एडमिन के तौर पर, Google Chat के मैसेज को ईमेल जर्नल के तौर पर संग्रहित करने के लिए, तीसरे पक्ष का कोई समाधान सेट अप किया जा सकता है. यह समाधान इन कामों में मददगार साबित हो सकता है:
- इलेक्ट्रॉनिक स्टोरेज से जुड़ी ज़रूरी शर्तों का पालन करना. जैसे, एसईसी का नियम 17a-4
- तीसरे पक्ष के, डेटा संग्रहित करने वाले समाधान का इस्तेमाल जारी रखना
इंटिग्रेशन के काम करने का तरीका
Chat को तीसरे पक्ष के, डेटा संग्रहित करने वाले समाधान के साथ इंटिग्रेट करने के लिए, वह ईमेल पता तय करें जिस पर जर्नल मैसेज फ़ॉरवर्ड किए जाने हैं.
- डेटा संग्रहित करने की सुविधा तब शुरू होती है, जब सीधे बातचीत, ग्रुप चैट या स्पेस में कम से कम एक व्यक्ति के लिए, डेटा संग्रहित करने की सुविधा चालू हो.
ध्यान दें: सिर्फ़ आपके संगठन के मालिकाना हक वाले स्पेसेज़ के मैसेज संग्रहित किए जाते हैं. बाहरी उपयोगकर्ताओं के मालिकाना हक वाले स्पेसेज़ के मैसेज संग्रहित नहीं किए जाते. - डेटा संग्रहित करने की सुविधा, ग्रुप चैट या स्पेस छोड़ने वाले आखिरी उपयोगकर्ता के तीन दिनों बाद तक जारी रहती है. हालांकि, इसके लिए यह ज़रूरी है कि उस उपयोगकर्ता के लिए, डेटा संग्रहित करने की सुविधा चालू हो. इस समय के बाद चैट में भेजे गए मैसेज संग्रहित नहीं किए जाते.
अहम जानकारी: तीसरे पक्ष के, डेटा संग्रहित करने वाले समाधान के लिए, यह ज़रूरी है कि मैसेज, ट्रांसपोर्ट लेयर सिक्योरिटी (टीएलएस) कनेक्शन के ज़रिए भेजे जाएं. टीएलएस एक सुरक्षा प्रोटोकॉल है, जो ईमेल को एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) करके उसकी निजता की सुरक्षा करता है. अगर जर्नल मैसेज को तीसरे पक्ष के, डेटा संग्रहित करने वाले ऐसे समाधान पर भेजा जाता है जो टीएलएस के साथ काम नहीं करता है, तो मैसेज डिलीवर नहीं होंगे.
शुरू करने से पहले
रिकॉर्ड न किए जाने वाले मैसेज संग्रहित नहीं किए जाते. इसलिए, हमारा सुझाव है कि:
- चैट का इतिहास चालू करें. इसे चालू करने का तरीका जानने के लिए, चैट का इतिहास चालू या बंद करना लेख पढ़ें.
- उपयोगकर्ताओं को चैट के इतिहास की सेटिंग बदलने की अनुमति न दें.
- बाहरी स्पेसेज़ की सुविधा बंद करके, उपयोगकर्ताओं को अपने संगठन से बाहर के लोगों के साथ स्पेस बनाने या उनमें शामिल होने से रोकें. ज़्यादा जानकारी के लिए, Chat और स्पेसेज़ के चैट के विकल्पों को कंट्रोल करना लेख पढ़ें.
तीसरे पक्ष के, डेटा संग्रहित करने वाले समाधान को सेट अप करना
शुरू करने से पहले: अगर आपको इस सेटिंग के लिए कोई विभाग या टीम सेट अप करनी है, तो संगठन की कोई इकाई जोड़ना लेख पढ़ें.
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन Google Workspace Google Chat पर जाएं.इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- तीसरे पक्ष के, डेटा संग्रहित करने से जुड़ी सेटिंग पर क्लिक करें.
- (ज़रूरी नहीं) किसी विभाग या टीम के लिए सेटिंग लागू करने के लिए, साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई चुनें.
- डेटा संग्रहित करने की सुविधा चालू है को चुनें.
- डेस्टिनेशन पता में, वह ईमेल पता डालें जिस पर आपको जर्नल मैसेज भेजने हैं.
- डेटा संग्रहित करने की फ़्रीक्वेंसी में, यह तय करें कि मैसेज कितनी बार जनरेट किए जाने चाहिए (हर 1 से 24 घंटे में).
- (ज़रूरी नहीं) कस्टम हेडर में, ईमेल मैसेज के उन सभी हेडर की कॉमा-सेपरेटेड लिस्ट डालें जिनका इस्तेमाल, Chat के मैसेज की यूनीक पहचान करने के लिए किया जाना चाहिए.
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सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलें पर क्लिक किया जा सकता है.
इनहेरिट की गई वैल्यू को बाद में वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें.