Comment protéger les informations sensibles dans vos e-mails

Problème

Vous ne souhaitez pas que les destinataires des e-mails de vos utilisateurs transfèrent, copiez, imprimez ou téléchargez des messages ou des pièces jointes, et évitez la fuite d'informations sensibles.

Environnement

  • Console d'administration
  • Gmail pour le Web

Solution

Activez ou désactivez le mode confidentiel de Gmail pour l'ensemble de votre domaine ou pour des unités organisationnelles spécifiques.

Activer le mode confidentiel de Gmail dans l'ensemble de l'organisation
  1. Connectez-vous à la console d'administration.
  2. Accédez à Menu > Applications > Google Workspace> Gmail > Paramètres utilisateur.
    • Nécessite le droit d'administrateur Paramètres Gmail.
  3. Faites défiler la page jusqu'à Mode confidentiel. 
  4. Cochez la case Activer le mode confidentiel .  
  5. Cliquez sur Enregistrer.
Activer le mode confidentiel de Gmail pour une unité organisationnelle spécifique
  1. Connectez-vous à la console d'administration.
  2. Accédez à Menu > Applications > Google Workspace> Gmail > Paramètres utilisateur.
    • Nécessite le droit d'administrateur Paramètres Gmail.
  3. Sur la gauche, sélectionnez l'unité organisationnelle.
  4. Faites défiler la page jusqu'à Mode confidentiel.
  5. Cochez la case Activer le mode confidentiel .
  6. Cliquez sur Enregistrer.
  7. Il peut s'écouler jusqu'à 24 heures avant que les modifications soient appliquées, mais ce délai est généralement plus court.

Comment envoyer des e-mails confidentiels ?
  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
  2. Cliquez sur Nouveau message.
  3. En bas à droite de la fenêtre, cliquez sur l'icône en forme de cadenas pour activer le mode confidentiel.
    • Conseil: Si vous avez déjà activé le mode confidentiel pour un e-mail, accédez au bas de l'e-mail, puis cliquez sur Modifier.
  4. Définissez une date d'expiration et un code secret. Ces paramètres s'appliquent au texte du message et aux pièces jointes. 
    • Si vous sélectionnez Pas de code secret par SMS, les destinataires utilisant l'application Gmail pourront l'ouvrir directement. Ceux qui n'utilisent pas Gmail recevront un code secret par e-mail.
    • Si vous choisissez Code secret reçu par SMS,les destinataires recevront un code secret par SMS. Veillez à saisir le numéro de téléphone du destinataire et non le vôtre.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Cause

Le mode confidentiel de Gmail n'est pas encore activé dans la console d'administration. Les utilisateurs ne savent pas non plus où se trouve le bouton d'activation du mode confidentiel dans la fenêtre de rédaction d'e-mails de Gmail.