שליטה בנתונים שזמינים ב-Work Insights

החלטה אילו נתונים יהיו זמינים ב-Work Insights

כדי שהנתונים של המשתמשים יהיו זמינים בלוח הבקרה של Work Insights, צריך לוודא שאיסוף הנתונים של Work Insights מופעל עבור המשתמשים האלה. כברירת מחדל, Work Insights מופעל בכל הארגון, אבל אתם יכולים לבחור אילו נתונים ספציפיים אתם רוצים לאסוף עבור לוח הבקרה:

• הפעלה או השבתה של Work Insights עבור יחידות ארגוניות ספציפיות. אם Work Insights מופעל ביחידה ארגונית, הנתונים של המשתמשים ביחידה הארגונית זמינים במרכז הבקרה של Work Insights. מידע נוסף על יחידות ארגוניות

• הפעלה של Work Insights לקבוצות ספציפיות. צריך לעשות את זה רק אם רוצים לסנן נתונים לפי קבוצה ספציפית בלוח הבקרה של Work Insights, וכל חברי הקבוצה לא נמצאים כבר ביחידה ארגונית ש-Work Insights מופעלת עבורה.

חשוב לדעת:

• הנתונים נצברים – כל הנתונים של המשתמשים נצברים בצוותים במרכז הבקרה של Work Insights. אי אפשר לראות את הנתונים של משתמש ספציפי.

• הקבוצות מקבלות עדיפות על פני יחידות ארגוניות – לדוגמה, אם משתמשים נמצאים ביחידה ארגונית שבה Work Insights מושבת, אבל הם גם נמצאים בקבוצה שבה הוא מופעל, הנתונים של המשתמשים האלה יהיו זמינים ב-Work Insights.

• אי אפשר להשבית את איסוף הנתונים עבור משתמשים עם רישיונות שאינם Frontline Plus או Enterprise – אם משביתים את Work Insights ליחידה ארגונית שמכילה משתמשים עם רישיונות שאינם Google Workspace Frontline Plus או Enterprise, המערכת תמשיך לאסוף נתונים עבור המשתמשים האלה. הנתונים האלה יופיעו בלוח הבקרה של Work Insights לגבי כל היחידות הארגוניות שמעל היחידה שהשבתתם.

• הפעלה של Work Insights לא מספקת גישה – אם מפעילים את Work Insights ליחידה ארגונית או לקבוצה, הנתונים של חברי היחידה או הקבוצה יהיו זמינים ב-Work Insights. כדי לאפשר לאנשי הצוות גישה ל-Work Insights, צריך להקצות להם הרשאות.

איך מסננים נתונים ב-Work Insights

אחרי שבוחרים את הנתונים של המשתמשים שרוצים להציג ב-Work Insights, אפשר לבחור איך לסנן את הנתונים בלוח הבקרה. אפשר לסנן את הנתונים לפי סוגי הצוותים הבאים:

• יחידות ארגוניות שהפעלתם בהן את Work Insights
• קבוצות שהרשיתם במסוף Admin

הערה: אתם יכולים להעניק הרשאות לעובדים אחרים כדי לסנן את הנתונים לפי סוגים ספציפיים של צוותים. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הענקת גישה ל-Work Insights.

הסבר על גודל צוות מינימלי לסינון

אפשר לסנן את הנתונים של צוות בנפרד בלוח הבקרה של Work Insights רק אם יש בו לפחות 10 חברים. גודל הצוות המינימלי עוזר למנוע זיהוי של נתונים של משתמשים ספציפיים. אם צוות לא עומד בדרישות המינימום, הוא לא יופיע במסנן בלוח הבקרה של Work Insights. עם זאת, הנתונים של הצוות הזה כלולים בנתונים המצטברים של כל הצוותים שמעליו במבנה הארגוני.

דוגמה: נניח שיש לכם יחידה ארגונית בשם Sales, שכוללת 20 משתמשים. ליחידה הארגונית Sales יש יחידת בת ארגונית בשם West Coast, שכוללת 9 משתמשים. הארגון West Coast לא יופיע במסנן הצוות, אבל הנתונים שלו ייכללו במדדים של היחידה הארגונית Sales.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט  אפליקציות Google Workspace Work Insights.

