Problem
Zależy Ci na tym, aby odbiorcy e-maili użytkowników nie mogli przekazywać, kopiować, drukować ani pobierać wiadomości oraz załączników. Pozwoli to uniknąć wycieku informacji poufnych.
Środowisko
- Konsola administracyjna
- Gmail w przeglądarce
Rozwiązanie
Włącz lub wyłącz tryb poufny Gmaila w całej domenie lub w określonych jednostkach organizacyjnych.
Włączanie trybu poufnego Gmaila w całej organizacji
Jak wysyłać poufne e-maile
Włączanie trybu poufnego Gmaila w całej organizacji
- Zaloguj się w konsoli administracyjnej.
- Kliknij Menu > Aplikacje > Google Workspace> Gmail > Ustawienia użytkownika.
- Wymaga uprawnień administratora Ustawienia Gmaila.
- Przewiń do sekcji Tryb poufny.
- Zaznacz pole Włącz tryb poufny .
- Kliknij Zapisz.
- Zaloguj się w konsoli administracyjnej.
- Kliknij Menu > Aplikacje > Google Workspace> Gmail > Ustawienia użytkownika.
- Wymaga uprawnień administratora Ustawienia Gmaila.
- Po lewej stronie wybierz jednostkę organizacyjną.
- Przewiń do sekcji Tryb poufny.
- Zaznacz pole Włącz tryb poufny .
- Kliknij Zapisz.
- Zastosowanie zmian może potrwać do 24 godzin, ale zwykle dzieje się to znacznie szybciej.
Jak wysyłać poufne e-maile
- Otwórz Gmaila na komputerze.
- Kliknij Utwórz.
- W prawym dolnym rogu okna kliknij ikonę kłódki, aby włączyć tryb poufny.
- Wskazówka: jeśli tryb poufny w e-mailu jest już włączony, przejdź na dół ekranu wiadomości i kliknij Edytuj.
- Ustaw datę ważności i kod dostępu. Wybrane tu ustawienia będą wpływały zarówno na treść wiadomości, jak i na załączniki.
- Jeśli wybierzesz Brak kodu dostępu z SMS-a, odbiorcy, którzy korzystają z aplikacji Gmail, będą mogli bezpośrednio otworzyć wiadomość. Natomiast ci odbiorcy, którzy nie korzystają z Gmaila, otrzymają kod dostępu e-mailem.
- Jeśli wybierzesz Kod dostępu z SMS-a,odbiorcy otrzymają kod dostępu SMS-em. Pamiętaj, żeby podać numer telefonu odbiorcy, a nie własny.
- Kliknij Zapisz.
Przyczyna
Tryb poufny Gmaila nie został jeszcze aktywowany w konsoli administracyjnej. Użytkownicy nie wiedzą też, gdzie w oknie tworzenia e-maila w Gmailu znajduje się przełącznik trybu poufnego.