আপনি যদি আর্থিক পরিষেবা শিল্পে (FSI) কর্মরত থাকেন এবং ফিনান্সিয়াল ইন্ডাস্ট্রি রেগুলেটরি অথরিটি (FINRA)-এর নিয়মকানুন মেনে চলতে হয়, তাহলে আপনার ডেটা এক্সপোর্ট ও আর্কাইভ করার জন্য Google Workspace ব্যবহার করতে পারেন। এই নিবন্ধে সেইসব সেটিংস ও ফিচারগুলোর একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ দেওয়া হয়েছে, যা আপনি এবং অন্যান্য Google Workspace অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা FINRA ও অন্যান্য আর্থিক পরিষেবা সংক্রান্ত নিয়মকানুন মেনে চলার জন্য প্রয়োগ করতে পারেন।
Workspace-এর জন্য FINRA-এর নিয়মকানুন মেনে চলা
FINRA-এর নিয়ম মেনে চলার জন্য রেকর্ড আর্কাইভ করা এবং যোগাযোগ পর্যবেক্ষণ করা আবশ্যক। সমর্থিত ওয়ার্কস্পেস ফিচারগুলো আর্থিক পরিষেবা প্রতিষ্ঠানগুলোর জন্য একাধিক নিয়ন্ত্রক সংস্থা কর্তৃক নির্দিষ্ট করা ইলেকট্রনিক রেকর্ডের প্রয়োজনীয়তাগুলো পূরণ করে, যার মধ্যে রয়েছে:
- সিকিউরিটিজ অ্যান্ড এক্সচেঞ্জ কমিশন (SEC) 17 CFR § 240.17a-4(f)(2) এ
- SEC 17 CFR § 240.18a-6(e)(2) এ
- FINRA তার 4511(c) নিয়মে, যা SEC-এর 17a-4(f) নিয়মের ফরম্যাট এবং মিডিয়া সংক্রান্ত প্রয়োজনীয়তাকে প্রাধান্য দেয়।
- কমোডিটি ফিউচারস ট্রেডিং কমিশন (CFTC) 17 CFR § 1.31(c)-(d)-তে
আরও তথ্যের জন্য FINRA ওয়েবসাইটে যান।
ওয়ার্কস্পেস কনফিগারেশন
জিমেইল, গুগল ক্যালেন্ডার এবং গুগল চ্যাট এক্সপোর্টের মাধ্যমে যোগাযোগ-ভিত্তিক রেকর্ড সংরক্ষণ করা হয়, যা আপনি তৃতীয় পক্ষের প্ল্যাটফর্মে স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক্সপোর্ট করার জন্য সেট আপ করতে পারেন। গুরুত্বপূর্ণ রেকর্ড সংরক্ষণ, তত্ত্বাবধান, নজরদারি এবং তদারকির প্রয়োজনীয়তা মেটাতে আপনি নিম্নলিখিত ওয়ার্কস্পেস ফিচারগুলো চালু বা বন্ধ করতে পারেন।
- জিমেইল — একটি নির্দিষ্ট সাংগঠনিক ইউনিট বা গুগল গ্রুপসের কোনো গ্রুপ থেকে SMTP ব্যবহার করে সমস্ত ইমেল একটি তৃতীয় পক্ষের মেইলবক্সে জার্নাল করুন।
- চ্যাট — SMTP ব্যবহার করে একটি নির্দিষ্ট সাংগঠনিক ইউনিট বা গ্রুপের সমস্ত চ্যাট ইভেন্ট একটি তৃতীয় পক্ষের মেইলবক্সে জার্নাল করুন।
- ক্যালেন্ডার — SMTP ব্যবহার করে একটি নির্দিষ্ট সাংগঠনিক ইউনিট বা গ্রুপের ব্যবহারকারীদের সমস্ত ক্যালেন্ডার ইভেন্ট একটি তৃতীয় পক্ষের মেইলবক্সে জার্নাল করুন।
