यह सुविधा, Enterprise Plus के Assured Controls और Assured Controls Plus ऐड-ऑन वाले वर्शन में उपलब्ध है.
अगर आप फ़ाइनेंशियल सर्विसेज़ इंडस्ट्री (एफ़एसआई) में हैं और आपको फ़ाइनेंशियल इंडस्ट्री रेगुलेटरी अथॉरिटी (एफ़आईएनआरए) के नियमों का पालन करना है, तो Google Workspace का इस्तेमाल करके अपना डेटा एक्सपोर्ट और संग्रहित किया जा सकता है. इस लेख में, उन सेटिंग और सुविधाओं के बारे में खास जानकारी दी गई है जिनका इस्तेमाल करके, एफ़आईएनआरए और फ़ाइनेंशियल सर्विसेज़ से जुड़े अन्य नियमों का पालन किया जा सकता है. इन सेटिंग और सुविधाओं का इस्तेमाल, Google Workspace के एडमिन और अन्य एडमिन भी कर सकते हैं.
Workspace में एफ़आईएनआरए के नियमों का पालन करना
एफ़आईएनआरए के नियमों के मुताबिक, रिकॉर्ड संग्रहित किए जाने चाहिए और बातचीत की निगरानी की जानी चाहिए. Workspace की इन सुविधाओं से, इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड से जुड़ी उन ज़रूरी शर्तों को पूरा किया जा सकता है जो फ़ाइनेंशियल सर्विसेज़ देने वाली संस्थाओं के लिए, कई रेगुलेटरी अथॉरिटी ने तय की हैं. इनमें ये शामिल हैं:
- सिक्योरिटीज़ ऐंड एक्सचेंज कमीशन (एसईसी) के 17 सीएफ़आर § 240.17a-4(f)(2) के नियम
- एसईसी के 17 सीएफ़आर § 240.18a-6(e)(2) के नियम
- एफ़आईएनआरए के नियम 4511(c), जो एसईसी के नियम 17a-4(f) के फ़ॉर्मैट और मीडिया से जुड़ी ज़रूरी शर्तों के मुताबिक है
- कमोडिटी फ़्यूचर्स ट्रेडिंग कमीशन (सीएफ़टीसी) के 17 सीएफ़आर § 1.31(c)-(d) के नियम
ज़्यादा जानकारी के लिए, एफ़आईएनआरए वेबसाइट पर जाएं.
Workspace का कॉन्फ़िगरेशन
Gmail, Google Calendar, और Google Chat से एक्सपोर्ट किए गए डेटा में, बातचीत पर आधारित रिकॉर्ड शामिल होते हैं. इन्हें तीसरे पक्ष के प्लैटफ़ॉर्म पर अपने-आप एक्सपोर्ट करने के लिए सेट अप किया जा सकता है. रिकॉर्ड रखने, निगरानी करने, नज़र रखने, और निगरानी से जुड़ी ज़रूरी शर्तों को पूरा करने के लिए, Workspace की इन सुविधाओं को चालू या बंद किया जा सकता है.
- Gmail—एसएमटीपी का इस्तेमाल करके, किसी खास ओयू या Google Groups में मौजूद किसी ग्रुप के सभी ईमेल, तीसरे पक्ष के मेलबॉक्स में जर्नल करें.
- चैट—एसएमटीपी का इस्तेमाल करके, किसी खास ओयू या ग्रुप के सभी चैट इवेंट, तीसरे पक्ष के मेलबॉक्स में जर्नल करें.
- Calendar—एसएमटीपी का इस्तेमाल करके, किसी खास ओयू या ग्रुप में मौजूद उपयोगकर्ताओं के सभी Calendar इवेंट, तीसरे पक्ष के मेलबॉक्स में जर्नल करें.
- Google Drive—डेटा एक्सपोर्ट करने वाले टूल का इस्तेमाल करके, Drive की उन सभी फ़ाइलों को Google Cloud Storage (GCS) बकेट में एक्सपोर्ट करें जिन्हें नियमों के मुताबिक संग्रहित करने के लिए लेबल किया गया है.
- डेटा रिकॉर्ड, AODocs Compliance Archive में संग्रहित किए जाते हैं. यह AODocs, Inc. का तीसरे पक्ष का रिकॉर्ड मैनेजमेंट सलूशन है.
- Drive के रिकॉर्ड, AODocs, Inc. के तीसरे पक्ष के रिकॉर्ड-मैनेजमेंट सलूशन, AODocs Compliance Archive में संग्रहित किए जाते हैं.
- AODocs Compliance Archive, कॉन्टेंट मैनेजमेंट की एक बेहतर सेवा है. इसे Workspace और GCS के साथ इंटिग्रेट किया गया है. यह, सिक्योरिटीज़ इंडस्ट्री की उन ज़रूरी शर्तों को पूरा करता है जिनके तहत, इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड को ऐसे फ़ॉर्मैट में सेव किया जाता है जिसे बदला या मिटाया नहीं जा सकता. ऐसा, डेटा के रखरखाव की तय अवधि और कानूनी तौर पर डेटा को सेव रखने की अवधि के लिए किया जाता है.
- AODocs के इंटिग्रेशन का इस्तेमाल करने पर, Drive की फ़ाइलों को एफ़आईएनआरए के नियमों के मुताबिक संग्रहित करने के लिए लेबल किया जा सकता है. इन रिकॉर्ड को लॉक कर दिया जाता है. इसका मतलब है कि ऐक्सेस कंट्रोल लिस्ट (एसीएल) हटा दी जाती हैं और इन्हें GCS बकेट में इंडेक्स किए जा सकने वाले फ़ॉर्मैट में सेव किया जाता है.
