Een FINRA-conforme gegevensexport instellen

U kunt uw Workspace-gegevens alleen exporteren met lokale gegevensopslag als u een gebruiker met de add-ons Assured Controls of Assured Controls Plus bent. Er kunnen extra kosten van toepassing zijn voor Google Cloud Storage. Neem contact op met Google Cloud-support als u vragen heeft over de facturering of het gebruik.

Op zoek naar standaard exportopties? Probeer Alle gegevens van uw organisatie exporteren of De Workspace-gegevens kiezen die u wilt exporteren.

Met de Data Export-tool kunt u FINRA-conforme exports van de Drive-records van uw organisatie plannen naar een WORM-compatibele Google Cloud Storage-bucket.

Op deze pagina

Voordat u begint

Vereisten

Als u de gegevens van uw organisatie wilt exporteren, moet het volgende gelden:

  • Gebruik een hoofdbeheerdersaccount voor Google Workspace of Cloud Identity dat minstens 30 dagen oud is (tenzij u uw organisatieaccount minder dan 30 dagen geleden heeft gemaakt).
  • Zorg dat tweestapsverificatie aanstaat voor uw account. Tweestapsverificatie is alleen vereist voor het beheerdersaccount van waaruit de export wordt gestart. Ga naar de beveiligingsinstellingen van uw account om te controleren of tweestapsverificatie aanstaat voor uw account.

Google Cloud moet aanstaan voor uw beheerdersaccount(s) om toegang te krijgen tot geëxporteerde gegevens. Ga voor meer informatie naar Google Cloud aan- of uitzetten voor gebruikers.

Voor FINRA-conforme exports van Drive-records gebruikt u AODocs, een oplossing voor recordbeheer van derden. Meer informatie over AODocs en Google Workspace FINRA-configuratie.

Welke gegevens worden geëxporteerd in een FINRA-conforme export?

Hoofdbeheerders kunnen filters in de Data Export-tool gebruiken om Google Drive-gegevens te exporteren uit specifieke organisatie-eenheden, groepen of gebruikers. U kunt gegevens ook filteren op Drive-labels.

De Data Export-tool exporteert meestal dezelfde gegevens als Google Takeout voor gebruikers. Als u wilt weten welke gegevens er worden geëxporteerd voor elke service, neemt u de lijst door in Alle gegevens van uw organisatie exporteren.

De volgende gegevens worden niet opgenomen in een FINRA-conforme gegevensexport:

  • Gegevens uit gedeelde Drives
  • Gegevens die niet het eigendom zijn van een individuele gebruiker, zoals een document in een gedeelde Drive, worden niet geëxporteerd. Als een gebruiker bijvoorbeeld een spreadsheet maakt en opslaat in Mijn Drive, is de gebruiker de eigenaar van de spreadsheet. Maar als de gebruiker een spreadsheet maakt en verplaatst naar een gedeelde Drive, is de gebruiker niet meer de eigenaar van de spreadsheet.
  • Organisatie-eenheden en groepen die in de afgelopen 24 uur zijn toegevoegd, worden mogelijk niet geëxporteerd.

Waar worden geëxporteerde gegevens opgeslagen?

De Data Export-tool exporteert de gegevens van uw organisatie naar een Google Cloud Storage-bucket (GCS). Gegevens van FINRA-conforme exports worden standaard opgeslagen in een Cloud Storage-bucket waarvan u de eigenaar bent. Ga naar Uw Workspace-gegevens exporteren met lokale gegevensopslag voor meer informatie.

Hoelang duurt het om gegevens te exporteren?

Als u een export start, krijgen alle hoofdbeheerders een e-mail waarin staat dat er een gegevensexport in behandeling is. De export is niet eerder beschikbaar dan 48 uur nadat u de export heeft gestart. Deze wachtperiode is bedoeld om de gegevens van uw organisatie veilig te houden.

Het exportproces duurt meestal 72 uur, maar kan ook 14 dagen duren, afhankelijk van de grootte van de gegevensexport. Alle hoofdbeheerders krijgen een e-mailmelding als het proces afgerond is. Alle hoofdbeheerders kunnen de export bekijken.

Continue exports beheren

FINRA-conforme exports worden continu uitgevoerd. Er wordt automatisch een nieuwe export gestart nadat de vorige export is afgerond.

Archieven die zijn gemaakt door geautomatiseerde continue exports, krijgen het label Doorlopend.

Continue exports stoppen of onderbreken

  1. Als u toekomstige exports voor een archief wilt stoppen of onderbreken, opent u het dropdownmenu Acties en kiest u Continue export uitzetten. Het label verandert in Uit.
  2. Als u de continue exports voor het archief wilt hervatten, selecteert u Continue export aanzetten.

Een continue export bewerken

Als u wilt wijzigen welke gegevens in toekomstige exports worden meegenomen of als u een andere bestemming wilt aangeven, opent u het dropdownmenu Acties van een archief en kiest u Export bewerken. Breng de wijzigingen aan en klik op Export updaten. Voor toekomstige exports worden de nieuwe instellingen gebruikt.

