เคล็ดลับในการจัดการประชุมทางธุรกิจ

ในหน้านี้

• เลือกวิธีสร้างการประชุม
• ทำความเข้าใจการควบคุมความปลอดภัยของ Meet
• สถานการณ์สำหรับการตั้งค่าการประชุมกับผู้เข้าร่วมภายในและภายนอก
• ทํางานร่วมกันในโหมดแยกหน้าจอประชุม
• ตัวเลือกสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ 

เลือกวิธีสร้างการประชุมทางวิดีโอ

คุณสามารถสร้างการประชุมจาก Google ปฏิทิน, หน้า Landing Page ของ Meet (meet.google.com), แอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่, หน้าต่างแชท, อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ห้องประชุม และจุดแรกเข้าของการประชุม ต่อไปนี้เป็นหลักเกณฑ์ที่จะช่วยในการเลือก

กําหนดเวลาในปฏิทินเพื่อ…

• วางกิจกรรมในปฏิทินของผู้เข้าร่วมเพื่อให้บุคคลเหล่านั้นเข้าร่วมการประชุมได้ง่ายๆ
• ใช้สิทธิ์ผู้จัดการประชุม
• ตั้งค่าการควบคุมความปลอดภัยและเพิ่มผู้ร่วมจัดการประชุมก่อนการประชุม (ในการตั้งค่าปฏิทิน)  
• อนุญาตให้บุคคลภายนอกเข้าร่วมโดยไม่ต้องขออนุญาต (โดยบุคคลภายนอกจะต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google)

เริ่มการประชุมทันทีเพื่อ...

• เข้าร่วมการประชุมในตอนนี้เลยและรับ URL การประชุมและหมายเลขโทรศัพท์สำหรับโทรเข้าที่จะส่งให้ผู้อื่น
• ใช้สิทธิ์ผู้จัดการประชุม

คุณสามารถตั้งค่าการควบคุมความปลอดภัยและเพิ่มผู้ร่วมจัดการประชุมหลังการประชุมได้

จาก meet.google.com ให้คลิกการประชุมใหม่เริ่มการประชุมทันที

ใช้ชื่อเล่น

ไม่แนะนําหากประเด็นที่สําคัญคือผู้ใดเป็นเจ้าของการประชุมหรือผู้ใดเป็นผู้จัดการประชุม

ตั้งชื่อการประชุม เช่น ประชุมด่วน แล้วแชร์กับคนอื่นๆ ทุกคนในองค์กรสามารถไปยังจุดเข้าถึงการประชุม เช่น meet.google.com แล้วป้อนชื่อและเข้าร่วมการประชุมเดียวกันได้

โปรดทราบว่าผู้เข้าร่วมภายนอกจะเข้าร่วมการประชุมด้วยชื่อเล่นไม่ได้ โดยผู้จัดการประชุมจะต้องส่งลิงก์พร้อมรหัสการประชุมหรือหมายเลขโทรเข้าและ PIN ให้บุคคลเหล่านี้แทน

ค้นหาการตั้งค่าสิทธิ์เข้าถึงการประชุม

ในฐานะผู้จัดการประชุมหรือโฮสต์ คุณสามารถตั้งค่าการจัดการสำหรับผู้จัดการประชุมและการควบคุมการเข้าถึงการประชุมได้ดังนี้

• สร้างหรือแก้ไขกิจกรรมในปฏิทิน - คลิกตัวเลือกวิดีโอคอล
• ในการประชุม - ให้คลิกตัวควบคุมของผู้จัดการประชุม ที่ด้านขวาล่าง

การตั้งค่าการเข้าถึงการประชุม

ในการตั้งค่าการเข้าถึงการประชุม คุณสามารถเลือกเวลาที่ผู้เข้าร่วมจะเข้าร่วมการประชุมได้และเลือกผู้ที่มีสิทธิ์เข้าร่วมการประชุมได้โดยไม่ต้องขอเข้าร่วม

หมายเหตุ: การตั้งค่าการเข้าถึงการประชุมจะมีผลกับการประชุมปัจจุบันเท่านั้น การตั้งค่าสำหรับการประชุมที่เกิดซ้ำจะมีผลกับการประชุมทั้งหมดในอนาคต จนกว่าคุณจะอัปเดตการตั้งค่า

การตั้งค่าการจัดการสําหรับผู้จัดการประชุม

ผู้ดูแลระบบ Google จะตั้งค่าการจัดการสําหรับผู้จัดการประชุมตามค่าเริ่มต้นให้กับองค์กรของคุณ

