如何保护电子邮件中的敏感信息

问题

您一定不希望用户的电子邮件收件人转发、复制、打印或下载邮件或附件,也不希望敏感信息泄露。

环境

  • 管理控制台中)
  • Gmail 网页版

解决方案

为您的整个网域或特定组织部门启用或停用 Gmail 机密模式。

为整个组织启用或停用 Gmail 机密模式
  1. 登录管理控制台
  2. 依次转到菜单 > 应用 > Google Workspace> Gmail > 用户设置
    • 需要拥有“Gmail 设置”管理员权限。
  3. 滚动到机密模式
  4. 选中启用机密模式 复选框。 
  5. 点击保存
为特定组织部门启用 Gmail 机密模式
  1. 登录管理控制台
  2. 依次转到菜单 > 应用 > Google Workspace> Gmail > 用户设置
    • 需要拥有“Gmail 设置”管理员权限。
  3. 在左侧,选择所需组织部门。
  4. 滚动到机密模式
  5. 选中启用机密模式 复选框。
  6. 点击保存
  7. 更改最长可能需要 24 小时才会生效,但通常不需要这么久。

如何发送机密电子邮件
  1. 在计算机上,前往 Gmail
  2. 点击写邮件
  3. 在窗口右下方,点击锁形图标以启用机密模式。
    • 提示:如果您已为某封电子邮件启用机密模式,请转到电子邮件底部,然后点击修改
  4. 设置到期日期和密码。这些设置会同时影响邮件内容以及所有附件。 
    • 如果您选择停用短信验证码,使用 Gmail 应用的收件人就可以直接打开电子邮件。不使用 Gmail 的收件人会通过电子邮件获得验证码。
    • 如果您选择短信验证码,收件人会通过短信获得验证码。请确保您输入的是收件人的电话号码,而不是您自己的号码。
  5. 点击保存

原因

尚未在管理控制台中启用 Gmail 中的机密模式。用户也不知道机密模式切换开关位于 Gmail 的撰写电子邮件窗口的什么位置。