De gegevens van uw gebruikers exporteren

U moet zijn ingelogd als hoofdbeheerder om deze taak te kunnen uitvoeren.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Gegevens en danGegevens importeren en exporteren en danGegevensexport.

    U moet zijn ingelogd als hoofdbeheerder om deze taak te kunnen uitvoeren.

  2. Klik op Nieuwe export instellen.
  3. Voer in het vak Naam een naam voor de export in.
  4. Selecteer FINRA in het vak Exporttype.
  5. Selecteer in het vak Bereik de optie Gegevens exporteren voor specifieke gebruikers en kies of u gebruikers wilt identificeren op basis van de organisatie-eenheid of groep. Klik dan op het selectievakje en selecteer de juiste items of typ een selectie.
    • Als u een organisatie-eenheid selecteert, worden alleen de gegevens van de directe leden van die organisatie-eenheid geëxporteerd, niet van de onderliggende organisatie-eenheden. Voorbeeld: De organisatie-eenheid Financiën heeft 2 onderliggende organisatie-eenheden: Europa en Azië. Als u de organisatie-eenheid Financiën selecteert, worden alleen de gegevens van de directe gebruikers onder Financiën geëxporteerd. De gegevens van de organisatie-eenheden Europa en Azië worden niet geëxporteerd.
  6. In het vak Service is Google Drive al geselecteerd. FINRA-conforme exports bevatten alleen Google Drive.
  7. (Optioneel) In het vak Labels kunt u ervoor kiezen gegevens met specifieke Google Drive-labels te exporteren. Typ om beschikbare labels te bekijken. U kunt de labels van uw organisatie bekijken in de Beheerdersconsole via Labelbeheer.
  8. In het vak Periode en type is het vak Continue export al geselecteerd.
  9. In het vak Bestemming is Uw bucket al geselecteerd. Voer de naam van uw Google Cloud-bucket in. Voorbeeld: my-gws-data-export-bucket Opmerking: Zorg dat voor uw Google Cloud Storage-bucket het juiste bewaarbeleid is ingesteld met Bucket Lock om te zorgen dat de bucket voldoet aan WORM. Meer informatie over Bucket Lock.
  10. Klik op Export starten. De geschatte duur wordt berekend als deze beschikbaar is voor de export. Daarna wordt de geschatte tijd getoond totdat de export is voltooid.

Geëxporteerde gegevens bekijken en downloaden

Zodra de gegevensexport is afgerond, krijgen hoofdbeheerders in uw organisatie een e-mailmelding met een link om het archief te bekijken. U kunt het archief ook openen via de Google Beheerdersconsole.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Gegevens en danGegevens importeren en exporteren en danGegevensexport.

    U moet zijn ingelogd als hoofdbeheerder om deze taak te kunnen uitvoeren.

  2. In de tabel Gegevensexport staan al uw gegevensexports. Hier vindt u de volgende informatie:
    • Namen van exports
    • Laatste start- en afrondingsdatum
    • Door wie elke export is ingesteld
    • Exportstatus
    • Acties die u kunt uitvoeren op de geëxporteerde gegevens
  3. Klik in de tabel Gegevensexport op de naam van de export om een uitgebreide weergave te openen.
  4. Onder Bereik ziet u welke gebruikers, groepen of organisatie-eenheden zijn geëxporteerd.
  5. Onder Status staat of de export helemaal is uitgevoerd of dat er fouten zijn opgetreden:
    • Mislukt: Er zijn geen gegevens geëxporteerd.
    • Fouten: Er ontbreken gegevens in het archief.
    • Afgerond: Alle gegevens zijn geëxporteerd.
  6. Klik op Acties en danArchief bekijken om het archief te bekijken.
  7. Als de gegevensexport is afgerond met fouten, kunt u een herstelactie uitvoeren.

Het archief van de gegevensexport bekijken

Het archief van de gegevensexport is beschikbaar in gecomprimeerde bestanden, zip-bestanden genoemd. De gegevens zijn uitgesplitst op service en er geldt een limiet voor de bestandsgrootte. Met deze partities vindt u makkelijker de gegevens die u nodig heeft. Ze zorgen ook dat de exportbestanden klein blijven, zodat ze snel en met minder fouten kunnen worden afgerond.

Google Drive-gegevens van een gebruiker kunnen bijvoorbeeld zijn opgesplitst in meerdere bestanden met de labels Drive (deel 1) en Drive (deel 2).

Zo bekijkt en downloadt u het archief van de gegevensexport:

  1. Klik in de Cloud Storage-UI op de hoofdmap. Opmerking: Met de Cloud Storage-UI kunt u alleen afzonderlijke objecten downloaden. Gebruik de opdrachtregeltool gsutil om een map of meerdere objecten tegelijk te downloaden. Voorbeeld:

    gsutil -m cp -r
  "gs://[gsutil URI for your takeout bucket]"
  .

  2. Klik op het zip-bestand om de gegevens van de gebruiker te downloaden.

  3. Pak het bestand uit om de gegevens van de gebruiker te controleren.