¿Quieres exportar solo algunos de los datos de tu organización? Ve a Elegir los datos de Workspace que quieres exportar.
Con la herramienta de exportación de datos, puedes exportar los datos de tu organización a un archivo de Google Cloud Storage y descargarlo.
Si quieres que tus usuarios puedan descargar sus datos, permite el uso de Google Takeout y recomiéndales que consulten el artículo Cómo descargar datos de Google.
En esta página
Antes de empezar
Requisitos
Para exportar los datos de tu organización, debes:
- Utilizar una cuenta de superadministrador de Google Workspace o Cloud Identity con una antigüedad mínima de 30 días (a menos que hayas creado la cuenta de tu organización hace menos de 30 días).
- Haber activado la verificación en dos pasos en tu cuenta. La implementación de la verificación en dos pasos solo es obligatoria para el administrador que inicia la exportación. Para comprobar si la verificación en dos pasos está activada en tu cuenta, revisa su configuración de seguridad.
Para acceder a los datos exportados, debes tener Google Cloud activado en tus cuentas de administrador. Para obtener información detallada, consulta el artículo Activar o desactivar Google Cloud para los usuarios.
¿Qué datos se exportan?
La herramienta de exportación de datos exporta los mismos datos que están a disposición de los usuarios en Google Takeout. También exporta datos que solo están a disposición de los administradores (por ejemplo, los datos eliminados que retiene Vault y los datos propiedad del cliente). Los datos propiedad del cliente (por ejemplo, los mensajes de Gmail que se han enviado a la cuarentena de administrador) pertenecen a tu organización y no a usuarios concretos.
- Datos de Calendar. Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente: la información estructurada sobre reserva de recursos.
- Datos de Chat. Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente: los mensajes y archivos adjuntos de las salas creadas por usuarios de tu organización.
- Datos de Chrome
- Datos de Classroom
- Datos de Cloud Search (solo disponibles para administradores)
- Datos de Contactos
- Datos de Drive. Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente: los datos de unidades compartidas y los documentos compartidos.
- Datos de Gemini
- Datos de Gmail. Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente:
- Mensajes que están en la cuarentena de administrador
- Mensajes que están en el modo Confidencial de Gmail, si el remitente y el destinatario son del mismo dominio
- Datos de Grupos. Se incluyen también los datos de los grupos sin propietario de tu organización.
Nota: Los datos que los usuarios hayan creado en grupos de consumidores solo están disponibles para esos usuarios.
- Datos de Keep
- Datos de NotebookLM
- Datos de Recordatorios
- Secuencias de comandos generadas por notificaciones condicionales.
- Datos de Tasks
Nota: Se incluyen también los datos de Tasks que se han eliminado recientemente, junto con las marcas de tiempo de la eliminación.
-
Datos de Vault retenidos (disponibles solo para administradores). Los datos de cualquier servicio que los usuarios hayan eliminado, pero que estén sujetos a los bloqueos o a las reglas de retención de Vault. Se deben tener licencias de Vault.
- Datos de Voice. Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente:
- Solicitudes de portabilidad de números
- Configuración del asistente automático
- Lista de teléfonos de escritorio
- Direcciones fiscales
- Número de identificación fiscal
- Números de teléfono y asignaciones de números de teléfono
- Datos de licencias de usuario
- Grupos destinatarios de llamadas
Nota: Se incluyen también los datos de Voice que se han eliminado recientemente.
La herramienta de exportación de datos no exporta lo siguiente:
- Datos de las cuentas de usuario creadas en las 24 horas anteriores al inicio de la exportación.
- Datos que se hayan eliminado, a menos que estén sujetos a reglas de retención o bloqueos de Google Vault.
Una exportación completa incluye datos de los usuarios con estos tipos de cuenta:
- Cuentas con licencia y activas
- Cuentas suspendidas por un administrador
- Cuentas archivadas
- Cuentas con licencia de Vault para antiguos empleados
- Exportaciones de Chrome: cuentas activas de Google Workspace for Education
¿Dónde se almacenan los datos exportados?
La herramienta de exportación de datos exporta los datos de tu organización a un segmento de Google Cloud Storage (GCS). De forma predeterminada, la herramienta de exportación de datos ofrece un segmento temporal de Cloud Storage proporcionado por Google.
Si tienes Assured Controls y Assured Controls Plus de Google Workspace, puedes especificar un segmento de Cloud Storage de tu propiedad para aprovechar el almacenamiento de datos local. Esta función te permite controlar la ubicación de tus datos y quién puede acceder a ellos, lo que ayuda a abordar las cuestiones relacionadas con la soberanía de los datos.
Si eliges un segmento proporcionado por Google
- Puedes elegir un segmento ubicado en Estados Unidos o Europa, o bien seleccionar la opción Sin preferencia.
- Los datos exportados se eliminan automáticamente 60 días después del inicio de la exportación.
Si eliges tu propio segmento de Cloud Storage
Para conservar tus datos durante más de 60 días, debes crear una exportación personalizada y elegir tu propio segmento de Cloud Storage. Consulta Exportar los datos de Workspace con el almacenamiento de datos local para obtener más información.
¿Cuánto tardan en exportarse los datos?
