איך לאפשר למשתמשים לבקש אישורי קריאה

אדמינים יכולים לאפשר לאנשים בארגון שלהם לבקש או להחזיר אישורי קריאה באימייל. אישור קריאה הוא התראה באימייל שמאפשרת לשולח לדעת שהנמען פתח את ההודעה. מידע נוסף על אישורי קריאה

כשמפעילים את אישורי הקריאה בארגון, המשתמשים יכולים לבקש או להחזיר אישור קריאה.

חשוב: לא מומלץ להסתמך על אישורי קריאה כדי לאמת את מסירת ההודעות. באופן כללי, אישורי קריאה פועלים במערכות אימייל שונות. עם זאת, אישורי קריאה יכולים להישלח לגבי הודעות שלא נקראו. יכול לקרות גם שאישורי קריאה לא נשלחים או נמסרים כצפוי לגבי הודעות שנפתחו.

אפשרויות של אישורי קריאה

אפשר לנהל את השימוש באישורי הקריאה בארגון:

• אתם יכולים להגביל את רשימת האנשים שיכולים לקבל אישורי קריאה, או להחליט שכולם יכולים לקבל אותם.
• אתם יכולים להגדיר שאישורי הקריאה יישלחו באופן אוטומטי בחזרה לשולח כשהנמען יפתח את ההודעה. לחלופין, אפשר לדרוש מהנמענים לאשר שליחה של אישור קריאה בחזרה לשולח בכל פעם שהם פותחים הודעה.

הגדרת אישורי קריאה למשתמשים

1. היכנסו אל מסוף Google Admin באמצעות חשבון אדמין.

   אי אפשר לגשת למסוף אדמין בלי חשבון אדמין.

2. נכנסים לתפריט  אפליקציות > Google Workspace > Gmail‏ > הגדרות משתמש.

   כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות של Gmail.

3. כדי להחיל את ההגדרה על כל המשתמשים ב-Gmail, משאירים את הסימון של היחידה הארגונית ברמה העליונה. אחרת, בוחרים יחידת צאצא ארגונית.
4. בקטע אישורי קריאה של אימיילים, בוחרים את האפשרויות הרצויות לארגון:
   • משתמשים לא יכולים לשלוח אישורי קריאה של אימיילים: אם אתם רוצים להשבית שליחה של אישורי קריאה לכל המשתמשים.
   • המשתמשים יכולים לשלוח אישורי קריאה לכל הכתובות בארגון שלי וגם לכתובות אימייל ברשימת ההיתרים: אם אתם רוצים להגביל שליחה של אישורי קריאה לכתובות בדומיינים שלכם ולכתובות חיצוניות שאתם מזינים בהגדרה הזו. כשמזינים כתובות בהגדרה:
     • צריך להפריד בין כתובות אימייל חיצוניות באמצעות פסיקים.
     • אפשר להזין עד 100 כתובות.
     • כל כתובת יכולה לכלול עד 256 תווים.
   • הצגת בקשה לאישור קריאה בכל אימייל שהמשתמש מקבל: אם אתם רוצים לדרוש מהנמענים לאשר שליחה של כל אישור קריאה בחזרה לשולח. אם התיבה הזו לא מסומנת, אישורי הקריאה נשלחים באופן אוטומטי בחזרה לשלוח ברגע שהנמען פותח כל הודעה.
   • מותר לשלוח אישורי קריאה לכל כתובת אימייל: אם אתם רוצים לאפשר למשתמשים לבקש ולהחזיר אישורי קריאה מכתובות אימייל בתוך הארגון ומחוץ לארגון. אם בוחרים באפשרות הזו, התיבה הצגת בקשה לאישור קריאה בכל אימייל שהמשתמש מקבל נבחרת ומושבתת. כלומר, הנמענים צריכים לאשר את כל אישורי הקריאה לפני שהם נשלחים בחזרה לשולח.
5. לוחצים על שמירה.

בדרך כלל השינויים נכנסים לתוקף בתוך דקות, אבל עשוי להיות עיכוב של עד 24 שעות. אפשר לקרוא פרטים נוספים במאמר איך השינויים חלים על שירותי Google.  

איך פועלים אישורי הקריאה

אישורי הקריאה פועלים באופן שונה בהתאם לתוכנת האימייל שאתם משתמשים בה כדי לפתוח את ההודעות. לדוגמה, אישור קריאה יכול להישלח באופן אוטומטי, ללא אישור מהנמען, אם ההודעה נפתחת באמצעות תוכנת אימייל שמתבססת על IMAP או POP. חלק מאפליקציות האימייל לנייד שלא מתבססות על IMAP לא תומכות באישורי קריאה.

אם תוכנת האימייל של השולח לא תומכת באישורי קריאה, יכול להיות שהאישור לא יישלח. 

מערכת Gmail שולחת אישורי קריאה רק לחשבונות אימייל אישיים של משתמשים, ולא לקבוצות או לרשימות תפוצה אחרות.