প্রশাসক হিসেবে, আপনি গুগল চ্যাট বার্তাগুলিকে ইমেল জার্নাল আর্কাইভ হিসাবে সংরক্ষণ করতে একটি তৃতীয়-পক্ষের সমাধান সেট আপ করতে পারেন। এই সমাধানটি নিম্নলিখিত ক্ষেত্রে কার্যকর হতে পারে:
- ইলেকট্রনিক স্টোরেজের প্রয়োজনীয়তাগুলি মেনে চলুন, যেমন SEC Rule 17a-4।
- তৃতীয় পক্ষের আর্কাইভ সমাধান ব্যবহার করা চালিয়ে যান
একীকরণ কীভাবে কাজ করে
কোনো তৃতীয় পক্ষের আর্কাইভ সমাধানের সাথে চ্যাটকে সংযুক্ত করতে, একটি ইমেল ঠিকানা নির্দিষ্ট করুন যেখানে জার্নাল বার্তাগুলি ফরোয়ার্ড করা হবে।
- যখন ওয়ান-টু-ওয়ান ডিরেক্ট মেসেজ, গ্রুপ চ্যাট বা স্পেসের অন্তত একজন ব্যক্তির আর্কাইভ করার অপশন চালু থাকে, তখন আর্কাইভ প্রক্রিয়া শুরু হয়।
দ্রষ্টব্য : শুধুমাত্র আপনার প্রতিষ্ঠানের মালিকানাধীন স্পেসের বার্তাগুলোই আর্কাইভ করা হয়। বহিরাগত ব্যবহারকারীদের মালিকানাধীন স্পেসের বার্তাগুলো আর্কাইভ করা হয় না। - আর্কাইভ চালু থাকা সর্বশেষ ব্যবহারকারী গ্রুপ চ্যাট বা স্পেস ছেড়ে যাওয়ার পর সর্বোচ্চ ৩ দিন পর্যন্ত আর্কাইভ প্রক্রিয়া শেষ হয়। এই সময়ের পরে চ্যাটে পাঠানো বার্তাগুলো আর্কাইভ করা হয় না।
গুরুত্বপূর্ণ: আপনার থার্ড-পার্টি আর্কাইভ সলিউশনে অবশ্যই ট্রান্সপোর্ট লেয়ার সিকিউরিটি (TLS) কানেকশনের মাধ্যমে মেসেজ পাঠানোর ব্যবস্থা থাকতে হবে। TLS হলো একটি নিরাপত্তা প্রোটোকল যা ইমেইলের গোপনীয়তা রক্ষার জন্য সেটিকে এনক্রিপ্ট করে। আপনি যদি এমন কোনো থার্ড-পার্টি আর্কাইভ সলিউশনে জার্নাল মেসেজ পাঠানোর চেষ্টা করেন যা TLS সাপোর্ট করে না, তাহলে মেসেজগুলো ডেলিভার হবে না।
শুরু করার আগে
অফ-দ্য-রেকর্ড বার্তাগুলো আর্কাইভ করা হয় না, তাই আমরা আপনাকে নিম্নলিখিত পরামর্শ দিচ্ছি:
- চ্যাট হিস্ট্রি চালু করুন। কীভাবে চালু বা বন্ধ করবেন তা জানতে, “চ্যাট হিস্ট্রি চালু বা বন্ধ করুন ” দেখুন।
- ব্যবহারকারীদের তাদের হিস্ট্রি সেটিং পরিবর্তন করতে দেবেন না।
- এক্সটার্নাল স্পেস বন্ধ করে ব্যবহারকারীদের আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরে স্পেস তৈরি করা বা যোগদান করা থেকে বিরত রাখুন। আরও তথ্যের জন্য ‘কন্ট্রোল এক্সটার্নাল চ্যাট অ্যান্ড স্পেসেস চ্যাট অপশনস’- এ যান।
একটি তৃতীয় পক্ষের আর্কাইভ সমাধান সেট আপ করুন
শুরু করার আগে: এই সেটিংয়ের জন্য যদি কোনো বিভাগ বা দল তৈরি করার প্রয়োজন হয়, তাহলে ‘একটি সাংগঠনিক ইউনিট যোগ করুন’- এ যান।
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস গুগল চ্যাট ।সার্ভিস সেটিংস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- তৃতীয়-পক্ষ আর্কাইভ সেটিংস-এ ক্লিক করুন।
- (ঐচ্ছিক) কোনো বিভাগ বা দলে সেটিংটি প্রয়োগ করতে, পাশে একটি সাংগঠনিক ইউনিট নির্বাচন করুন।
- আর্কাইভ চালু আছে কিনা যাচাই করুন।
- গন্তব্য ঠিকানা (Destination address) -তে সেই ইমেল ঠিকানাটি লিখুন যেখানে আপনি জার্নাল বার্তাগুলি পাঠাতে চান।
- আর্কাইভাল ফ্রিকোয়েন্সি -তে লিখুন কত ঘন ঘন বার্তা তৈরি হবে (প্রতি ১-২৪ ঘণ্টা অন্তর)।
- (ঐচ্ছিক) কাস্টম হেডার অংশে, চ্যাট বার্তাগুলিকে স্বতন্ত্রভাবে শনাক্ত করার জন্য ব্যবহৃত হবে এমন যেকোনো ইমেল বার্তার হেডারের একটি কমা-দ্বারা-বিভক্ত তালিকা লিখুন।
- সংরক্ষণ করুন-এ ক্লিক করুন। অথবা, আপনি কোনো সাংগঠনিক ইউনিটের জন্য ওভাররাইড-এ ক্লিক করতে পারেন।
পরবর্তীতে উত্তরাধিকারসূত্রে প্রাপ্ত মানটি পুনরুদ্ধার করতে, 'Inherit'-এ ক্লিক করুন।