ในฐานะผู้จัดการประชุมหรือโฮสต์ คุณจะเปิดการจัดการสําหรับผู้จัดการประชุมเพื่อดูแลการประชุมและควบคุมการเข้าร่วมได้ คุณยังสามารถกําหนดให้ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ เป็นผู้ร่วมจัดการประชุมเพื่อรับสิทธิ์ในการดูแลได้อีกด้วย โปรดทราบว่าการเปิดการจัดการสําหรับผู้จัดการประชุมจะเป็นการนําสิทธิ์บางอย่างออกจากผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ดูรายละเอียดในตาราง ดังนี้

* ผู้ร่วมจัดการประชุมจะนําผู้จัดการประชุมรายเดิมออกไม่ได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเพิ่มผู้ร่วมจัดการประชุม

การประชุมกับผู้ใช้ภายใน

ตัวอย่างสถานการณ์ทั่วไปในการประชุมกับคนในองค์กร Google Workspace มีดังนี้

เปิดการประชุมให้กับทุกคนในองค์กร

จํากัดการประชุมไว้สำหรับผู้เข้าร่วมที่คุณเชิญหรือยอมรับเท่านั้น

จัดการประชุมที่ผู้อื่นเป็นผู้ดูแล (โดยที่คุณไม่ได้เข้าร่วม)

 
ผู้ใช้ที่ได้รับมอบสิทธิ์: หากคุณจัดการปฏิทินของผู้ใช้รายอื่นในฐานะของผู้ใช้ที่ได้รับมอบสิทธิ์และกําหนดเวลาการประชุมในปฏิทินหลักของบุคคลนั้น บุคคลนั้นจะเป็นผู้จัดการประชุม ในกรณีนี้ คุณไม่จําเป็นต้องแต่งตั้งบุคคลเหล่านี้ให้เป็นผู้ร่วมจัดการประชุม

ดูแลการประชุมขนาดใหญ่ที่มีผู้นำเสนออยู่เป็นกลุ่ม

ระหว่างการประชุม ให้จํากัดการแชร์หน้าจอไว้สำหรับผู้นําเสนอ จัดการเสียงรบกวนรอบข้างที่ไม่พึงประสงค์ด้วยตัวเลือกปิดเสียงทั้งหมด

สตรีมกลุ่มการสนทนาแบบสด

หากต้องการดูสตรีมแบบสด ผู้ชมต้องอยู่ในองค์กรหรือโดเมนที่เชื่อถือได้ที่ผู้ดูแลระบบ Google ของคุณเป็นคนเพิ่ม

รวมผู้ใช้ภายนอกในการประชุม

คุณสามารถกําหนดให้บุคคลภายนอกองค์กร Google Workspace เข้าร่วมการประชุมได้ด้วย แม้ว่าบุคคลเหล่านั้นจะไม่สามารถลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ได้ โดยมีทางเลือกดังนี้

ให้ผู้ใช้ภายนอกเข้าร่วมโดยอัตโนมัติ

ผู้ใช้เหล่านั้นจะต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google

เชิญผู้ใช้ภายนอก แต่กำหนดให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับเชิญต้องขอเข้าร่วม

อนุญาตให้ผู้ใช้ที่ออกจากระบบแล้วเข้าร่วม

หากผู้เข้าร่วมลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ไม่ได้ในขณะนี้ คุณจะยังคงเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอกับผู้เข้าร่วมเหล่านั้นได้

เพิ่มเป็นผู้ร่วมจัดการประชุม: แม้ว่าผู้เข้าร่วมจะไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google แต่คุณก็ยังแต่งตั้งให้บุคคลเหล่านี้เป็นผู้ร่วมจัดการประชุมได้ หลังจากเข้าร่วมการประชุมแล้ว ให้เพิ่มบุคคลดังกล่าวเป็นผู้ร่วมจัดการประชุมในแผง "บุคคล" ผู้ร่วมจัดการประชุมที่ไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้จะมีสิทธิ์ทั้งหมดของผู้ร่วมจัดการประชุมรายอื่น ยกเว้นจะไม่สามารถส่งคําเชิญทางอีเมลให้ผู้เข้าร่วมรายอื่นได้

นําเสนอและเข้าร่วมในโหมดแยกหน้าจอประชุม

บางครั้งคุณอาจต้องการเข้าร่วมการประชุมในหน้าจอที่ 2 วิธีที่ดีที่สุดคือการใช้โหมดแยกหน้าจอประชุม

ในโหมดแยกหน้าจอประชุม:

• ไมโครโฟนจะปิดอยู่เสมอเพื่อลดความเสี่ยงในการมีเสียงประกอบจากหน้าจอที่ 2
• คุณจะไม่เห็นตารางกริดของผู้เข้าร่วม จึงทําให้ดูงานนําเสนอได้ง่ายขึ้น
• คุณสามารถคลิกนําเสนอเลยเพื่อแชร์หน้าจอได้
• หน้าต่างผู้เข้าร่วมของคุณจะไม่แสดงต่อผู้เข้าร่วมรายอื่นๆ เว้นแต่คุณจะเปิดกล้องหรือยกมือขึ้น

