如何保護電子郵件中的機密資訊

問題

您不希望使用者的電子郵件收件者轉寄、複製、列印或下載郵件或附件，也不希望機密資訊外洩。

環境

  • 管理控制台
  • Gmail 網頁版

解決方法

為整個網域或特定機構單位開啟或關閉 Gmail 機密模式。

為整個機構啟用 Gmail 機密模式
  1. 登入管理控制台。
  2. 依序前往「選單」 >「應用程式」 >「Google Workspace」>「Gmail」 >「使用者設定」。
    • 需要 Gmail 設定管理員權限。
  3. 捲動至「機密模式」。
  4. 勾選「啟用機密模式」 方塊。 
  5. 點按「儲存」。
為特定機構單位開啟 Gmail 機密模式
  1. 登入管理控制台。
  2. 依序前往「選單」 >「應用程式」 >「Google Workspace」>「Gmail」 >「使用者設定」。
    • 需要 Gmail 設定管理員權限。
  3. 在左側選取機構單位。
  4. 捲動至「機密模式」。
  5. 勾選「啟用機密模式」 方塊。
  6. 點按「儲存」。
  7. 變更最多可能需要 24 小時才會生效，但通常不會這麼久。

如何傳送機密電子郵件
  1. 在電腦上前往 Gmail。
  2. 按一下「撰寫」。
  3. 按一下視窗右下方的鎖頭圖示，開啟機密模式。
    • 提示：如果您已經為電子郵件開啟機密模式，請按一下電子郵件底部的「編輯」。
  4. 設定到期日和密碼。這些設定適用於郵件文字和任何附件。 
    • 如果您選擇「不使用簡訊密碼」，使用 Gmail 應用程式的收件者就可以直接開啟郵件。未使用 Gmail 的收件者則會收到內含密碼的電子郵件。
    • 如果選擇「使用簡訊密碼」，收件者將透過簡訊取得密碼。請確定你輸入的是收件者的電話號碼，而不是你自己的電話號碼。
  5. 點按「儲存」。

原因

客戶尚未在管理控制台中啟用 Gmail 的機密模式，使用者也不知道 Gmail 撰寫電子郵件視窗中的「機密模式」切換鈕位於何處。