e configurações do serviço.

Você aplica configurações apenas a grupos de configuração no Admin Console, não usando APIs.

1. No Admin Console, acesse a página de configurações do app.
2. Clique na configuração que você quer mudar.
   Por exemplo, estas são as configurações do YouTube da sua organização de nível superior:
   
   
3. À esquerda, clique em Grupos.
   Todos os grupos de configuração são listados em ordem de prioridade.
4. Clique em Pesquisar um grupo. Digite o endereço de um grupo (não o nome) e selecione o grupo.
   • Comece adicionando os grupos de configuração da prioridade mais alta para a mais baixa. Ao adicionar um novo grupo, coloque-o na prioridade mais baixa.
   • Se você não encontrar o grupo, talvez ele tenha sido criado nos Grupos do Google ou seja um grupo dinâmico sem o marcador de segurança.
5. Escolha as configurações do grupo.
   Por padrão, um novo grupo usa as configurações da unidade organizacional de nível superior.
   
   
   

   Para organizações com vários tipos de licença: se você tiver licenças de uma edição que não inclua uma configuração específica, uma sinalização vai aparecer ao lado das configurações do grupo. Essa sinalização aparece mesmo se o grupo tiver usuários sem a licença necessária.

6. Ative ou desative o grupo de configuração.
   • Ativado: clique em Salvar.
     As configurações se aplicam aos participantes do grupo. Para fechar o painel, clique em Cancelar.
   • Desativado: no painel "Grupos", clique em Cancelar configuração ou Remover . Se você clicar em Cancelar, o grupo não será removido.
7. Arraste o grupo para cima ou para baixo se você quiser definir a prioridade.
   • Para definir um grupo como prioridade 1: arraste o grupo até a prioridade 2 e depois arraste a prioridade 1 atual para baixo. Você também pode digitar um número na caixa de prioridade ou clicar nas setas ao lado dela.
   • Quando há menos de quatro grupos: reordene os grupos que contêm os mesmos usuários. Eles vão receber a configuração do grupo com prioridade mais alta. Talvez você receba este alerta:
     
     "Mais de uma política pode ser vinculada aos mesmos usuários..."
     
     Esse alerta geral aparece quando você adiciona, cancela a configuração ou altera a prioridade de qualquer grupo de configuração, mesmo que eles não tenham os mesmos usuários.

Você pode verificar se um usuário tem a configuração desejada.

É preciso ter privilégios de administrador para grupos, unidades organizacionais (nível superior) e configurações do serviço.

1. No Admin Console, acesse a página de configurações do app.
2. No canto superior esquerdo, clique em Usuários.
3. Clique em Selecionar um usuário e pesquise o endereço dele (não o nome).
4. Selecione o usuário para ver as configurações dele. Abaixo do nome da configuração, é possível clicar no grupo de configuração ou na unidade organizacional que determinou as definições do usuário.

O evento Alteração das prioridades baseadas em grupo nas configurações do app é registrado quando você aplica um grupo de configuração ou altera a ordem de prioridade. O evento usa o nome do grupo em vez do endereço. Convém usar um padrão de nomenclatura semelhante para o nome e os endereços do grupo.

Por exemplo, você aplica o grupo Vincular qualquer pessoa à configuração "Compartilhamento de link" do Drive.

Quando você muda a prioridade dos grupos, o evento lista os grupos na nova ordem: da prioridade mais baixa para a mais alta.

A maioria dos outros eventos usa um formato semelhante para unidades organizacionais e grupos de configuração. O prefixo group_email identifica um grupo de configuração.

Por exemplo, substituir configurações por uma unidade organizacional:

Aplicar configurações a um grupo de configuração:

Nos eventos com grupos de configuração, sua unidade organizacional de nível superior é sempre listada como org_unit_name.

Antes de criar ou aplicar grupos de configuração, você precisa relacionar os grupos de usuários às configurações específicas. Por exemplo, esses grupos de usuários têm permissões diferentes para compartilhar arquivos do Drive.

Em seguida, use os grupos de configuração com base nos grupos de usuários ou nas configurações de usuário ou em uma combinação adequada para a organização.

Opção 1: usar grupos de configuração com base em grupos de usuários

Use os grupos de usuários como grupos de configuração. Em seguida, personalize as configurações de cada grupo. Se alguém pertencer a vários grupos, defina qual deles determinará as configurações desse usuário (descritas na seção Prioridade da configuração).

Por exemplo, com as configurações do Drive, você pode permitir que grupos de usuários específicos compartilhem arquivos externamente.

Aplicar configurações diretamente aos grupos de usuários é uma boa opção nestes casos:

• Organizações com menos de 50 usuários ou um pequeno número de configurações
  (não é preciso criar mais grupos, e você pode ajustar as configurações de cada grupo de usuários).
• Testar uma configuração do serviço
• Apps usados por um grupo específico de usuários
• Grupos dinâmicos, que gerenciam automaticamente a associação ao grupo por atributo de usuário, como local ou função

Opção 2: criar grupos de configuração com base nas configurações de usuário

Quem gerencia muitas configurações ou usuários pode criar grupos para vários níveis de configurações.

