چگونه از اطلاعات حساس در ایمیل های خود محافظت کنیم

مسئله

شما نمی‌خواهید که گیرندگان ایمیل کاربر شما پیام‌ها یا پیوست‌ها را فوروارد، کپی، چاپ یا دانلود کنند و از افشای اطلاعات حساس جلوگیری کنند.

محیط

  • کنسول مدیریت
  • وب جیمیل

راه حل

حالت محرمانه Gmail را برای کل دامنه خود یا برای واحدهای سازمانی خاص روشن یا خاموش کنید.

حالت محرمانه Gmail را به کل سازمان تبدیل کنید
  1. وارد کنسول Admin شوید.
  2. به منو > برنامه ها > Google Workspace > Gmail > تنظیمات کاربر بروید.
    • به امتیاز مدیر تنظیمات Gmail نیاز دارد.
  3. به حالت محرمانه بروید.
  4. کادر Enable confidential mode را علامت بزنید.
  5. روی ذخیره کلیک کنید.
حالت محرمانه Gmail را برای یک واحد سازمانی خاص روشن کنید
  1. وارد کنسول Admin شوید.
  2. به منو > برنامه ها > Google Workspace > Gmail > تنظیمات کاربر بروید.
    • به امتیاز مدیر تنظیمات Gmail نیاز دارد.
  3. در سمت چپ، واحد سازمانی را انتخاب کنید.
  4. به حالت محرمانه بروید.
  5. کادر Enable confidential mode را علامت بزنید.
  6. روی ذخیره کلیک کنید.
  7. تغییرات ممکن است تا 24 ساعت طول بکشد، اما معمولاً سریع‌تر اتفاق می‌افتند.

نحوه ارسال ایمیل های محرمانه
  1. در رایانه خود، به Gmail بروید.
  2. روی نوشتن کلیک کنید.
  3. در سمت راست پایین پنجره، روی نماد قفل کلیک کنید تا حالت محرمانه روشن شود.
    • نکته: اگر قبلاً حالت محرمانه را برای ایمیلی روشن کرده‌اید، به پایین ایمیل بروید، سپس روی ویرایش کلیک کنید.
  4. تاریخ انقضا و رمز عبور را تنظیم کنید. این تنظیمات هم بر متن پیام و هم بر هر پیوست تأثیر می گذارد.
    • اگر بدون گذرواژه پیامکی را انتخاب کنید، گیرندگانی که از برنامه Gmail استفاده می‌کنند می‌توانند مستقیماً آن را باز کنند. برای گیرندگانی که از Gmail استفاده نمی‌کنند، رمز عبور ایمیل برایشان ارسال می‌شود.
    • اگر رمز عبور SMS را انتخاب کنید، گیرندگان یک رمز عبور از طریق پیام متنی دریافت خواهند کرد. مطمئن شوید که شماره تلفن گیرنده را وارد کرده اید، نه شماره تلفن خود را.
  5. روی ذخیره کلیک کنید.

علت

حالت محرمانه در Gmail هنوز در کنسول Admin فعال نشده است. کاربران همچنین نمی دانند که جابجایی حالت محرمانه در پنجره نوشتن ایمیل در جیمیل در کجا قرار دارد.