- গুগল ড্রাইভ — ডেটা এক্সপোর্ট টুল ব্যবহার করে কমপ্লায়েন্স আর্কাইভের জন্য লেবেলযুক্ত সমস্ত ড্রাইভ ফাইল একটি গুগল ক্লাউড স্টোরেজ (GCS) বাকেটে এক্সপোর্ট করুন।
- ডেটা রেকর্ডগুলো AODocs, Inc.-এর একটি থার্ড-পার্টি রেকর্ডস ম্যানেজমেন্ট সলিউশন, AODocs Compliance Archive-এর মাধ্যমে আর্কাইভ করা হয়।
- AODocs, Inc.-এর AODocs Compliance Archive নামক একটি তৃতীয়-পক্ষ রেকর্ড-ব্যবস্থাপনা সমাধান দ্বারা ড্রাইভের রেকর্ডসমূহ আর্কাইভ করা হয়।
- AODocs কমপ্লায়েন্স আর্কাইভ একটি উন্নত কন্টেন্ট-ম্যানেজমেন্ট পরিষেবা যা ওয়ার্কস্পেস এবং জিসিএস-এর সাথে সমন্বিত। এটি প্রযোজ্য সংরক্ষণ সময়কাল এবং আইনি স্থগিতাদেশের জন্য ইলেকট্রনিক রেকর্ডকে অলিখনীয় ও অমোচনীয় ফরম্যাটে সংরক্ষণের ক্ষেত্রে সিকিউরিটিজ শিল্পের প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে।
- যখন আপনি AODocs ইন্টিগ্রেশন ব্যবহার করেন, তখন কমপ্লায়েন্স আর্কাইভের জন্য ড্রাইভ ফাইলগুলোতে লেবেল দিতে পারেন। এই রেকর্ডগুলো লক করা থাকে, যার অর্থ হলো অ্যাক্সেস কন্ট্রোল লিস্ট (ACL) মুছে ফেলা হয় এবং একটি GCS বাকেটে ইনডেক্সযোগ্য ফরম্যাটে সংরক্ষণ করা হয়।
FSI সংস্থা জুড়ে ব্যবহৃত টুলগুলির মধ্যে আর্কাইভাল এবং নজরদারির প্রয়োজনীয়তা নির্ধারণের জন্য দায়িত্বপ্রাপ্ত সমস্ত ওয়ার্কস্পেস অ্যাডমিন এই কাজগুলি সম্পন্ন করতে পারেন। FINRA সহ FSI-এর মূল নিয়মাবলী (এই পৃষ্ঠার পূর্ববর্তী অংশে উল্লিখিত) মেনে চলার জন্য প্রয়োজনীয় টুলগুলি কনফিগার, মনিটর এবং পরিচালনা করা সমস্ত অ্যাডমিনের কাছে প্রত্যাশিত।
জিমেইলের জন্য FINRA কমপ্লায়েন্স কনফিগার করুন
আপনি জিমেইল জার্নাল মেসেজ আর্কাইভ করার জন্য একটি থার্ড-পার্টি আর্কাইভ সলিউশন সেট আপ করতে পারেন। বিস্তারিত নির্দেশাবলীর জন্য, ‘Integrate Gmail with a third-party archiving solution’ অংশে যান।
চ্যাটের জন্য FINRA কমপ্লায়েন্স কনফিগার করুন
চ্যাট বার্তাগুলিকে ইমেল জার্নাল আর্কাইভ হিসাবে সংরক্ষণ করতে একটি থার্ড-পার্টি সলিউশন সেট আপ করুন। বিস্তারিত নির্দেশাবলীর জন্য, "একটি থার্ড-পার্টি আর্কাইভ সলিউশনের সাথে চ্যাট ইন্টিগ্রেট করুন" অংশে যান।
ক্যালেন্ডারের জন্য FINRA সম্মতি কনফিগার করুন