กรณีที่ควรใช้โหมดแยกหน้าจอประชุม

หากคุณอยู่ในห้องที่มีเสียงและวิดีโอของ Meet คุณสามารถเข้าร่วมในโหมดแยกหน้าจอประชุมได้จากแล็ปท็อป ซึ่งคุณจะทำสิ่งต่อไปนี้ได้

• นําเสนอหน้าจอโดยไม่ต้องเสี่ยงจากการมีเสียงประกอบ
• ยกมือขึ้น: หน้าต่างผู้เข้าร่วมของคุณจะปรากฏในตารางผู้เข้าร่วม เพื่อให้คนอื่นๆ ในการประชุมทราบว่าคุณมีความเห็นที่ต้องการพูด
• ใช้แชทในการประชุม หรือมีส่วนร่วมในแบบสํารวจหรือกิจกรรมถามและตอบ
• เปิดหรือปิดตัวควบคุมของผู้จัดการประชุม

เข้าร่วมการประชุมในโหมดแยกหน้าจอประชุม

ไปที่การประชุมจากกิจกรรมในปฏิทินหรือใช้ลิงก์การประชุม จากหน้ารายการการประชุม (ห้องสีเขียว) ให้ทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

• คลิกใช้โหมดแยกหน้าจอประชุม หากคุณอยู่ในห้องประชุม โปรดเช็คอินเพื่อให้ชื่อของคุณและชื่อห้องปรากฏในหน้าต่างผู้เข้าร่วม
• คลิกนําเสนอเพื่อเข้าร่วมในโหมดแยกหน้าจอประชุมขณะแชร์หน้าจอไปด้วยเช่นกัน

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโหมดแยกหน้าจอประชุม

เข้าร่วมและมีส่วนร่วมจากอุปกรณ์เคลื่อนที่

เข้าร่วมจากแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ในโทรศัพท์

คุณจะเข้าร่วมและมีส่วนร่วมในการประชุมทางวิดีโอได้จากแอป Meet หรือ Gmail บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ในโทรศัพท์ของคุณ จากนั้นคุณจะใช้เสียงและวิดีโอของโทรศัพท์ รวมทั้งจะมีสิทธิ์เข้าถึงและสิทธิ์การมีส่วนร่วมเหมือนกับตอนที่เข้าร่วมจากคอมพิวเตอร์

ใช้เสียงผ่านโทรศัพท์และใช้วิดีโอจากคอมพิวเตอร์

หากการเชื่อมต่อเครือข่ายไม่ดี ให้ลองปรับปรุงประสิทธิภาพโดยการใช้เสียงจากโทรศัพท์แทนคอมพิวเตอร์ โดยคุณจะยังคงใช้วิดีโอจากคอมพิวเตอร์ได้อยู่

ในคอมพิวเตอร์ ให้ทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

• ในการประชุม - ให้คลิกเพิ่มเติมใช้เสียงจากโทรศัพท์
• ในหน้ารายการการประชุม - ให้คลิกเข้าร่วมและใช้เสียงจากโทรศัพท์

ทําตามวิธีการเพื่อป้อนหมายเลขโทรศัพท์และรับสาย คุณสามารถมีส่วนร่วมในวิดีโอจากคอมพิวเตอร์ได้เสมอ แต่คุณจะต้องพูดและฟังผ่านโทรศัพท์

ดูข้อมูลเพิ่มเติม: ใช้เสียงจากโทรศัพท์ในการประชุม

โทรเข้าด้วยเสียงเท่านั้น

หากคุณเข้าร่วมโดยใช้วิดีโอไม่ได้ เช่น ในกรณีที่ขับรถอยู่ ให้โทรเข้าด้วยหมายเลขโทรศัพท์

• โทรเข้าจากโทรศัพท์ - ใช้หมายเลขโทรศัพท์และ PIN ของการประชุม ข้อมูลนี้อยู่ในคำเชิญในปฏิทิน และแสดงให้กับผู้ที่อยู่ในการประชุมด้วย
• ให้คนที่อยู่ในการประชุมโทรออก - ผู้เข้าร่วมที่มีสิทธิ์โทรออกจะโทรหาคุณจากการประชุมได้ จากแผงบุคคล บุคคลนั้นจะคลิกเพิ่มบุคคลโทร

ดูข้อมูลเพิ่มเติม: ใช้โทรศัพท์เพื่อโทรเข้าร่วมการประชุม