अगर आप वित्तीय सेवा उद्योग (एफ़एसआई) में काम करते हैं और आपको फ़ाइनेंशियल इंडस्ट्री रेगुलेटरी अथॉरिटी (फ़िनरा) के नियमों का पालन करना है, तो Google Workspace का इस्तेमाल करके अपना डेटा एक्सपोर्ट और संग्रह किया जा सकता है. इस लेख में, उन सेटिंग और सुविधाओं के बारे में खास जानकारी दी गई है जिनका इस्तेमाल करके, आप और अन्य Google Workspace एडमिन, FINRA और वित्तीय सेवाओं से जुड़े अन्य नियमों का पालन कर सकते हैं.
Workspace के लिए FINRA के नियमों का पालन करना
FINRA के नियमों का पालन करने के लिए, यह ज़रूरी है कि रिकॉर्ड को संग्रहित किया जाए और कम्यूनिकेशन पर नज़र रखी जाए. Workspace की इन सुविधाओं में, वित्तीय सेवा देने वाली संस्थाओं के लिए, इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड से जुड़ी ज़रूरी शर्तों को पूरा किया जाता है. ये शर्तें, कई रेगुलेटरी संस्थाओं ने तय की हैं. इनमें ये शामिल हैं:
- सिक्योरिटीज़ ऐंड एक्सचेंज कमीशन (एसईसी) के 17 सीएफ़आर § 240.17a-4(f)(2)
- 17 CFR § 240.18a-6(e)(2) में SEC
- एफ़आईएनआरए के नियम 4511(c) में, एसईसी के नियम 17a-4(f) के फ़ॉर्मैट और मीडिया से जुड़ी ज़रूरी शर्तों का पालन करना होता है
- कमोडिटी फ़्यूचर्स ट्रेडिंग कमीशन (सीएफ़टीसी) के 17 सीएफ़आर § 1.31(c)-(d) में
ज़्यादा जानकारी के लिए, FINRA की वेबसाइट पर जाएं.
Workspace का कॉन्फ़िगरेशन
Gmail, Google Calendar, और Google Chat के एक्सपोर्ट में, कम्यूनिकेशन से जुड़े रिकॉर्ड शामिल होते हैं. इन्हें तीसरे पक्ष के प्लैटफ़ॉर्म पर अपने-आप एक्सपोर्ट करने के लिए सेट अप किया जा सकता है. रिकॉर्ड रखने, निगरानी करने, और निगरानी से जुड़ी ज़रूरी शर्तों को पूरा करने के लिए, Workspace की इन सुविधाओं को चालू या बंद किया जा सकता है.
- Gmail—एसएमटीपी का इस्तेमाल करके, किसी संगठन की इकाई या Google Groups में मौजूद किसी ग्रुप के सभी ईमेल को तीसरे पक्ष के मेलबॉक्स में जर्नल करें.
- Chat—एसएमटीपी का इस्तेमाल करके, किसी संगठन की इकाई या ग्रुप के सभी चैट इवेंट को तीसरे पक्ष के मेलबॉक्स में सेव करें.
- Calendar—एसएमटीपी का इस्तेमाल करके, किसी खास संगठन की इकाई या ग्रुप के उपयोगकर्ताओं के सभी कैलेंडर इवेंट को तीसरे पक्ष के मेलबॉक्स में सेव करें.
- Google Drive—डेटा एक्सपोर्ट करने वाले टूल का इस्तेमाल करके, Drive में मौजूद उन सभी फ़ाइलों को Google Cloud Storage (GCS) बकेट में एक्सपोर्ट करें जिन्हें अनुपालन के लिए लेबल किया गया है.
- डेटा रिकॉर्ड, AODocs Compliance Archive में संग्रहित किए जाते हैं. यह AODocs, Inc. का तीसरे पक्ष का रिकॉर्ड मैनेजमेंट समाधान है.
- Drive के रिकॉर्ड, तीसरे पक्ष के रिकॉर्ड मैनेजमेंट समाधान के ज़रिए संग्रहित किए जाते हैं. इस समाधान का नाम AODocs, Inc. का AODocs Compliance Archive है.
- AODocs Compliance Archive, कॉन्टेंट मैनेजमेंट की एक बेहतर सेवा है. यह Workspace और GCS के साथ इंटिग्रेट की गई है. यह सिक्योरिटीज इंडस्ट्री की उन ज़रूरी शर्तों को पूरा करता है जिनके तहत, इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड को ऐसे फ़ॉर्मैट में सेव करना होता है जिसे न तो बदला जा सकता है और न ही मिटाया जा सकता है. ऐसा, निजी डेटा के रखरखाव की तय अवधि और कानूनी रोक के लिए करना होता है.