ক্যালেন্ডারের ইভেন্ট এবং সেগুলোর বিবরণ ইমেল জার্নাল আর্কাইভ হিসেবে সংরক্ষণ করতে একটি থার্ড-পার্টি সলিউশন সেট আপ করুন। বিস্তারিত জানতে, “একটি থার্ড-পার্টি আর্কাইভ সলিউশনের সাথে ক্যালেন্ডার ইন্টিগ্রেট করুন” অংশে যান।
Meet-এর জন্য FINRA কমপ্লায়েন্স কনফিগার করুন।
প্রশাসক হিসেবে, আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের আর্থিক পরিষেবা সংক্রান্ত নিয়মকানুনের প্রয়োজন অনুসারে Meet-এর কার্যকারিতা সাজিয়ে নিতে পারেন। বিস্তারিত জানতে, Manage Meet settings (for admins) -এ যান।
Drive-এর জন্য FINRA কমপ্লায়েন্স কনফিগার করুন
Workspace এবং AODocs-এর মধ্যকার ইন্টিগ্রেশনটি সংস্থাগুলোকে FINRA কমপ্লায়েন্সের প্রয়োজনীয়তা পূরণে সাহায্য করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে, বিশেষত Drive ডেটার ক্ষেত্রে SEC 17a-4-এর প্রয়োজনীয়তা পূরণের জন্য। যখন Drive ডকুমেন্টগুলো AODocs-এ চূড়ান্ত করা হয় এবং একটি লেবেল দেওয়া হয়, তখন ডেটা এক্সপোর্ট টুলটি সেগুলোকে গ্রাহকের মালিকানাধীন একটি GCS বাকেটে এক্সপোর্ট করে, যেখানে Write Once, Read Many (WORM) স্টোরেজ চালু থাকে। এরপর AODocs সেই এক্সপোর্ট বাকেট থেকে ডেটা ইনডেক্স করে এবং নির্ধারিত রিটেনশন পলিসি অনুযায়ী সেটিকে তার নিজস্ব অপরিবর্তনীয় GCS বাকেটগুলোতে কপি করে, যা কমপ্লায়েন্সের উদ্দেশ্যে ডেটাটিকে অনুসন্ধানযোগ্য করে তোলে।
AODocs এবং Drive সেট আপ করতে নিম্নলিখিত ধাপগুলি সম্পূর্ণ করুন:
- AODocs-এ একটি কমপ্লায়েন্স আর্কাইভ মডিউল সেট আপ করুন। বিস্তারিত জানতে AODocs ওয়েবসাইটে যান।
- আপনার প্রতিষ্ঠানের ড্রাইভ ডেটা একটি GCS আর্কাইভে এক্সপোর্ট করার জন্য, ড্রাইভের জন্য একটি সহায়ক FINRA এক্সপোর্ট শিডিউল করুন। AODocs এই স্টোর থেকে ডেটা নিয়ে ইনডেক্সিংয়ের জন্য তার একটি কপি তৈরি করে। নির্দেশাবলীর জন্য, ‘একটি FINRA-সম্মত ডেটা এক্সপোর্ট সেট আপ করুন’ অংশে যান।
আরও সাহায্যের প্রয়োজন?
FINRA-এর নিয়মকানুন মেনে চলার জন্য Workspace সেট আপ করা নিয়ে আপনার কোনো প্রশ্ন থাকলে, আপনার Google সেলস প্রতিনিধির সাথে যোগাযোগ করুন।
গুগল, গুগল ওয়ার্কস্পেস এবং সংশ্লিষ্ট চিহ্ন ও লোগোসমূহ হলো গুগল এলএলসি-এর ট্রেডমার্ক। অন্য সকল কোম্পানি ও পণ্যের নাম তাদের সংশ্লিষ্ট কোম্পানিগুলোর ট্রেডমার্ক।