Vérifier quelles données sont disponibles dans Work Insights

Choisir les données à mettre à disposition dans Work Insights

Pour que les données des utilisateurs soient disponibles dans le tableau de bord Work Insights, vous devez vous assurer que la collecte de données Work Insights est activée pour ces utilisateurs. Par défaut, Work Insights est activé pour l'ensemble de votre organisation. Toutefois, vous pouvez choisir les données spécifiques que vous souhaitez collecter pour le tableau de bord :

• Activez ou désactivez Work Insights pour des unités organisationnelles spécifiques. Si Work Insights est activé pour une unité organisationnelle, les données concernant ses utilisateurs sont disponibles dans le tableau de bord Work Insights. En savoir plus sur les unités organisationnelles

• Activez Work Insights pour des groupes spécifiques. Vous ne devez effectuer cette opération que si vous souhaitez filtrer les données selon un groupe spécifique dans le tableau de bord Work Insights, et si tous les membres du groupe ne font pas déjà partie d'une unité organisationnelle pour laquelle Work Insights est activé.

Important :

• Les données sont agrégées : toutes les données des utilisateurs sont agrégées par équipe dans le tableau de bord Work Insights. Vous ne pouvez pas afficher les données d'un utilisateur individuel.

• Les groupes prévalent sur les unités organisationnelles : par exemple, si les utilisateurs se trouvent dans une unité organisationnelle pour laquelle Work Insights est désactivé, mais également dans un groupe pour lequel cette fonctionnalité est activée, les données de ces utilisateurs sont disponibles dans Work Insights.

• La collecte de données pour les utilisateurs disposant de licences autres que Frontline Plus ou Enterprise ne peut pas être désactivée : si vous désactivez Work Insights pour une unité organisationnelle dont font partie des utilisateurs disposant de licences autres que Google Workspace Frontline Plus ou Enterprise, Work Insights continuera à collecter les données pour ces utilisateurs. Dans le tableau de bord Work Insights, ces données s'affichent pour toutes les unités organisationnelles de niveau supérieur à celle que vous avez désactivée.

• L'activation de Work Insights ne constitue pas une autorisation d'accès : si vous activez Work Insights pour une unité organisationnelle ou un groupe, les données de ses membres sont disponibles dans Work Insights. Pour permettre aux utilisateurs d'accéder à Work Insights, vous devez leur attribuer des droits.

Déterminer la manière dont vous souhaitez filtrer les données dans Work Insights

Une fois que vous avez sélectionné les données des utilisateurs à mettre à disposition dans Work Insights, vous pouvez choisir comment filtrer les données dans le tableau de bord. Vous pouvez filtrer les données en fonction des types d'équipe suivants :

• Les unités organisationnelles pour lesquelles vous avez activé Work Insights
• Les groupes que vous avez autorisés dans la console d'administration

Remarque : Vous pouvez attribuer des droits à d'autres membres du personnel pour filtrer les données en fonction de types d'équipes spécifiques. Pour en savoir plus, consultez Autoriser l'accès à Work Insights.

Comprendre la taille minimale d'équipe requise pour le filtrage

Vous pouvez filtrer les données d'une équipe séparément dans le tableau de bord Work Insights uniquement si celle-ci compte au moins 10 membres. Cette taille minimale permet d'éviter l'identification des données d'un utilisateur individuel. Si une équipe n'atteint pas ce prérequis, elle n'apparaît pas dans le filtrage du tableau de bord Work Insights. Toutefois, les données de cette équipe sont incluses dans les données agrégées des équipes situées au-dessus d'elle dans la structure organisationnelle.

Exemple : Supposons qu'une unité organisationnelle appelée Service commercial compte 20 utilisateurs. Service commercial comprend une unité organisationnelle enfant appelée Sud-Ouest, qui compte 9 utilisateurs. L'unité organisationnelle Sud-Ouest n'apparaît pas dans le filtrage par équipe, mais ses données seront incluses dans les statistiques de l'unité organisationnelle Service commercial.

