L'exportation des données Workspace à l'aide du stockage local des données est disponible pour les utilisateurs disposant du module complémentaire Assured Controls ou Assured Controls Plus. Des frais supplémentaires liés à Google Cloud Storage peuvent s'appliquer. Contactez l'assistance Google Cloud pour toute question concernant la facturation ou l'utilisation.
Vous cherchez des options d'exportation standards ? Consultez Exporter toutes les données de votre organisation ou Choisir les données Workspace que vous souhaitez exporter.
L'outil d'exportation des données vous permet de planifier des exportations conformes à la FINRA des enregistrements Drive de votre organisation vers un bucket Google Cloud Storage conforme à la norme WORM.
Sur cette page
- Avant de commencer
- Exporter les données de vos utilisateurs
- Afficher et télécharger les données exportées
Avant de commencer
Conditions requises
Pour exporter les données de votre organisation :
- Utilisez un compte super-administrateur Google Workspace ou Cloud Identity dont la création remonte à au moins 30 jours (sauf si vous avez créé votre compte professionnel il y a moins de 30 jours).
- Activez la validation en deux étapes pour votre compte. Celle-ci est requise uniquement pour l'administrateur qui lance l'exportation. Pour vérifier si la validation en deux étapes est activée pour votre compte, consultez les paramètres de sécurité de votre compte.
Pour que vous puissiez accéder aux données exportées, Google Cloud doit être activé pour votre ou vos comptes administrateur. Pour en savoir plus, consultez Activer ou désactiver Google Cloud pour les utilisateurs.
Les exportations conformes à la FINRA des enregistrements Drive utilisent AODocs, une solution tierce de gestion des enregistrements. En savoir plus sur AODocs et la configuration de Google Workspace pour la FINRA
Quelles données sont exportées dans une exportation conforme à la FINRA ?
Les super-administrateurs peuvent utiliser les filtres de l'outil d'exportation des données pour exporter les données Google Drive d'unités organisationnelles, de groupes ou d'utilisateurs spécifiques. Il est également possible de filtrer les données par libellés Drive.
L'outil d'exportation des données exporte généralement les mêmes données que celles auxquelles les utilisateurs ont accès avec Google Takeout. Pour en savoir plus sur les données exportées pour chaque service, consultez la liste dans Exporter toutes les données de votre organisation.
Les données suivantes ne sont pas comprises lors d'une exportation de données conforme à la FINRA :
- Les données des Drive partagés ne sont pas incluses.
- Les données qui n'appartiennent pas à un utilisateur individuel, comme un document dans un Drive partagé, ne sont pas exportées. Par exemple, si un utilisateur crée une feuille de calcul et la stocke dans Mon Drive, il est propriétaire de la feuille de calcul. En revanche, s'il crée une feuille de calcul et la déplace vers un Drive partagé, il n'en est plus propriétaire.
- Il est possible que vous ne puissiez pas exporter les données des unités organisationnelles ou des groupes que vous avez ajoutés au cours des dernières 24 heures.
Où sont stockées les données exportées ?
Combien de temps faut-il pour exporter les données ?
Lorsque l'exportation est lancée, tous les super-administrateurs reçoivent un e-mail indiquant qu'une exportation de données est en attente. L'exportation est disponible au plus tôt 48 heures après son lancement. Ce délai d'attente contribue à assurer la sécurité des données de votre organisation.
L'exportation des données s'effectue généralement en 72 heures, mais peut prendre jusqu'à 14 jours, selon le volume de données à exporter. Tous les super-administrateurs reçoivent une notification par e-mail une fois le processus terminé et peuvent consulter l'exportation.
Gérer les exportations continues
Les exportations conformes à la FINRA s'exécutent en continu. Une nouvelle exportation démarre automatiquement une fois la précédente terminée.
Le libellé Continue est appliqué aux archives créées par des exportations continues automatisées.
Arrêter ou mettre en veille les exportations continues
- Pour arrêter ou mettre en veille les futures exportations d'une archive, ouvrez le menu déroulant Actions et sélectionnez Désactiver l'exportation continue. Le libellé devient alors Désactivé.
- Lorsque vous êtes prêt à reprendre les exportations continues pour l'archive, sélectionnez Activer l'exportation continue.
Modifier une exportation continue
Pour modifier les données incluses dans les futures exportations ou indiquer une autre destination, ouvrez le menu déroulant Actions d'une archive, puis sélectionnez Modifier l'exportation. Apportez les modifications souhaitées, puis cliquez sur Mettre à jour l'exportation. Les nouveaux paramètres seront alors utilisés pour les futures exportations.
Exporter les données de vos utilisateurs
Pour cette tâche, vous devez être connecté en tant que super-administrateur.-
Dans la console d'administration Google, accédez à Menu
Données
Importation et exportation de données
Exportation de données.Pour cette tâche, vous devez être connecté en tant que super-administrateur.