- AODocs इंटिग्रेशन का इस्तेमाल करने पर, Drive की फ़ाइलों को लेबल किया जा सकता है, ताकि उन्हें अनुपालन के लिए संग्रह किया जा सके. इन रिकॉर्ड को लॉक कर दिया जाता है. इसका मतलब है कि ऐक्सेस कंट्रोल लिस्ट (एसीएल) हटा दी जाती हैं और उन्हें GCS बकेट में इंडेक्स किए जा सकने वाले फ़ॉर्मैट में सेव कर दिया जाता है.
Workspace के सभी एडमिन, इन कामों को पूरा कर सकते हैं. ये एडमिन, वित्तीय सेवा देने वाली कंपनी के संगठन में इस्तेमाल किए जाने वाले टूल में, संग्रह करने और निगरानी रखने से जुड़ी ज़रूरी शर्तें सेट करने के लिए ज़िम्मेदार होते हैं. सभी एडमिन से यह उम्मीद की जाती है कि वे एफ़एसआई के मुख्य नियमों (इस पेज पर पहले दिए गए) का पालन करने के लिए ज़रूरी टूल को कॉन्फ़िगर करें, उनकी निगरानी करें, और उन्हें चलाएं. इनमें फ़िनरा भी शामिल है.
Gmail के लिए FINRA के नियमों का पालन करने की सुविधा कॉन्फ़िगर करना
Gmail जर्नल के मैसेज संग्रहित करने के लिए, तीसरे पक्ष के संग्रह का इस्तेमाल किया जा सकता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, Gmail को तीसरे पक्ष के संग्रह समाधान के साथ इंटिग्रेट करना लेख पढ़ें.
Chat के लिए, FINRA के नियमों का पालन करने की सुविधा कॉन्फ़िगर करना
Chat मैसेज को ईमेल जर्नल के तौर पर संग्रहित करने के लिए, तीसरे पक्ष की सेवा सेट अप करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, Chat को तीसरे पक्ष के आर्काइविंग समाधान के साथ इंटिग्रेट करना पर जाएं.
Calendar के लिए, FINRA के नियमों का पालन करने से जुड़ी सेटिंग कॉन्फ़िगर करना
कैलेंडर इवेंट और उनकी जानकारी को ईमेल जर्नल के संग्रह के तौर पर संग्रहित करने के लिए, तीसरे पक्ष का समाधान सेट अप करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, Calendar को तीसरे पक्ष के संग्रह करने वाले समाधान के साथ इंटिग्रेट करना लेख पढ़ें.
Meet के लिए, FINRA के नियमों का पालन करने से जुड़ी सेटिंग कॉन्फ़िगर करना
एडमिन के तौर पर, आपके पास Meet की सुविधाओं को अपने संगठन की वित्तीय सेवाओं से जुड़ी कानूनी शर्तों के मुताबिक बनाने का विकल्प होता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, एडमिन के लिए, Meet की सेटिंग मैनेज करना लेख पढ़ें.
Drive के लिए, FINRA के नियमों का पालन करने की सुविधा कॉन्फ़िगर करना
Workspace और AODocs के इंटिग्रेशन को इस तरह से डिज़ाइन किया गया है कि संगठन, FINRA के नियमों का पालन कर सकें. खास तौर पर, Drive के डेटा के लिए, SEC 17a-4 के नियमों का पालन किया जा सके. जब AODocs में Drive दस्तावेज़ों को फ़ाइनल कर दिया जाता है और उन्हें लेबल दे दिया जाता है, तो डेटा एक्सपोर्ट करने वाला टूल उन्हें ग्राहक के मालिकाना हक वाले GCS बकेट में एक्सपोर्ट कर देता है. इसमें Write Once, Read Many (WORM) स्टोरेज चालू होता है. इसके बाद, AODocs इस डेटा को एक्सपोर्ट बकेट से इंडेक्स करता है और इसे रखरखाव की तय की गई नीतियों के मुताबिक, अपने अपरिवर्तनीय GCS बकेट में कॉपी करता है. इससे, ज़रूरी नियम-कानूनों का पालन करने के लिए इस डेटा को खोजा जा सकता है.
AODocs और Drive को सेट अप करने के लिए, यह तरीका अपनाएं:
- AODocs में, Compliance Archiving मॉड्यूल सेट अप करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, AODocs की वेबसाइट पर जाएं.
- अपने संगठन के Drive डेटा को GCS संग्रह में एक्सपोर्ट करने के लिए, Drive के लिए FINRA एक्सपोर्ट को शेड्यूल करें. AODocs, इस स्टोर से डेटा लेता है और उसे इंडेक्स करने के लिए कॉपी करता है. निर्देशों के लिए, FINRA के नियमों के मुताबिक डेटा एक्सपोर्ट करने की सुविधा सेट अप करना पर जाएं.
क्या आपको और मदद चाहिए?
अगर आपको FINRA के नियमों का पालन करने के लिए Workspace सेट अप करने के बारे में कुछ पूछना है, तो अपने Google सेल्स प्रतिनिधि से संपर्क करें.
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