Deze functie wordt ondersteund in de volgende versie: Enterprise Plus met de add-ons Assured Controls en Assured Controls Plus.
Als u in de financiële dienstverlening werkt en de regels van de Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) moet volgen, kunt u Google Workspace gebruiken om uw gegevens te exporteren en te archiveren. Dit artikel geeft een overzicht van de instellingen en functies die u en andere Google Workspace-beheerders kunnen toepassen om te voldoen aan de FINRA-regelgeving en andere regelgeving voor financiële services.
FINRA-naleving voor Workspace
Voor naleving van FINRA-regelgeving moeten records worden gearchiveerd en moet de communicatie worden gecontroleerd. Ondersteunde Workspace-functies voldoen aan de vereisten voor elektronische records die door meerdere regelgevende instanties zijn vastgelegd voor instellingen voor financiële services, waaronder:
- Securities and Exchange Commission (SEC) in 17 CFR § 240.17a-4(f)(2)
- SEC in 17 CFR § 240.18a-6(e)(2)
- FINRA in Regel 4511(c), die verwijst naar de vereisten voor indeling en media van SEC-regel 17a-4(f)
- Commodity Futures Trading Commission (CFTC) in 17 CFR § 1.31(c)-(d)
Ga voor meer informatie naar de FINRA-website.
Configuratie van Workspace
Exports uit Gmail, Google Agenda en Google Chat leggen communicatierecords vast die u kunt instellen om automatisch te exporteren naar platforms van derden. U kunt de volgende Workspace-functies aan- of uitzetten om te voldoen aan essentiële vereisten op het gebied van archivering, toezicht, bewaking en controle.
- Gmail: Registreer alle e-mails van een specifieke organisatie-eenheid of een groep in Google Groepen in een mailbox van derden via SMTP.
- Chat: Registreer alle chatgebeurtenissen voor een specifieke organisatie-eenheid of groep in een postvak van derden via SMTP.
- Agenda: Registreer alle agenda-afspraken voor gebruikers in een specifieke organisatie-eenheid of groep in een postbus van derden via SMTP.
- Google Drive: Exporteer alle Drive-bestanden die zijn gelabeld voor archivering in verband met naleving naar een Google Cloud Storage-bucket (GCS) met de Data Export-tool.
- Gegevensrecords worden gearchiveerd door AODocs Compliance Archive, een oplossing voor recordbeheer van derden van AODocs, Inc.
- Drive-records worden gearchiveerd door een oplossing voor recordbeheer van derden, AODocs Compliance Archive van AODocs, Inc.
- AODocs Compliance Archive is een geavanceerde service voor contentbeheer die is geïntegreerd met Workspace en GCS. De oplossing voldoet aan de vereisten van de effectenbranche voor de bewaring van elektronische records in een niet-overschrijfbare, niet-uitwisbare indeling voor geldende bewaarperioden en wettelijke bewaarplichten.
- Als u de AODocs-integratie gebruikt, kunt u Drive-bestanden labelen voor archivering met het oog op naleving. Deze records zijn vergrendeld. Dit betekent dat de toegangscontrolelijsten (ACL's) worden verwijderd en in een indexeerbare indeling worden opgeslagen in een GCS-bucket.
Alle Workspace-beheerders die verantwoordelijk zijn voor het instellen van de archiverings- en bewakingsvereisten in de tools die in een organisatie voor financiële dienstverlening worden gebruikt, kunnen deze taken uitvoeren. Van alle beheerders wordt verwacht dat ze de tools configureren, controleren en gebruiken die nodig zijn om te blijven voldoen aan essentiële regelgeving voor financiële dienstverleners (eerder op deze pagina), waaronder FINRA.
FINRA-compliance instellen voor Gmail
Je kunt een archiveringsprogramma van derden instellen om logboekberichten van Gmail te archiveren. Ga naar Gmail integreren met een archiveringsoplossing van derden voor gedetailleerde instructies.
FINRA-naleving instellen voor Chat
Stel een oplossing van derden in om Chat-berichten te archiveren als logboekarchief van e-mails. Ga naar Chat integreren met een archiveringsoplossing van derden voor gedetailleerde instructies.
FINRA-naleving instellen voor Agenda
Stel een oplossing van derden in om Agenda-afspraken en de bijbehorende gegevens te archiveren als logboekarchief van e-mails. Ga naar Agenda integreren met een archiveringsoplossing van derden voor meer informatie.
FINRA-naleving instellen voor Meet
Als beheerder kunt u de functionaliteit van Meet afstemmen op de nalevingsbehoeften van uw organisatie voor financiële services. Ga naar Meet-instellingen beheren (voor beheerders) voor meer informatie.
FINRA-naleving instellen voor Drive
De integratie tussen Workspace en AODocs is ontworpen om organisaties te helpen aan de FINRA-nalevingsvereisten te voldoen, met name voor Drive-gegevens om te voldoen aan de vereisten van SEC 17a-4. Als Drive-documenten zijn afgerond in AODocs en een label hebben gekregen, exporteert de Data Export-tool ze naar een GCS-bucket die eigendom is van de klant en waarvoor WORM-opslag (Write Once, Read Many) aanstaat. AODocs indexeert deze gegevens daarna vanuit de export-bucket en kopieert ze naar eigen onveranderlijke GCS-buckets volgens het gedefinieerde bewaarbeleid. Zo kunnen ze worden doorzocht voor nalevingsdoeleinden.
Voer de volgende stappen uit om AODocs en Drive in te stellen:
- Stel een module voor nalevingsarchivering in AODocs in. Ga naar de AODocs-website voor meer informatie.
- Plan een ondersteunende FINRA-export voor Drive om de Drive-gegevens van uw organisatie te exporteren naar een GCS-archief. AODocs haalt de gegevens uit deze opslag op en kopieert deze voor indexering. Ga naar Een FINRA-conforme gegevensexport instellen voor instructies.
Heeft u meer hulp nodig?
Als u vragen heeft over hoe u Workspace instelt voor FINRA-naleving, neemt u contact op met uw Google-verkoopvertegenwoordiger.
Google, Google Workspace en gerelateerde merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waarmee ze in verband worden gebracht.