- Cliquez sur Configurer une nouvelle exportation.
- Dans la section Nom, saisissez le nom de votre exportation.
- Dans la section Type d'exportation, sélectionnez FINRA.
- Dans la section Champ d'application, sélectionnez Exporter des données d'utilisateurs spécifiques, puis choisissez d'identifier les utilisateurs par unité organisationnelle ou par groupe. Cliquez ensuite sur la zone de sélection, puis sélectionnez ou saisissez votre choix.
- Lorsque vous sélectionnez une unité organisationnelle, seuls les membres directs de l'unité organisationnelle sélectionnée sont exportés, et non ceux des unités organisationnelles enfants. Par exemple, une unité organisationnelle Finance comporte deux unités organisationnelles enfants : Europe et Asie. Si vous sélectionnez l'unité organisationnelle Finance, seuls les utilisateurs directs figurant sous "Finance" sont exportés. Les unités organisationnelles Europe et Asie ne le sont pas.
- Dans la section "Service", Google Drive est déjà sélectionné. Notez que les exportations conformes à la FINRA n'incluent que Google Drive.
- (Facultatif) Dans le champ Libellés, vous pouvez choisir d'exporter les données avec un libellé Google Drive spécifique. Saisissez du texte pour afficher les libellés disponibles. Vous pouvez afficher les libellés de votre organisation dans la console d'administration à l'aide du gestionnaire de libellés.
- Dans la section Plage de dates et type, la case Exportation continue est déjà cochée.
- Dans la section Destination, Votre bucket est déjà sélectionné. Saisissez le nom de votre bucket Google Cloud. Exemple :
my-gws-data-export-bucketRemarque : Assurez-vous que votre bucket Google Cloud Storage dispose de règles de conservation appropriées configurées avec le verrouillage du bucket pour assurer la conformité WORM. En savoir plus sur le verrouillage du bucket - Cliquez sur Démarrer l'exportation. La durée d'exécution estimée est calculée, si elle est disponible pour votre exportation. Une fois l'opération terminée, cette estimation s'affiche.
Afficher et télécharger les données exportées
Une fois l'exportation de vos données terminée, les super-administrateurs de votre organisation reçoivent une notification par e-mail avec un lien pour consulter l'archive. Vous pouvez également accéder à l'archive à l'aide de la console d'administration Google.
-
Dans la console d'administration Google, accédez à Menu
Données
Importation et exportation de données
Exportation de données.Pour cette tâche, vous devez être connecté en tant que super-administrateur.
- Le tableau "Exportation de données" liste toutes vos exportations de données. Il inclut les éléments suivants :
- Nom de l'exportation
- Dates de début et de fin de la dernière exécution réussie
- Utilisateur qui a configuré l'exportation
- État de l'exportation
- Actions que vous pouvez effectuer sur les données exportées
- Dans le tableau "Exportation de données", cliquez sur le nom d'une exportation pour ouvrir une vue détaillée.
- Sous Champ d'application, vous pouvez voir quels utilisateurs, groupes ou unités organisationnelles ont été exportés.
- Sous État, vous pouvez vérifier si l'exportation s'est exécutée correctement ou si des erreurs se sont produites :
- Échec : les données n'ont pas été exportées.
- Erreurs : certaines données ne figurent pas dans l'archive.
- Terminée : toutes les données ont été exportées.
- Pour consulter l'archive, cliquez sur Actions Afficher l'archive.
- Si l'exportation de vos données s'est terminée avec des erreurs, vous pouvez exécuter une correction.
Afficher l'archive de vos données exportées
L'archive des données exportées est disponible sous forme de fichiers compressés appelés fichiers ZIP. Les données sont réparties par service et par limite de taille de fichier. Ces partitions vous aident à trouver plus facilement les données dont vous avez besoin. Elles permettent également de limiter la taille des fichiers d'exportation afin qu'ils puissent être traités rapidement et avec moins d'erreurs.
Par exemple, les données Google Drive d'un utilisateur peuvent être réparties dans plusieurs fichiers intitulés "Drive (Partie 1)" et "Drive (Partie 2)".
Pour afficher et télécharger l'archive de vos données exportées :
Dans l'UI Cloud Storage, cliquez sur le dossier racine. Remarque : seuls des objets individuels peuvent être téléchargés depuis l'UI Cloud Storage. Pour télécharger un dossier ou plusieurs objets à la fois, utilisez l'outil de ligne de commande gsutil. Exemple :
gsutil -m cp -r "gs://[gsutil URI for your takeout bucket]" .Cliquez sur le fichier ZIP pour télécharger les données d'un utilisateur.
Décompressez le fichier pour consulter les données de l'utilisateur.