Workspace के वे सभी एडमिन इन टास्क को पूरा कर सकते हैं जो एफ़एसआई संगठन में इस्तेमाल किए जाने वाले टूल में, डेटा को संग्रहित करने और निगरानी से जुड़ी ज़रूरी शर्तें सेट करने के लिए ज़िम्मेदार हैं. सभी एडमिन से यह उम्मीद की जाती है कि वे एफ़एसआई के मुख्य नियमों (इस पेज पर पहले दिए गए) के मुताबिक काम करने के लिए ज़रूरी टूल को कॉन्फ़िगर करेंगे, उनकी निगरानी करेंगे, और उनका इस्तेमाल करेंगे. इनमें एफ़आईएनआरए के नियम भी शामिल हैं.
Gmail के लिए, एफ़आईएनआरए के नियमों के मुताबिक काम करने की सुविधा कॉन्फ़िगर करना
Gmail के जर्नल मैसेज संग्रहित करने के लिए, तीसरे पक्ष के संग्रह की सुविधा सेट अप की जा सकती है. ज़्यादा जानकारी के लिए, Gmail को तीसरे पक्ष के संग्रह की सुविधा के साथ इंटिग्रेट करना लेख पढ़ें.
Chat के लिए, एफ़आईएनआरए के नियमों के मुताबिक काम करने की सुविधा कॉन्फ़िगर करना
Chat के मैसेज को ईमेल जर्नल के तौर पर संग्रहित करने के लिए, तीसरे पक्ष की सुविधा सेट अप करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, Chat को तीसरे पक्ष के संग्रह की सुविधा के साथ इंटिग्रेट करना लेख पढ़ें.
Calendar के लिए, एफ़आईएनआरए के नियमों के मुताबिक काम करने की सुविधा कॉन्फ़िगर करना
Calendar के इवेंट और उनकी जानकारी को ईमेल जर्नल के तौर पर संग्रहित करने के लिए, तीसरे पक्ष की सुविधा सेट अप करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, Calendar को तीसरे पक्ष के संग्रह की सुविधा के साथ इंटिग्रेट करना लेख पढ़ें.
Meet के लिए, एफ़आईएनआरए के नियमों के मुताबिक काम करने की सुविधा कॉन्फ़िगर करना
एडमिन के तौर पर, Meet की सुविधाओं को अपने संगठन की फ़ाइनेंशियल सर्विसेज़ से जुड़ी ज़रूरी शर्तों के मुताबिक बनाया जा सकता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, एडमिन के लिए Meet की सेटिंग मैनेज करना (for admins) लेख पढ़ें.
Drive के लिए, एफ़आईएनआरए के नियमों के मुताबिक काम करने की सुविधा कॉन्फ़िगर करना
Workspace और AODocs के बीच इंटिग्रेशन, संगठनों को एफ़आईएनआरए के नियमों के मुताबिक काम करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है. खास तौर पर, Drive के डेटा को एसईसी के 17a-4 नियमों के मुताबिक काम करने के लिए डिज़ाइन किया गया है. जब AODocs में Drive के दस्तावेज़ फ़ाइनल हो जाते हैं और उन्हें लेबल कर दिया जाता है, तो डेटा एक्सपोर्ट करने वाला टूल उन्हें ग्राहक के मालिकाना हक वाली GCS बकेट में एक्सपोर्ट कर देता है. इसमें, Write Once, Read Many (WORM) स्टोरेज की सुविधा चालू होती है. इसके बाद, AODocs एक्सपोर्ट बकेट से इस डेटा को इंडेक्स करता है और इसे डेटा के रखरखाव की तय नीतियों के मुताबिक, अपनी GCS बकेट में कॉपी करता है. इससे, एफ़आईएनआरए के नियमों के मुताबिक काम करने के लिए, इस डेटा को खोजा जा सकता है.
AODocs और Drive को सेट अप करने के लिए, यह तरीका अपनाएं:
- AODocs में, एफ़आईएनआरए के नियमों के मुताबिक डेटा संग्रहित करने वाला मॉड्यूल सेट अप करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, AODocs वेबसाइट पर जाएं.
- Drive के डेटा को GCS संग्रह में एक्सपोर्ट करने के लिए, Drive के लिए एफ़आईएनआरए के नियमों के मुताबिक एक्सपोर्ट करने की सुविधा शेड्यूल करें. AODocs, इस स्टोरेज से डेटा लेता है और इंडेक्सिंग के लिए इसे कॉपी करता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, एफ़आईएनआरए के नियमों के मुताबिक डेटा एक्सपोर्ट करने की सुविधा सेट अप करना लेख पढ़ें.
क्या आपको और मदद चाहिए?
अगर आपको एफ़आईएनआरए के नियमों के मुताबिक काम करने के लिए, Workspace सेट अप करने के बारे में सवाल पूछने हैं, तो Google के सेल्स प्रतिनिधि से संपर्क करें.
Google, Google Workspace, और इनसे जुड़े चिह्न और लोगो Google LLC के ट्रेडमार्क हैं. अन्य सभी कंपनी और प्रॉडक्ट के नाम, उन कंपनियों के ट्रेडमार्क हैं जिनसे वे जुड़े हैं.