Nếu bạn làm việc trong Ngành dịch vụ tài chính (FSI) và cần tuân theo các quy tắc của Cơ quan quản lý ngành tài chính (FINRA), bạn có thể sử dụng Google Workspace để xuất và lưu trữ dữ liệu. Bài viết này cung cấp thông tin tổng quan về các chế độ cài đặt và tính năng mà bạn và các quản trị viên khác của Google Workspace có thể áp dụng để hỗ trợ tuân thủ FINRA và các quy định khác về dịch vụ tài chính.
Tuân thủ FINRA cho Workspace
Để tuân thủ FINRA, bạn phải lưu trữ hồ sơ và giám sát thông tin liên lạc. Các tính năng được hỗ trợ của Workspace đáp ứng các yêu cầu về hồ sơ điện tử do nhiều cơ quan quản lý chỉ định cho các tổ chức dịch vụ tài chính, bao gồm:
- Uỷ ban Chứng khoán và Giao dịch (SEC) trong 17 CFR § 240.17a-4(f)(2)
- SEC trong 17 CFR § 240.18a-6(e)(2)
- FINRA trong Quy tắc 4511(c), quy tắc này tuân theo các yêu cầu về định dạng và phương tiện của Quy tắc 17a-4(f) của SEC
- Uỷ ban Giao dịch Hợp đồng Tương lai (CFTC) trong 17 CFR § 1.31(c)-(d)
Để biết thêm thông tin, hãy truy cập vào trang web của FINRA.
Cấu hình Workspace
Các tệp xuất của Gmail, Lịch Google và Google Chat ghi lại các hồ sơ dựa trên thông tin liên lạc mà bạn có thể thiết lập để tự động xuất sang các nền tảng của bên thứ ba. Bạn có thể bật hoặc tắt các tính năng sau của Workspace để đáp ứng các yêu cầu quan trọng về việc lưu giữ hồ sơ, giám sát, theo dõi và giám sát.
- Gmail – Ghi nhật ký tất cả email từ một đơn vị tổ chức cụ thể hoặc một nhóm trong Google Nhóm vào một hộp thư của bên thứ ba bằng SMTP.
- Chat – Ghi nhật ký tất cả sự kiện trò chuyện cho một đơn vị tổ chức hoặc nhóm cụ thể vào một hộp thư của bên thứ ba bằng SMTP.
- Lịch—Ghi nhật ký tất cả sự kiện trên lịch cho người dùng trong một đơn vị tổ chức hoặc nhóm cụ thể vào một hộp thư của bên thứ ba bằng SMTP.
- Google Drive – Xuất tất cả các tệp trên Drive được gắn nhãn để lưu trữ tuân thủ
vào một nhóm Google Cloud Storage (GCS) bằng công cụ Xuất dữ liệu.
- Hồ sơ dữ liệu được lưu trữ bằng AODocs Compliance Archive, một giải pháp quản lý hồ sơ của bên thứ ba do AODocs, Inc. cung cấp.
- Hồ sơ trên Drive được lưu trữ bằng một giải pháp quản lý hồ sơ của bên thứ ba có tên là AODocs Compliance Archive do AODocs, Inc. cung cấp.
- AODocs Compliance Archive là một dịch vụ quản lý nội dung nâng cao được tích hợp với Workspace và GCS. Dịch vụ này đáp ứng các yêu cầu của ngành chứng khoán về việc lưu giữ hồ sơ điện tử ở định dạng không thể ghi lại, không thể xoá trong thời gian lưu giữ được áp dụng và các lệnh giữ pháp lý.
- Khi sử dụng tính năng tích hợp AODocs, bạn có thể gắn nhãn cho các tệp trên Drive để lưu trữ tuân thủ. Các hồ sơ này bị khoá, nghĩa là danh sách kiểm soát truy cập (ACL) sẽ bị xoá và được lưu trữ ở định dạng có thể lập chỉ mục trong một nhóm GCS.
