בעיה
אינכם רוצים שנמעני האימיילים של המשתמשים יעבירו, יעתיקו, ידפיסו או יורידו הודעות או קבצים מצורפים וכדי למנוע דליפה של מידע רגיש.
סביבה
- מסוף Admin
- Gmail באינטרנט
פתרון
מפעילים או משביתים את המצב הסודי ב-Gmail ברמת הדומיין או ביחידות ארגוניות מסוימות.
הפעלת המצב הסודי של Gmail לכל הארגון
איך שולחים אימיילים במצב סודי
הפעלת המצב הסודי של Gmail לכל הארגון
- מתחברים למסוף Admin.
- עוברים לתפריט > אפליקציות > Google Workspace > Gmail > הגדרות משתמש.
- כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין להגדרות של Gmail.
- גוללים אל מצב סודי.
- מסמנים את התיבה הפעלת מצב סודי .
- לוחצים על שמירה.
- מתחברים למסוף Admin.
- עוברים לתפריט > אפליקציות > Google Workspace > Gmail > הגדרות משתמש.
- כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין להגדרות של Gmail.
- בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית.
- גוללים אל מצב סודי.
- מסמנים את התיבה הפעלת מצב סודי .
- לוחצים על שמירה.
- השינויים יכולים להימשך עד 24 שעות, אבל בדרך כלל זה קורה מהר יותר.
איך שולחים אימיילים במצב סודי
- פותחים את Gmail במחשב.
- לוחצים על אימייל חדש.
- בפינה השמאלית התחתונה של החלון, לוחצים על סמל המנעול כדי להפעיל את מצב סודי.
- טיפ: אם כבר הפעלתם מצב סודי בהודעת האימייל, יש ללחוץ על עריכה בחלק התחתון של ההודעה.
- מגדירים תאריך תפוגה וקוד סיסמה. ההגדרות האלה משפיעות גם על הטקסט של ההודעה וגם על קבצים שיצורפו אליה.
- אם בוחרים באפשרות ללא קוד סיסמה ב-SMS, נמענים שמשתמשים באפליקציית Gmail יוכלו לפתוח את ההודעה ישירות. נמענים שלא משתמשים ב-Gmail יקבלו קוד סיסמה באימייל.
- אם בוחרים באפשרות קוד סיסמה ב-SMS,נמענים יקבלו קוד סיסמה בהודעת טקסט. הקפידו להזין את מספר הטלפון של הנמען, ולא את מספר הטלפון שלכם.
- לוחצים על שמירה.
סיבה
המצב הסודי ב-Gmail עוד לא הופעל במסוף Admin. המשתמשים גם לא יודעים איפה ממוקם המתג 'מצב סודי' בחלון כתיבת האימייל ב-Gmail.