Después de iniciar una exportación, todos los superadministradores reciben un correo en el que se indica que hay una exportación de datos pendiente. La exportación no estará disponible antes de que transcurran 48 horas desde su inicio. Este periodo de espera ayuda a proteger los datos de tu organización.
El proceso de exportación suele tardar 72 horas en completarse, aunque puede prolongarse hasta 14 días si hay un gran volumen de datos. Todos los superadministradores reciben una notificación por correo electrónico cuando termina el proceso y pueden ver la exportación.
Exportar datos de usuarios
Los pasos que se indican a continuación sirven para iniciar una exportación completa de los datos de tu organización y están disponibles en todas las ediciones de Google Workspace. Para obtener información sobre opciones más avanzadas, consulta el artículo Elegir los datos de Workspace que quieres exportar.
Para hacerlo, tienes que haber iniciado sesión como superadministrador.-
En la consola de administración de Google, ve a Menú
Datos Importación y exportación de datos Exportación de datos.Para hacerlo, tienes que haber iniciado sesión como superadministrador.
- Haz clic en Configurar nueva exportación.
- En el cuadro Nombre, introduce un nombre para la exportación.
- En el cuadro Tipo de exportación, selecciona Estándar.
- En el cuadro Permiso, marca Exportar todos los datos de usuario de toda la organización.
- En el cuadro Servicio, deja seleccionados todos los servicios.
- Salta la casilla Etiquetas.
- En el cuadro Periodo y tipo, elige un intervalo de fechas. Deja la casilla Exportación continua sin marcar. Nota: Solo las organizaciones que tienen el complemento Assured Controls pueden ver la casilla Exportación continua.
En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Cumplimiento
Regiones de datos.Se necesita tener el privilegio de administrador Configuración de las regiones de datos.
Esta opción solo se muestra si tu licencia incluye regiones de datos.
Elige el territorio del segmento: Estados Unidos, Europa o Sin preferencia.
En la casilla Destino, elige el segmento de Cloud proporcionado por Google. Importante: En función de la edición que tengas, la casilla Destino puede ofrecer la opción de exportar a un segmento de Cloud Storage de tu propiedad.
Haz clic en Iniciar exportación. Se calcula el tiempo de ejecución estimado, si está disponible para tu exportación. Una vez completado, se muestra el tiempo estimado de finalización.
Consultar y descargar los datos exportados
Una vez que se haya completado la exportación de datos, los superadministradores de tu organización recibirán una notificación por correo con un enlace para ver el archivo. También puedes acceder al archivo mediante la consola de administración de Google.
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En la consola de administración de Google, ve a Menú
Datos Importación y exportación de datos Exportación de datos.Para hacerlo, tienes que haber iniciado sesión como superadministrador.
- En la tabla de exportación de datos se muestran todas tus exportaciones de datos e incluye lo siguiente:
- Nombres de exportaciones
- Fechas de inicio y finalización más recientes
- Quién ha configurado cada exportación
- Estado de exportación
- Acciones que puedes llevar a cabo con los datos exportados
- En la tabla de exportación de datos, haz clic en el nombre de la exportación para abrir una vista detallada.
- En Permiso, puedes ver qué usuarios, grupos o unidades organizativas se han exportado.
- En Estado, puedes comprobar si la exportación se ha ejecutado completamente o si ha habido errores:
- Error: los datos no se han exportado.
- Errores: faltan algunos datos del archivo.
- Finalizada: se han exportado todos los datos.
- Para ver el archivo, haz clic en Acciones Ver archivo.
- Si la exportación de datos se ha completado con errores, puedes ejecutar una solución.
Ver el archivo de exportación de datos
El archivo de datos exportado está disponible en archivos comprimidos llamados archivos ZIP. La carpeta raíz contiene una lista de las carpetas de los usuarios, que a su vez contienen un archivo ZIP con los datos de cada usuario. Los datos se desglosan por servicio (por ejemplo, Drive o Gmail) y por límite de tamaño de archivo. Por ejemplo, los datos de Drive y Gmail de un usuario pueden dividirse en varios archivos con las etiquetas "Drive (Parte 1)", "Drive (Parte 2)", "Gmail (Parte 1)" y "Gmail (Parte 2)".
Nota: El orden de los servicios puede variar cada vez que hagas una exportación. Por lo tanto, no te preocupes si Drive aparece en la parte superior una vez y Gmail aparece en la parte superior la siguiente.
Para ver y descargar el archivo de datos exportados:
- En la interfaz de Cloud Storage, haz clic en la carpeta raíz.
Nota: Algunos datos, como los archivos de unidades compartidas, pertenecen a una cuenta de servicio y no a un usuario concreto. En el archivo de exportación, las cuentas de servicio se llaman "Recurso".
La interfaz de Cloud Storage solo permite descargar objetos concretos. Para descargar una carpeta o varios objetos a la vez, utiliza la herramienta de línea de comandos gcloud storage.
Ejemplo:
gcloud storage cp --continue-on-error --recursive \
"gs://[gcloud storage URI for your takeout bucket]" .
- Haz clic en el archivo ZIP para descargar los datos de ese usuario.
- Descomprime el archivo para consultar los datos del usuario por producto.