1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  Applications Google Workspace Work Insights.

   Accéder à Work Insights

   Vous devez disposer du droit d'administrateur "Paramètres du service".

2. Cliquez sur État du service.
3. (Facultatif) Pour activer ou désactiver un service pour une unité organisationnelle :
   1. Sur la gauche, sélectionnez l'unité organisationnelle.
   2. Pour modifier l'état du service, sélectionnez Activé ou Désactivé.
   3. Choisissez une option :
      • Si l'état du service est défini sur Hérité et que vous souhaitez conserver le paramètre mis à jour, même si le paramètre parent est modifié, cliquez sur Remplacer.
      • Si l'état du service est défini sur Remplacé, cliquez sur Hériter pour rétablir le paramètre parent, ou cliquez sur Enregistrer pour conserver le nouveau paramètre, même si le paramètre parent est modifié.
        En savoir plus sur la structure organisationnelle

Remarque : Un délai de 72 heures peut être nécessaire pour que les unités organisationnelles s'affichent dans le tableau de bord Work Insights.

Important : Vous ne devez effectuer cette opération que si vous souhaitez filtrer les données en fonction d'un groupe spécifique dans le tableau de bord Work Insights, et si tous les membres de ce groupe ne font pas déjà partie d'une unité organisationnelle pour laquelle Work Insights est activé.

Vous ne pouvez pas désactiver Work Insights pour les groupes. Toutefois, si vous activez Work Insights pour un groupe, vous pouvez supprimer ou retirer son état "Activé".

1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  Applications Google Workspace Work Insights.

   Accéder à Work Insights

   Vous devez disposer du droit d'administrateur "Paramètres du service".

2. Cliquez sur État du service.
3. À gauche, sous Groupes, recherchez ou sélectionnez un groupe.
4. À droite, à côté d'État du service, cochez la case Activé.

   Vous pouvez également supprimer l'état "Activé" du groupe en décochant l'option Activé.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Pour filtrer les données par groupe dans le tableau de bord Work Insights, vous devez d'abord autoriser les groupes.

Pour autoriser des groupes dans Work Insights :

Filtrer les journaux d'audit à l'aide d'un groupe Google peut vous aider à compiler des statistiques et à améliorer les performances, car seuls les groupes sélectionnés sont suivis. Vous devez ajouter explicitement les groupes à votre liste d'autorisation de groupes de filtrage, car les résultats peuvent inclure des informations sensibles, telles que la religion, le genre et d'autres données.

Les résultats du groupe de filtrage ne peuvent être renvoyés qu'après l'ajout du groupe, jusqu'à sa suppression. Les journaux d'audit et les événements créés avant l'ajout du groupe ne peuvent pas être filtrés à l'aide du groupe.

 Gérer votre liste d'autorisation de groupes de filtrage

1. Connectez-vous à la console d'administration Google avec un compte administrateur.

   Si vous ne disposez pas d'un compte administrateur, vous ne pouvez pas accéder à la console d'administration.

2. Dans la console d'administration, accédez à la page Groupes de filtrage.
3. Cliquez sur Ajouter des groupes.
4. Recherchez un groupe en saisissant les premiers caractères de son nom ou de son adresse e-mail. Lorsque vous avez trouvé le groupe, sélectionnez-le.
5. (Facultatif) Pour ajouter un autre groupe, recherchez-le et sélectionnez-le.
6. Une fois les groupes sélectionnés, cliquez sur Ajouter.
7. (Facultatif) Pour supprimer un groupe, cliquez sur Supprimer le groupe .
8. Cliquez sur Enregistrer.

Work Insights calcule les données des membres du groupe à partir du jour où vous ajoutez le groupe, mais un délai maximal de 12 heures peut être nécessaire pour que les données s'affichent dans le tableau de bord Work Insights.