   אל Work Insights

   כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

2. לוחצים על סטטוס השירות.
3. (אופציונלי) אם רוצים להפעיל או להשבית שירות ביחידה ארגונית:
   1. בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית.
   2. כדי לשנות את סטטוס השירות, לוחצים על מופעל או מושבת.
   3. בוחרים אחת מהאפשרויות הבאות:
      • אם ההגדרה של סטטוס השירות היא עבר בירושה ואתם רוצים שההגדרה שעדכנתם תישמר גם אם ההגדרה הראשית תשתנה, לחצו על שינוי.
      • אם ההגדרה של סטטוס השירות היא בוטל ואתם רוצים לחזור לערך של ההגדרה הראשית, לחצו על ירושה. לחלופין, אם אתם רוצים שההגדרה החדשה תישמר גם אם ההגדרה הראשית תשתנה, לחצו על שמירה.
        מידע נוסף על מבנה ארגוני

הערה: יכולות לחלוף עד 72 שעות עד שהיחידות הארגוניות יופיעו בלוח הבקרה של Work Insights.

חשוב: צריך לבצע את השלב הזה רק אם רוצים לסנן נתונים לפי קבוצה ספציפית בלוח הבקרה של Work Insights, וכל חברי הקבוצה לא נמצאים כבר ביחידה ארגונית שבה מופעל Work Insights.

אי אפשר להשבית את Work Insights לקבוצות. עם זאת, אם מפעילים את Work Insights לקבוצה, אפשר להסיר את הסטטוס 'מופעל' שלה או לבטל אותו.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט  אפליקציות Google Workspace Work Insights.

   אל Work Insights

   כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

2. לוחצים על סטטוס השירות.
3. מימין, בקטע קבוצות, מחפשים קבוצה או בוחרים קבוצה.
4. בצד שמאל, ליד סטטוס השירות, מסמנים את התיבה מופעל.

   כדי להסיר את המצב 'מופעל' מהקבוצה, מבטלים את הסימון בתיבה מופעל.

5. לוחצים על שמירה.

כדי לסנן נתונים לפי קבוצות בלוח הבקרה של Work Insights, צריך קודם לאפשר אותן.

כדי לאפשר קבוצות ב-Work Insights:

סינון יומני ביקורת באמצעות קבוצה ב-Google יכול לעזור ליצור נתונים סטטיסטיים ולשפר את הביצועים, כי המערכת עוקבת רק אחרי הקבוצות שנבחרו. אתם צריכים להוסיף את הקבוצות באופן מפורש לרשימת ההיתרים של קבוצות הסינון, כי התוצאות יכולות לכלול מידע רגיש כמו דת, מגדר ונתונים אחרים.

התוצאות יכולות להיות מוצגות רק לגבי קבוצת הסינון, החל מהרגע שבו הקבוצה נוספה ועד לרגע שבו היא הוסרה. אי אפשר לסנן יומני ביקורת ואירועים שנוצרו לפני שהקבוצה נוספה באמצעות הקבוצה.

ניהול רשימת ההיתרים של קבוצות הסינון

1. נכנסים עם חשבון אדמין למסוף Google Admin.

   אי אפשר לגשת למסוף Admin בלי חשבון אדמין.

2. במסוף Admin, עוברים אל דף הסינון של קבוצות.
3. לוחצים על הוספת קבוצות.
4. כדי לחפש קבוצה, מזינים את התווים הראשונים של השם או כתובת האימייל של הקבוצה. אם רואים את הקבוצה שרוצים, בוחרים אותה.
5. כדי להוסיף עוד קבוצה, מחפשים את הקבוצה ובוחרים אותה.
6. כשמסיימים לבחור קבוצות, לוחצים על הוספה.
7. (אופציונלי) כדי להסיר קבוצה, לוחצים על הסרת קבוצה .
8. לוחצים על שמירה.

הנתונים של חברי הקבוצה ב-Work Insights מחושבים מהיום שבו מוסיפים את הקבוצה, אבל יכול להיות שיחלפו עד 12 שעות עד שהנתונים יופיעו בלוח הבקרה של Work Insights.