Por exemplo, crie um grupo de configuração para cada nível de permissão de compartilhamento do Drive. Em seguida, adicione os grupos de usuários como membros do grupo de configuração.

O grupo de configuração funciona como um contêiner das configurações. Geralmente há menos grupos de configuração para você gerenciar e priorizar, conforme descrito abaixo. Além disso, você pode usar a API Groups ou o Directory Sync para gerenciar a associação de usuários e grupos.

Quando um usuário pertence a vários grupos de configuração, você define qual deles tem prioridade para determinar a configuração do usuário.

No Admin Console, os grupos são listados da prioridade mais alta para a mais baixa. O usuário recebe as configurações do grupo de prioridade mais alta a que ele pertence.

Para mudar a prioridade de um grupo de configuração, mova o grupo para cima ou para baixo na lista "Grupos". É possível definir a ordem de prioridade apenas no Admin Console (não nas APIs).

Como funciona a prioridade

Quando um usuário pertence a vários grupos, ele recebe as configurações do grupo com prioridade mais alta. Neste exemplo, um gerente de vendas pertence a três grupos de usuários. Cada grupo tem uma configuração diferente para a edição do perfil do diretório.

Com os grupos de configuração nessa ordem de prioridade, os gerentes de vendas podem editar o nome e o local nos perfis do diretório.

Se o grupo Editar local tiver a prioridade mais alta, os gerentes de vendas poderão editar apenas o local, e o setor de vendas regionais poderá editar o nome e o local deles.

Configurações de usuário e vários grupos

As configurações não são adicionadas aos grupos de um usuário. Neste exemplo, um gerente de marketing pertence a três grupos, mas recebe somente as configurações do grupo com prioridade mais alta. Ele pode editar o nome e local, mas não a foto dele.

Ordenar grupos

No caso das configurações do Drive, a alteração das prioridades ou da associação do grupo pode afetar o compartilhamento e o acesso a arquivos.

Por exemplo, se você transferir a propriedade de um arquivo para um usuário em outro grupo de configuração, as permissões de compartilhamento passarão a ser as do novo grupo.

Para acompanhar a prioridade e as configurações:

• Considere a prioridade na estrutura de grupo e observe grupos aninhados em muitos níveis, o que pode dificultar o controle das configurações.

• Ao ordenar os grupos de configuração, dê a prioridade mais alta ao grupo que inclui o menor número de pessoas.

O planejamento da estrutura de grupos de configuração provavelmente é a etapa mais demorada.

Mapear as configurações do serviço

Verifique quais configurações das unidades organizacionais você quer gerenciar com grupos. Se você já usa uma abordagem baseada em funções ou em equipes para as configurações, pode usar os grupos da mesma forma.

Caso sua conta tenha várias edições do Google Workspace, siga estas etapas:

• As configurações do grupo só serão aplicadas aos usuários com acesso ao recurso ou serviço.
• Dependendo da sua edição, algumas configurações do Drive serão aplicadas a toda a organização. Com os grupos de configuração, você pode personalizar definições do Drive para outros usuários.

Definir padrões de nomenclatura

Escolha um padrão de nomenclatura de grupo para facilitar o gerenciamento e a auditoria. Por exemplo, use um padrão que inclua o nome da configuração e o número da prioridade. A lista "Grupos" mostra até 37 caracteres do nome de um grupo. Passar o cursor sobre um grupo mostra o nome completo.

Quem gerencia vários tipos de grupo pode adicionar um prefixo, como "cf", para indicar um grupo de configuração. Use também uma casa decimal para não alterar os nomes dos grupos ao adicionar um grupo de configuração.

Criar grupos

Use grupos criados no Admin Console, na API Directory ou no Google Cloud Directory Sync. Os grupos criados no Grupos do Google não podem ser usados como grupos de configuração. O Admin Console não mostra se um grupo foi criado no serviço Grupos do Google.

Você pode gerenciar o grupo de configuração em qualquer ferramenta. É possível definir permissões restritas para adicionar ou excluir usuários, postar no grupo ou impedir que usuários saiam do grupo (disponível apenas na API Groups).

• Os grupos de configuração podem não estar disponíveis para um serviço. Confira a lista na tabela acima.
• Nas configurações do Drive e das regiões de dados, talvez sua edição do Google Workspace não seja compatível com grupos de configuração.

• O grupo talvez tenha sido criado no Grupos do Google. Crie um grupo no Admin Console.
• O grupo talvez seja um grupo dinâmico sem o marcador de segurança. Saiba mais
• Confirme que você tem privilégios de administrador para o Grupos.
• Você pode estar usando um alias de grupo em vez do nome do grupo.
• Atualize a página de configuração. As mudanças podem levar até 24 horas, mas costumam ser mais rápidas. Saiba mais
• Pesquise o endereço de e-mail do grupo em vez do nome.

• Verifique se o usuário é um participante do grupo. As mudanças podem levar até 24 horas, mas costumam ser mais rápidas. Saiba mais
• Encontre o grupo de configuração que determina as configurações do usuário. Se o usuário pertencer a vários grupos de configuração, talvez seja necessário mudar a prioridade do grupo ou a associação do usuário.
• Talvez o usuário não tenha a licença de produto necessária para o recurso. Alguns recursos só estão disponíveis em determinadas edições.