Problem
Sie möchten nicht, dass die E-Mail-Empfänger Ihrer Nutzer Nachrichten oder Anhänge weiterleiten, kopieren, drucken oder herunterladen. So verhindern Sie, dass vertrauliche Informationen offengelegt werden.
Umgebung
- Admin-Konsole
- Gmail Web
Lösung
Aktivieren oder deaktivieren Sie den Gmail-Modus „Vertraulich“ für Ihre gesamte Domain oder für bestimmte Organisationseinheiten.
Gmail-Modus „Vertraulich“ für die gesamte Organisation aktivieren oder deaktivieren
So senden Sie vertrauliche E-Mails
Gmail-Modus „Vertraulich“ für die gesamte Organisation aktivieren oder deaktivieren
- Melden Sie sich in der Admin-Konsole an.
- Gehen Sie zu Menü > Apps > Google Workspace> Gmail > Nutzereinstellungen.
- Hierfür ist die Administratorberechtigung „Gmail-Einstellungen“ erforderlich.
- Scrollen Sie zum Modus „Vertraulich“.
- Klicken Sie auf das Kästchen neben Modus „Vertraulich“ aktivieren .
- Klicken Sie auf Speichern.
- Melden Sie sich in der Admin-Konsole an.
- Gehen Sie zu Menü > Apps > Google Workspace> Gmail > Nutzereinstellungen.
- Hierfür ist die Administratorberechtigung „Gmail-Einstellungen“ erforderlich.
- Wählen Sie links die Organisationseinheit aus.
- Scrollen Sie zum Modus „Vertraulich“.
- Klicken Sie auf das Kästchen neben Modus „Vertraulich“ aktivieren .
- Klicken Sie auf Speichern.
- Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen wirksam werden.
So senden Sie vertrauliche E-Mails
- Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
- Klicken Sie auf Schreiben.
- Klicken Sie rechts unten im Fenster auf das Vorhängeschlosssymbol, um den Modus „Vertraulich“ zu aktivieren.
- Tipp: Wenn Sie den Modus „Vertraulich“ bereits für eine E-Mail aktiviert haben, gehen Sie zum Ende der E-Mail und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Legen Sie ein Ablaufdatum und einen Sicherheitscode fest. Diese Einstellungen gelten sowohl für den Nachrichtentext als auch für jegliche Anhänge.
- Wenn Sie Kein SMS-Sicherheitscode auswählen, können Empfänger, die die Gmail App verwenden, die Nachricht direkt öffnen. Empfänger, die nicht Gmail verwenden, erhalten einen Sicherheitscode per E-Mail.
- Wenn Sie SMS-Sicherheitscode auswählen,erhalten Empfänger einen Sicherheitscode per SMS. Achten Sie in diesem Fall darauf, nicht Ihre eigene Telefonnummer einzugeben, sondern die des Empfängers.
- Klicken Sie auf Speichern.
Ursache
Der Modus „Vertraulich“ wurde in Gmail noch nicht in der Admin-Konsole aktiviert. Die Nutzer wissen auch nicht, wo sich der Modus „Vertraulich“ im Fenster „E-Mail schreiben“ in Gmail befindet.