Tất cả quản trị viên Workspace chịu trách nhiệm thiết lập các yêu cầu về lưu trữ và giám sát trong các công cụ được sử dụng trên một tổ chức FSI đều có thể hoàn tất các tác vụ này. Tất cả quản trị viên đều phải định cấu hình, giám sát và vận hành các công cụ cần thiết để tuân thủ các quy định chính của FSI (trước đó trên trang này), bao gồm cả FINRA.
Định cấu hình việc tuân thủ FINRA cho Gmail
Bạn có thể thiết lập một giải pháp lưu trữ của bên thứ ba để lưu trữ các thông báo nhật ký của Gmail. Để xem hướng dẫn chi tiết, hãy tham khảo bài viết Tích hợp Gmail với giải pháp lưu trữ của bên thứ ba.
Định cấu hình việc tuân thủ FINRA cho Chat
Thiết lập một giải pháp của bên thứ ba để lưu trữ các thông báo trên Chat dưới dạng tệp lưu trữ nhật ký email. Để xem hướng dẫn chi tiết, hãy tham khảo bài viết Tích hợp Chat với giải pháp lưu trữ của bên thứ ba.
Định cấu hình việc tuân thủ FINRA cho Lịch
Thiết lập một giải pháp của bên thứ ba để lưu trữ các sự kiện trên Lịch và thông tin chi tiết của các sự kiện đó dưới dạng tệp lưu trữ nhật ký email. Để biết thông tin chi tiết, hãy tham khảo bài viết Tích hợp Lịch với giải pháp lưu trữ của bên thứ ba.
Định cấu hình việc tuân thủ FINRA cho Meet
Là quản trị viên, bạn có thể điều chỉnh chức năng của Meet cho phù hợp với nhu cầu tuân thủ dịch vụ tài chính của tổ chức. Để biết thông tin chi tiết, hãy tham khảo bài viết Quản lý chế độ cài đặt của Meet (dành cho quản trị viên).
Định cấu hình việc tuân thủ FINRA cho Drive
Tính năng tích hợp giữa Workspace và AODocs được thiết kế để giúp các tổ chức đáp ứng các yêu cầu tuân thủ FINRA, đặc biệt là đối với dữ liệu trên Drive để đáp ứng các yêu cầu của SEC 17a-4. Khi các tài liệu trên Drive được hoàn tất trong AODocs và được gắn nhãn, Công cụ Xuất dữ liệu sẽ xuất các tài liệu đó sang một bộ chứa GCS do khách hàng sở hữu có bật tính năng lưu trữ Ghi một lần, đọc nhiều lần (WORM). Sau đó, AODocs lập chỉ mục dữ liệu này từ nhóm xuất và sao chép dữ liệu đó vào các nhóm GCS bất biến của riêng mình theo các chính sách lưu giữ đã xác định, giúp bạn có thể tìm kiếm dữ liệu đó cho mục đích tuân thủ.
Hoàn tất các bước sau để thiết lập AODocs và Drive:
- Thiết lập mô-đun Lưu trữ tuân thủ trong AODocs. Để biết thông tin chi tiết, hãy truy cập vào trang web của AODocs.
- Lên lịch xuất dữ liệu hỗ trợ FINRA cho Drive để xuất dữ liệu trên Drive của tổ chức sang một tệp lưu trữ GCS. AODocs lấy dữ liệu từ kho lưu trữ này và sao chép dữ liệu đó để lập chỉ mục. Để xem hướng dẫn, hãy tham khảo bài viết Thiết lập tính năng xuất dữ liệu tuân thủ FINRA.
Bạn cần được trợ giúp thêm?
Nếu bạn có thắc mắc về cách thiết lập Workspace để tuân thủ FINRA, hãy liên hệ với đại diện bán hàng của Google.
Google, Google Workspace và những nhãn hiệu cũng như biểu tượng có liên quan là nhãn hiệu của Google LLC. Tất cả các tên sản phẩm và công ty khác là nhãn hiệu của những công ty mà chúng liên kết.