Cómo proteger la información sensible de tus correos electrónicos

Problema

No desea que los destinatarios de los correos electrónicos de sus usuarios reenvíen, copien, impriman o descarguen mensajes o archivos adjuntos y eviten que se filtre información sensible.

Entorno

  • Consola del administrador
  • Gmail en la Web

Solución

Activa o desactiva el Modo confidencial de Gmail para todo tu dominio o para unidades organizativas específicas.

Activar o desactivar el Modo confidencial de Gmail para toda la organización
  1. Accede a la Consola del administrador.
  2. Ve a Menú > Apps > Google Workspace > Gmail > Configuración de usuario.
    • Requiere el privilegio de administrador de la configuración de Gmail.
  3. Desplázate hasta Modo confidencial. 
  4. Marca la casilla Habilitar modo confidencial .  
  5. Haz clic en Guardar.
Activar el Modo confidencial de Gmail para una unidad organizativa específica
  1. Accede a la Consola del administrador.
  2. Ve a Menú > Apps > Google Workspace > Gmail > Configuración de usuario.
    • Requiere el privilegio de administrador de la configuración de Gmail.
  3. A la izquierda, selecciona la unidad organizativa.
  4. Desplázate hasta Modo confidencial.
  5. Marca la casilla Habilitar modo confidencial .
  6. Haz clic en Guardar.
  7. Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, aunque suelen ocurrir antes.

Cómo enviar correos electrónicos confidenciales
  1. En la computadora, ve a Gmail.
  2. Haz clic en Redactar.
  3. En la esquina inferior derecha de la ventana, haz clic en el ícono del candado para activar el modo confidencial.
    • Sugerencia: Si ya activaste el modo confidencial en un correo electrónico, ve a la parte inferior del mensaje y haz clic en Editar.
  4. Establece una fecha de vencimiento y una contraseña. Esta configuración afecta tanto al texto del mensaje como a los archivos adjuntos. 
    • Si eliges Sin contraseña por SMS, los destinatarios que usen la app de Gmail podrán abrir el mensaje directamente. Aquellos que no usen esta app recibirán una contraseña por correo electrónico.
    • Si eliges Contraseña por SMS,los destinatarios recibirán una contraseña por mensaje de texto. Asegúrate de ingresar el número de teléfono del destinatario, no el tuyo.
  5. Haz clic en Guardar.

Causa

Aún no se ha activado el modo confidencial en Gmail en la Consola del administrador. Los usuarios tampoco saben dónde se encuentra el botón de activación del modo confidencial en la ventana para redactar correos electrónicos en Gmail.